Порядок исполнения запросов граждан и организаций
Посредством данного ресурса портала запросы в государственные архивы
Санкт-Петербурга, подведомственные Архивному комитету Санкт-Петербурга, могут направить российские и иностранные граждане, имеющие учетную запись в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) и зарегистрированные на портале. Запросы государственных органов власти, органов местного самоуправления, учреждений, организаций (юридических лиц), а также запросы от иностранных граждан и лиц без гражданства, проживающих за рубежом и не имеющих учетных записей в ЕСИА, принимаются на официальные электронные почты государственных архивных учреждений, подведомственных Архивному комитету Санкт-Петербурга.
Виды запросов, порядок и сроки их исполнения определены Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях.
Все запросы, поступающие в архивы подразделяются на:
- запросы социально-правового характера
- тематические запросы
- запросы о рассекречивании архивных документов
К запросам социально-правового характера относятся запросы:
- о трудовом стаже, заработной плате за определенный период времени и особых условиях труда,
- об эвакуации из блокадного Ленинграда,
- о нахождении на оккупированной территории Ленинграда и области за 1941-1944 гг.,
- о пребывании в партизанских отрядах,
- о нахождении в немецко-фашистских лагерях, гетто, других местах принудительного содержания и насильственном вывозе граждан для работы в Германию и другие страны Европы в период Великой Отечественной войны,
- о подтверждении проживания в Ленинграде (по домовым книгам) в период Великой Отечественной войны и блокады,
- о награждении медалью "За оборону Ленинграда" и медалью "За доблестный труд",
- о подтверждении записей актов гражданского состояния по 1924 г. включительно (только в связи с социальной защитой граждан и получении ими льгот и компенсаций, установленных законодательством)
Обращаем внимание, что социально-правовым запросом считается запрос гражданина на информацию о себе. Если перечисленные выше сведения запрашиваются другим лицом, например, с целью проведения биографического исследования, независимо от родственных отношений, такой запрос относится к тематическим запросам, и работа с ним осуществляется по правилам работы с тематическими запросами.
Тематические запросы – запросы о предоставлении архивной информации по определенной проблеме, теме, событию, факту. Тематические запросы, поступившие от юридических и физических лиц, исполняются архивом на основании договоров возмездного оказания услуг. Сроки и стоимость работ по исполнению запроса в предварительном порядке согласовываются с пользователем. При отсутствии финансовых, технических и кадровых возможностей архива по исполнению тематического запроса договор возмездного оказания услуг не заключается, пользователь проводит самостоятельный поиск интересующей его информации в читальном зале архива.
Для органов государственной власти и местного самоуправления тематические запросы, направляемые в целях исполнения ими своих полномочий, исполняются безвозмездно в порядке и в сроки, установленные законодательством Российской Федерации, либо в согласованные с ними сроки.Запросы о рассекречивании архивных документов, являющихся носителями сведений, составляющих государственную тайну исполняются безвозмездно в сроки, установленные законодательством Российской Федерации о государственной тайне.
Архивы оформляют ответы на запросы в виде архивной справки, архивной выписки, архивной копии, информационного письма, а также в иных формах, указанных в пункте 46.14 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях.
Архивная справка — составляется на бланке архива, содержит информацию по теме запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена.
Архивная выписка — составляется на бланке архива, дословно воспроизводит часть текста архивного документа, относящегося к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения.
Архивная копия — дословно воспроизводящий текст архивного документа или его изображение, с указанием архивного шифра. Архивная копия изготовляется на бумажном носителе или в форме электронной копии документа.
Информационное письмо — составляется на бланке архива, содержит ответ о наличии (отсутствии) в архиве архивных документов по теме запроса или сведений об их местонахождении, или о пересылке запроса по принадлежности в соответствующую организацию, или по вопросам оказания возмездных услуг, или о рассекречивании архивных документов, являющихся носителями сведений, составляющих государственную тайну.