Поиск человека
Ищу информацию о человеке… С этим запросом граждане часто обращаются в архив. В запросе либо пишут всё, что они знают об искомом человеке, либо пишут только фамилию, имя и даты жизни, а в конце указывают, что интересует «вся имеющаяся в архиве информация».
Оба этих обращения будут неэффективны: в ответ на них архив либо запросит дополнительные сведения о человеке, либо ответит, что «архив не занимается генеалогическими исследованиями» и предложит проводить поиски самостоятельно. Это не от того, что архивисты не хотят работать – архивный поиск довольно сложен, нет единой базы данных, в которой бы можно было найти абсолютно всё, что есть в архиве на каждого конкретного человека.
Архивист может только по достаточным исходным данным подтвердить по архивным документам один или несколько фактов биографии искомого человека. Комплексным исследованием биографии занимаются или коммерческие генеалоги, или можете заняться Вы сами.
Коммерческие генеалоги, составляя родословные клиентам, руководствуются теми же принципами и теми же источниками, которые описываем мы в этом тексте:
-
Собрать предварительную информацию из рассказов и документов домашнего архива
-
Определить основные факты биографии человека
-
Проверить эти факты биографии по архивным документам
Только они, благодаря опыту и насмотренности, умеют искать чуть быстрее и эффективнее (но это все приходит со временем), а также они красиво подают исследования, добавляя историческую и краеведческую информацию, поясняя непонятные сегодня реалии и вписывают биографию в исторический контекст. Это можете сделать и Вы: многие исследователи начинают с чтения методичек для начинающих, а в итоге сами пишут и издают красочные родословные книги об истории своей семьи. При желании и усердии Вы можете добиться того же.
В этом тексте мы опишем те основы, которыми руководствуются исследователи родословных:
-
первые шаги в поиске информации
-
какие архивные документы скорее всего помогут Вам найти нужные сведения
-
как их найти на сайте, так как в наших архивах довольно много оцифрованных документов и баз данных.
В генеалогическом поиске очень много нюансов и излагать их все в рамках этого текста нет возможности. В интернете множество пособий, а в социальных сетях – групп и чатов, посвященных генеалогии. Поищите их. Данный текст – только навигация по Порталу: советы, какие документы посмотреть помимо поисковой строки на главной странице.
В архивах информация о конкретных людях не собрана в отдельные папки. Жизнь человека фиксируется в документах государственных органов и учреждений, а затем архивы этих учреждений либо хранятся в самих учреждениях, либо передаются в государственные архивы.
Ваша задача – сложить биографию человека из различных фактов, взятых из документов разных государственных органов и организаций.
Порядок действий при поиске документов:
-
Определить, какое событие жизни человека Вы ищете: о регистрации гражданского состояния, о том, где он работал или учился
-
Определить, в каком архиве могут храниться сведения (исходя из того, какое учреждение заполняло документы на человека)
-
Либо обратиться в архив с запросом (это платная услуга), либо искать в архиве самостоятельно (надеемся, что благодаря данному тексту многое Вы сможете найти сами).
Если Вы знаете фамилию, имя, отчество и год рождения человека, информацию о котором вы ищите, этого может быть недостаточно, чтобы найти что-то о нем:
- Вы можете перепутать его с однофамильцами и людьми с похожими данными как в базах данных, так и знакомясь с архивными делами.
- Вы можете не знать, в каком деле искать информацию, так как архивный поиск ведется по документам конкретных учреждений. Если Вы не знаете, с каким учреждением была связана жизнь человека (например, где он работал), то вы не сможете даже начать поиски.
Чтобы начать исследование, помимо фамилии, имени, отчества и года рождения соберите максимально полные сведения о человеке: имена родителей, место рождения, состав семьи, места учебы и работы, место и год смерти. Если всё это выяснить невозможно – ничего страшного, узнайте сколько сможете, выпишите себе найденную информацию – в дальнейшем Вы будете перепроверять известные сведения и заполнять неизвестные страницы биографии.
Где искать начальные данные: в документах семейного архива, опросить родных и знакомых (желательно не просто опросить, но записать интервью).
"Если бы я это знал, я бы к вам не обращался" - такую фразу от заявителей часто слышат сотрудники архивов, когда для поиска сведений требуют указать год и место события, имена искомых и другую конкретную информацию.
