Порядок исполнения запросов граждан и организаций
В архивы поступают запросы государственных органов, органов местного самоуправления, учреждений, организаций (юридических лиц), а также запросы от российских и иностранных граждан и лиц без гражданства, проживающих за рубежом, в том числе поступающие через консульские службы.
Все запросы, поступающие в архивы подразделяются на:
-
запросы социально-правового характера – запросы, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации и международными обязательствами Российской Федерации;
-
тематические запросы – запросы о предоставлении архивной информации по определенной проблеме, теме, событию, факту;
-
запросы о рассекречивании архивных документов, являющихся носителями сведений, составляющих государственную тайну.
К запросам социально-правового характера относятся запросы:
-
о трудовом стаже, заработной плате за определенный период времени и особых условиях труда,
-
об эвакуации из блокадного Ленинграда,
-
о нахождении на оккупированной территории Ленинграда и области за 1941-1944 гг.,
-
о пребывании в партизанских отрядах,
-
о нахождении в немецко-фашистских лагерях, гетто, других местах принудительного содержания и насильственном вывозе граждан для работы в Германию и другие страны Европы в период Великой Отечественной войны,
-
о проживании на территории Санкт-Петербурга – Ленинграда – Петрограда,
-
о награждении государственными и ведомственными наградами,
-
о подтверждении записей актов гражданского состояния по 1924 г. включительно (только в связи с социальной защитой граждан и получении ими льгот и компенсаций, установленных законодательством).
Обращаем внимание, что социально-правовым запросом считается запрос гражданина на информацию о себе. Если перечисленные выше сведения запрашиваются другим лицом, например, с целью проведения биографического исследования, независимо от родственных отношений, такой запрос относится к тематическим запросам, и работа с ним осуществляется по правилам работы с тематическими запросами.
Порядок и сроки исполнения всех категорий запросов определены Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях.
Тематические запросы граждан и организаций исполняются в порядке оказания платных услуг или безвозмездно. Сроки и стоимость работ по исполнению запроса в предварительном порядке согласовываются с пользователем.
На безвозмездной основе архивом исполняются:
запросы социально-правового характера – в течение 30 календарных дней со дня регистрации запроса.
тематические запросы органов государственной власти и местного самоуправления, направляемые в целях исполнения ими своих полномочий, – в порядке и в сроки, установленные законодательством Российской Федерации, либо в согласованные с ними сроки.
запросы о рассекречивании архивных документов, являющихся носителями сведений, составляющих государственную тайну, – в сроки, установленные законодательством Российской Федерации о государственной тайне.
На возмездной основе архивом исполняются тематические запросы, поступившие от юридических и физических лиц. Тематические запросы исполняются архивом на основании договоров возмездного оказания услуг. При отсутствии финансовых, технических и кадровых возможностей архива по исполнению тематического запроса договор возмездного оказания услуг не заключается, пользователь проводить самостоятельный поиск интересующей его информации в читальном зале архива.
Архивы оформляют ответы на запросы в виде архивной справки, архивной выписки, архивной копии, информационного письма, а также в иных формах, указанных в пункте 46.14 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях
Архивная справка — составляется на бланке архива, содержит информацию по теме запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена.
Архивная выписка — составляется на бланке архива, дословно воспроизводит часть текста архивного документа, относящегося к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения.
Архивная копия — дословно воспроизводящий текст архивного документа или его изображение, с указанием архивного шифра. Архивная копия изготовляется на бумажном носителе или в форме электронной копии документа.
Информационное письмо — составляется на бланке архива, содержит ответ о наличии (отсутствии) в архиве архивных документов по теме запроса или сведений об их местонахождении, или о пересылке запроса по принадлежности в соответствующую организацию, или по вопросам оказания возмездных услуг, или о рассекречивании архивных документов, являющихся носителями сведений, составляющих государственную тайну.