Исполнение запросов ЦГИА СПб

Запросы принимаются:

В запросе должна содержаться следующая информация:

  • ФИО заявителя (для физических лиц), полное наименование организации, ФИО руководителя (для юридических лиц)

  • Контактная информация: почтовый адрес, адрес электронной почты, телефон

  • Цель обращения, четко сформулированная тема; максимально полно указаны сведения, необходимые для исполнения запроса        

  • Если заявитель имеет право на льготу, должны быть приложены копии подтверждающих документов

Категории запросов:

1. Тематический запрос – запрос о предоставлении архивной информации по определенной проблеме, теме, событию, факту.    

2. Тематический запрос об актах гражданского состояния – это запрос на одно лицо о предоставлении информации, необходимой для установления родственных связей. Такого рода поиск архив проводит по метрическим книгам храмов различных конфессий.

   Виды тематических запросов об актах гражданского состояния и сведения, необходимые для подачи запроса в архив:

О рождении – имя и дата рождения ребенка, имена и отчества родителей, название и местонахождение церкви, в которой происходил обряд крещения или адрес проживания родителей на момент рождения ребенка
pdf-анкета
документ word

О бракосочетании – фамилии, имена, отчества жениха и невесты, дата бракосочетания, название и местонахождения церкви, в которой происходил обряд венчания
pdf-анкета
документ word

О смерти – фамилия, имя, отчество умершего, дата смерти, название и местонахождение церкви, в которой проходил обряд отпевания, название и местонахождение кладбища, где произведено захоронение
pdf-анкета
документ word

   Сведения, необходимые для подачи в архив тематического запроса:

Все известные факты; максимально полная и точная информация.
pdf-анкета
документ word

ВАЖНО!

Эти сведения необходимы для идентификации специалистами архива интересующего заявителя лица/события.

В настоящее время в архиве находится на хранении более 15 000 метрических книг церквей Санкт-Петербурга (Петрограда) и Санкт-Петербургской (Петроградской) губернии. Каждая книга содержит в среднем 500 страниц (иногда до 1000 актовых записей).

Специалисты архива не занимаются исследованиями, а на основе документов подтверждают, опровергают, дополняют, уточняют известные заявителю факты об интересующем лице/событии.

Виды ответов на тематические запросы:

  • Архивная справка

  • Информационное письмо с ответом о наличии (отсутствии) сведений

  • Сканированные копии документов (с отправкой по электронной почте, с записью на диск; ч/б печатью на бумажном носителе (формат А3/А4); цветной печатью на бумажном носителе (формат А3/А4)

  • Систематизированный аннотированный перечень заголовков архивных документов

Порядок и сроки исполнения запросов:

Работы по исполнению тематических запросов юридических / физических лиц выполняются на платной основе с заключением договора возмездного оказания услуги в соответствии с «Правилами  организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях», утвержденными приказом Росархива от 02.03.2020 № 24.

  • В течение месяца со дня регистрации запроса заявителю (физическое лицо) по электронной почте (при отсутствии – «Почтой России») направляются договор-счет (оферта) и извещение;

  • После получения архивом сведений об оплате счета ответ на запрос направляется заказчику:
    - Архивная справка/информационное письмо по запросу об актах гражданского состояния, сканированные копии документов – в течение месяца,
    - Архивная справка, информационное письмо, систематизированный аннотированный перечень документов – в течение 2-х месяцев.

  • Если заявитель является юридическим лицом - в течение месяца со дня регистрации запроса заявителю "Почтой России" направляется пакет финансовых документов (договор, калькуляция, счет и акт об оказании услуг). Один экземпляр подписанных договора и акта необходимо направить в адрес архива "Почтой России".

Обращаем Ваше внимание, что архив отправляет:

  • Информационные письма, сканированные копии документов и систематизированные аннотированные перечни документов – по электронной почте (при отсутствии – Почтой России»);

  • Архивные справки – «Почтой России».