Дело в том, что архив может подтвердить сведения по архивным документам, или найти их, если поисковых данных для этого достаточно. Но архивисты оперируют ровно теми же возможностями поиска, которые описаны в данной инструкции и просто по фамилии и имени искомого не смогут ничего найти, так же, как и Вы.
Неизвестную информацию советуем искать через известную:
-
неизвестно место работы, но Вы знаете адрес проживания? Посмотрите домовую книгу и там может быть отмечено, где работал человек.
-
Не знаете место рождения? Поможет анкета из личного дела, личная карточка с места работы или запись в домовой книге.
-
Не знаете адрес проживания? Ищите личное дело с места работы.
Не пренебрегайте просмотром документов об известном факте биографии, чтобы найти неизвестные страницы жизни человека.
Очень информативна графа "иные сведения" в документах ЗАГС (в разные периоды состав "иных сведений" был разный), подавая запрос в архивы ЗАГС, попросите указать в справке информацию из этой графы.
Важно понимать, как устроен архив изнутри, по какой логике там хранятся документы. Это поможет Вам лучше ориентироваться при поиске документов.
В государственные архивы Санкт-Петербурга поступают ценные документы от органов власти города, предприятий, организаций и частных лиц. Ценными их признает специальная экспертная комиссия, исходя из их важности для истории нашего региона, затем эти документы "подлежат постоянному хранению", то есть будут храниться в архивах вечно.
Документы органов власти города, предприятий, организаций и частных лиц складываются в специальные папки - дела (архивисты называют их "единицами хранения"), передаются в государственный архив и там размещаются на полках в архивохранилищах.
Весь архив одной организации или частного лица называется фонд. Чтобы знать, какие именно папки-дела находятся в фонде, составляются списки названий дел - описи. Номера фонда, описи и дела - основной поисковый параметр - шифр. Именно их нужно указать архивистам, чтобы они принесли нужные Вам документы. Как их узнать?
-
Просмотреть список фондов и путеводитель - справочник с информацией об учреждениях, передававших документы в государственный архив и содержании этих документов, выбрать фонд нужного Вам учреждения, просмотреть его описи и выбрать нужные дела.
-
Воспользоваться указателями, составленными архивистами, в которых выписаны шифры дел на определенную тему.
Поисковая строка на главной странице Портала позволяет искать по заголовку дела или машинописным справочникам. Этот поиск не похож на контекстный поиск в интернете – он работает только по тем словам, что есть в заголовке: фамилии, географические названия, суть дела. Поэтому если фамилия указана не в заголовке, а только в самих документах, то найти такое дело через поиск скорее всего не получится.
Начать поиск стоит именно с этой поисковой строки: искать по фамилии, особенно, если она редкая. Затем сузить поиск, добавив имя искомого. Если фамилия распространенная и выборка будет большой, лучше собрать больше сведений о человеке и проверять дела тех учреждений, которые были связаны с человеком. Со всеми возможностями поиска по заголовкам смотрите в разделе "Помощь" в подразделе "Инструменты поиска"
Если Вы нашли нужное дело:
- зайдите в личный кабинет через Госуслуги
- отправьте заявку на регистрацию в читальном зале (раздел «Читальный зал»)
- закажите в этом же разделе выбранное дело, когда сотрудник архива проверит сведения в анкете и подтвердит заявку.
Поиск по заголовку – не единственная возможность попытаться найти информацию о человеке на Портале. Дальнейший поиск зависит от исторического периода и тех событий из жизни человека, информацию о которых Вы хотите найти.
В дореволюционный период актовые записи гражданского состояния регистрировались в церквях при крещении, венчании и отпевании в метрических книгах. Соответственно, чтобы найти актовую запись, необходимо знать церковь, в которой был совершен соответствующий обряд и просматривать метрические книги этой церкви за нужный год. Поиск церкви зависит от конфессии, которую исповедовали предки: православие, католичество, лютеранство, иудаизм, ислам.
Самый распространенный поиск – актовые записи в метрических книгах православных церквей, поэтому в архивах была подготовлена база данных, которая позволяет искать актовые записи по имени и фамилии искомого человека.
