Порядок исполнения запросов граждан и организаций
В архивы поступают запросы государственных органов, органов местного самоуправления, учреждений, организаций (юридических лиц) и граждан, а также запросы от российских и иностранных граждан и лиц без гражданства, проживающих за рубежом, в том числе поступающие через консульские службы.
Все запросы, поступающие в архивы подразделяются на:
- тематические — запросы о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию или факту. Разновидностью тематических запросов являются биографические запросы — это запросы, по которым устанавливаются или уточняются сведения, необходимые для изучения жизни и деятельности конкретных лиц
- генеалогические — запросы, выражающие потребность в документной информации, необходимой для установления родства, родственных связей двух или более лиц, истории семьи, рода;
- социально-правовые — запросы, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающие их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации и международными обязательствами Российской Федерации.
К социально-правовым запросам относятся:
- Запросы о трудовом стаже, заработной плате за определенный период времени и особых условиях труда
- Запросы об участии в Великой Отечественной войне, пребывании в партизанских отрядах, нахождении на оккупированной территории, эвакуации и т.п.
- Запросы о нахождении в немецко-фашистских лагерях, гетто, других местах принудительного содержания и насильственном вывозе граждан для работы в Германию и другие страны Европы в период Великой Отечественной войны
- Запросы о службе в воинских частях и формированиях, участии в боевых действиях, присвоении воинских и специальных званий
- Запросы о получении образования, присвоении ученых степеней и званий
- Запросы о награждении государственными наградами, присвоении почетных званий, присуждении премий
- Запросы о награждении ведомственными наградами
- Запросы о применении репрессий, реабилитации и восстановлении прав граждан, пострадавших в период массовых репрессий
- Запросы о подтверждении записей актов гражданского состояния (только в связи с социальной защитой граждан и получении ими льгот и компенсаций, установленных законодательством)
Обращаем внимание, что социально-правовым запросом считается запрос гражданина на информацию о себе. Если перечисленные выше сведения запрашиваются другим лицом, например, с целью проведения биографического исследования, независимо от родственных отношений, такой запрос относится к тематическим запросам, и работа с ним осуществляется по правилам работы с тематическими запросами.
Информация по запросам граждан и организаций может быть предоставлена в форме архивной справки, архивной копии, архивной выписки и информационного письма.
Архивная справка — официальный документ архива, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена.
Архивная копия — официальный документ архива, дословно воспроизводящий текст или повторяющий изображение архивного документа, с указанием его поисковых данных, заверенный в установленном порядке.
Архивная выписка — официальный документ архива, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения.
Информационное письмо — письмо, составленное на бланке архива по запросу пользователя, содержащее информацию о хранящихся в архиве архивных документах по определенной теме, проблеме или рекомендацию по обращению в то или иное учреждение, где по сведениям архива может находиться интересующая пользователя информация.
Информационные письма отправляются заявителям в электронном виде, если иной способ ответа не оговаривается заявителем в обращении.
Порядок и сроки исполнения всех категорий запросов определены Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской Академии наук.
Тематические запросы граждан и организаций исполняются в порядке оказания платных услуг или безвозмездно. Сроки и стоимость работ по исполнению запроса в предварительном порядке согласовываются с пользователем. Тематические запросы государственных органов или органов местного самоуправления, связанные с исполнением ими своих функций, архив рассматривает в первоочередном порядке в установленные законодательством либо в согласованные с ними сроки. Исполнение такого запроса осуществляется на безвозмездной основе.
Генеалогический запрос пользователя архив исполняет в порядке оказания платных услуг.
Запрос социально-правового характера исполняется архивом безвозмездно. Срок исполнения запроса социально-правового характера в архиве не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса. С разрешения руководства архива этот срок может быть при необходимости продлен, с обязательным уведомлением об этом заявителя.