Она доступна в личном кабинете (раздел «Заказы услуг» → «Предоставление сведений о человеке, включая цифровые копии архивных документов»). Выбираете базу данных и вписываете в строки известные Вам сведения. Подробнее о базе данных (Предоставление сведений о человеке)
Если в базе ничего не нашлось, может быть, что:
-
данные в нее еще не введены
-
регистрировалась запись не в Санкт-Петербурге и области
-
в архиве нет метрических книг той церкви, где регистрировалась запись
Если записи о Ваших предках не нашлись, метрические книги нужно просмотреть самостоятельно с помощью памятки "Как найти метрическую книгу"
Единственный шанс, что вы найдете информацию о том, где работал предок, зная только его фамилию, имя, отчество – если в ЦГИА СПб есть его личное дело. Тогда оно найдется через общий поиск. Искать нужно сначала по фамилии, затем уточнять имя и отчество, не забывайте, что фамилия может быть написана с просто инициалами. Также фамилию могли написать с ошибкой или в другом варианте, поэтому стоит проверять несколько написаний.
Если через поиск ничего не нашлось, то нужно узнавать, в каком учреждении учился или работал искомый человек, затем по списку фондов ЦГИА СПб проверить, есть ли архивные документы этого учреждения в архиве и просматривать описи этого фонда: в делах с заголовками «списки служащих», «ведомости на выдачу заработной платы», «книги учета по личному составу» и т.д. могут быть сведения о конкретных персонах.
Сведения о проживании до революции фиксировались в домовых книгах по желанию домовладельца, обязанности их вести не было. К сожалению, большинство домовых книг за дореволюционный период (до 1917 года) утрачено. В ЦГИА СПб имеется около 1,4 тыс. домовых книг, в некоторых из них записи продолжаются до середины 1920-х годов (фонд 1026). Искать домовую книгу нужно так же, как и обычное дело: в поисковой строке на главной напишите название улицы и номер дома, а в параметрах поиска поставьте галочку в графу ЦГИА СПб.
Найти дореволюционный адрес человека можно несколькими способами:
На Портале вы можете найти только книги ЗАГС с 1918 по 1925 год. Записи актов гражданского состояния хранятся в архивах ЗАГС в течении 100 лет, а затем передаются в государственные региональные архивы (в нашем городе – в ЦГА СПб) (по федеральному закону "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22.10.2004 N 125-ФЗ ст. 22.4а).
Если вы ищете записи более позднего времени (с 1925 г. по настоящее время), обратитесь в архивы ЗАГС (есть при каждом отделе ЗАГС). Важно: подать запрос в архив ЗАГС можно как лично, так и через МФЦ, но необходимо будет документально (с помощью свидетельств о рождении/браке/смерти) подтвердить родство с человеком, на которого запрашиваете сведения. Иначе запрос не примут! При запросе просите справку с иными сведениями (более подробно об этих справках Вы можете почитать в интернете).
На актовые записи 1918-1925 гг. архивистами созданы базы данных (раздел «Заказы услуг» → «Предоставление сведений о человеке, включая цифровые копии архивных документов»). Добавить ссылку
Если нужная информация не нашлась:
- Фамилия неправильно написана в документе или в базе. Попробуйте поизменять варианты написания фамилии: документы в 1920-е гг. оформлялись «со слов», поэтому фамилию могли неправильно записать на слух в самом документе. Люди, которые составляли базу данных также могли неправильно прочитать фамилию, тем более почерк в документах далеко не всегда каллиграфический.
- Акт регистрировался не в Петрограде/Ленинграде и области. Иногда оформлялось рождение в другом регионе (например, в Вологде), ребенка еще маленьким перевозили в Ленинград, и потом он писал в автобиографиях, что родился в Ленинграде, хоть это и не так.
- Книги ЗАГС не сохранились. Документы создавались в 1920-е гг. в районах и могли по какой-то причине вообще не попасть в архив.
В этом случае книги ЗАГС нужно просматривать самостоятельно в фонде коллекции актов гражданского состояния, но для этого нужно узнать, в каком районе был зарегистрирован акт, так как дела сформированы по районам.
По архивным правилам документы по личному составу должны храниться в ведомственных архивах учреждений и организаций, а затем уничтожаться. Поэтому изначально обращаться нужно в архив того предприятия или учреждения, где работал искомый человек. Личные дела хранятся 75 лет с момента увольнения человека.
При этом ценные личные дела могут быть переданы в государственный архив на постоянное хранение (в основном это дела за 1920-е - 1940-е гг). Поэтому нужно проверить, принимали ли государственные архивы документы искомого учреждения или предприятия на постоянное хранение (ЦГА СПб – основные учреждения города, ЦГАЛИ СПб – учреждения культуры, ЦГАНТД СПб – учреждения науки и конструкторские бюро). Это можно сделать, через поисковую строку, задав в параметрах поиска только «фонд», а далее просмотреть описи или информацию о фонде, или прочитав путеводитель соответствующего архива.
То есть, если бабушка вышла на пенсию в 1970 году, то ее дело хранится в архиве предприятия до 2045, а если дедушка ушел на фронт и погиб, то его личное дело (законченное в делопроизводстве в 1942 году) могло поступить на постоянное хранение в наши архивы.
Если организация была ликвидирована, документы по личному составу могли быть переданы на хранение в ЦГАЛС СПб. Несмотря на то, что по федеральному закону "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22.10.2004 N 125-ФЗ организации обязаны хранить документы по личному составу (ст. 17.1), недобросовестные руководители иногда не обеспечивают сохранность архивных документов. Архивисты могут сохранить те документы, которые к ним попали, но не могут отвечать за те, которые в архив не поступили.
Важно: документы по личному составу - это не только личные дела, которые ищутся на портале через поисковую строку по фамилии. Заголовки дел могут называться "список личного состава", "ведомости на выдачу заработной платы" и т.д. Личные дела заводились в основном на ведущих сотрудников, на вспомогательный персонал (чернорабочих, техников и т.д.) заводились личные карточки или отдельные ведомости. Поэтому просматривайте все заголовки архивных дел фонда организации, не ищите только по фамилии.
Сведения о проживании за 1920-е гг. можно найти в списках плательщиков подоходного налога. Подробнее об этом источнике можно узнать в заметке на официальной странице Архивного комитета Санкт-Петербурга и подведомственных ему государственных архивных учреждений в ВК (https://vk.com/wall-132600244_15672). А за 1930-е – 1970-е в домовых книгах, о чем также можно прочитать в статье, выложенной в ВК (https://vk.com/@spbarchives-kak-rabotat-s- domovymi-knigami). Искать эти источники можно через поисковую строку по адресу.
Домовые книги нельзя посмотреть самостоятельно, если:
- у дела есть пометка «Неудовлетворительное физическое состояние»
- крайние даты дела затрагивают срок менее 75 лет (личные сведения из документов, которые были созданы менее 75 лет назад, выдаются только родственникам при подтверждении родства свидетельствами из ЗАГСа).
В этих случаях Вам нужно подать платный запрос на предоставление сведений (это можно сделать на Портале в личном кабинете). Если Вы запросили информацию о проживании людей более 75 лет назад, подтверждать с ними родство не нужно, а если менее – то нужно.
Если человек, информацию о котором вы ищете, был членом/кандидатом в члены ВКП (б)/КПСС, членом ВЛКСМ, то в ЦГАИПД СПб могут найтись его личные дела или личные карточки. Если Вы не нашли в общем поиске личное дело по фамилии (в параметрах поиска задав только архив ЦГАИПД СПб), просмотрите картотеки, составленные на членов и кандидатов в члены партии). Документы ЦГАИПД СПб в удаленном доступе.
Найти информацию о воевавших предках можно в базах данных, созданных на основе документов Центрального архива Министерства Обороны (ЦА МО): ОБД Мемориал (https://obd-memorial.ru), Память народа (https://pamyat-naroda.ru), Подвиг народа (https://podvignaroda.ru).
На Портале можно найти информацию об участниках:
На гражданских лиц были созданы базы данных:
В остальных случаях информация о человеке во время Великой Отечественной войны и блокады Ленинграда ищется по общим советам поиска в этом разделе.
Если Вы нашли нужные документы, Вы можете:
-
Выписать информацию из них
-
Заказать качественную копию документа без водяных знаков и получить ее сразу же с помощью сервиса (ссылка)
-
Запросить архивную справку (информация из документа будет напечатана в официальном бланке архива с подписью руководителя и печатью) (ссылка)
-
Запросить архивную заверенную копию (копии архивных документов будут распечатаны, скреплены и промаркированы штампом архива) (ссылка)
В последних двух вариантах Вам придется подождать очереди на исполнение запроса (от месяца).
Архивные справки и копии нужны в случаях юридических действий (вступление в наследство, суды, подтверждение родства, получение гражданства и т.д.) Для домашнего архива хватает первых двух вариантов.
