Поиск человека
Материал подготовила Александра Андреевна Асонова, волонтер Архивного комитета Санкт-Петербурга, преподаватель Санкт-Петербургского техникума библиотечных и информационных технологий
Ищу информацию о человеке… С этим запросом граждане часто обращаются в архив. В запросе либо пишут всё, что известно об искомом человеке, либо пишут только фамилию, имя и даты жизни, а в конце указывают, что интересует «вся имеющаяся в архиве информация».
Оба этих обращения будут неэффективны: в ответ на них архив либо запросит дополнительные сведения о человеке, либо ответит, что «архив не занимается генеалогическими исследованиями» и предложит проводить поиски самостоятельно. Дело в том, что архивный поиск довольно сложен: нет единой базы данных, в которой бы можно было найти абсолютно всё, что есть в архиве на каждого конкретного человека.
Архивист может только по достаточным исходным данным подтвердить по архивным документам один или несколько уже известных фактов биографии искомого человека.
Например, в семье сохранились рассказы, что Ваша бабушка жила в годы блокады на Невском проспекте (в те годы – проспекте 25 октября) в доме №25. Вы можете написать запрос в архив, архивист просмотрит домовую книгу за 1940-е гг. по данному адресу и вышлет либо положительный ответ, либо отрицательный.
Отрицательный ответ тоже полезен – он означает, что сведения, имеющиеся у вас, были неверны и их нужно уточнять. Но если вы знаете только то, что бабушка жила на Невском проспекте когда-то в советское время и номер дома не знаете, то проверять домовые книги всех домов проспекта архивист не сможет – эта задача на несколько лет.
Комплексным исследованием биографии занимаются или коммерческие генеалоги, или можете заняться Вы сами. Коммерческие генеалоги, составляя родословные клиентам, руководствуются теми же принципами и теми же источниками, которые описываем мы в этом тексте:
-
Собрать предварительную информацию из рассказов и документов домашнего архива
-
Определить основные факты биографии человека
-
Проверить эти факты биографии по архивным документам
Только они, благодаря опыту и насмотренности, умеют искать чуть быстрее и эффективнее (но это все приходит со временем), а также они красиво подают исследования, добавляя историческую и краеведческую информацию, поясняя непонятные сегодня реалии и вписывают биографию в исторический контекст. Так можете сделать и Вы: многие исследователи начинают с чтения методичек для начинающих, а в итоге сами пишут и издают красочные родословные книги об истории своей семьи. Примеры родословных книг Вы можете посмотреть в тематических группах в соцсетях. При желании и усердии Вы можете добиться того же.
В этом тексте мы опишем те основы, которыми руководствуются исследователи родословных:
-
первые шаги в поиске информации
-
какие архивные документы скорее всего помогут Вам найти нужные сведения
-
как их найти на сайте, так как в наших архивах довольно много оцифрованных документов и баз данных.
В генеалогическом поиске очень много нюансов и излагать их все в рамках этого текста нет возможности. В интернете множество пособий, а в социальных сетях – групп и чатов, посвященных генеалогии. Поищите их. Данный текст – только навигация по Порталу: советы, какие документы посмотреть помимо поисковой строки на главной странице.
В архивах информация о конкретных людях не собрана в отдельные папки. Жизнь человека фиксируется в документах государственных органов и учреждений, а затем архивы этих учреждений либо хранятся в самих учреждениях, либо передаются в государственные архивы.
Ваша задача – сложить биографию человека из различных фактов, взятых из документов разных государственных органов и организаций.
Порядок действий при поиске документов:
-
Определить, какое событие жизни человека Вы ищете: о регистрации гражданского состояния, о том, где он работал или учился
-
Определить, в каком архиве могут храниться сведения (исходя из того, какое учреждение заполняло документы на человека)
-
Либо обратиться в архив с запросом (это платная услуга), либо искать в архиве самостоятельно (надеемся, что благодаря данному тексту многое Вы сможете найти сами).
Если Вы знаете фамилию, имя, отчество и год рождения человека, информацию о котором вы ищите, то этого недостаточно, чтобы найти что-то о нем:
- Вы можете перепутать его с однофамильцами и людьми с похожими данными как в базах данных, так и знакомясь с архивными делами.
- Вы можете не знать, в каком деле искать информацию, так как архивный поиск ведется по документам конкретных учреждений. Если Вы не знаете, с каким учреждением была связана жизнь человека (например, где он работал), то вы не сможете даже начать поиски.
Чтобы начать исследование, помимо фамилии, имени, отчества и года рождения соберите максимально полные сведения о человеке: имена родителей, место рождения, состав семьи, места учебы и работы, место и год смерти. Если всё это выяснить невозможно – ничего страшного, узнайте сколько сможете, выпишите себе найденную информацию – в дальнейшем Вы будете перепроверять известные сведения и заполнять неизвестные страницы биографии.
Где искать начальные данные: в документах семейного архива, опросить родных и знакомых (желательно не просто опросить, но записать интервью).
"Если бы я это знал, я бы к вам не обращался" - такую фразу от заявителей часто слышат сотрудники архивов, когда для поиска сведений требуют указать год и место события, имена искомых и другую конкретную информацию.
Дело в том, что архив может подтвердить сведения по архивным документам, или найти их, если поисковых данных для этого достаточно. Но архивисты оперируют ровно теми же возможностями поиска, которые описаны в данной инструкции и просто по фамилии и имени искомого не смогут ничего найти, так же, как и Вы.
Неизвестную информацию советуем искать через известную:
-
неизвестно место работы, но Вы знаете адрес проживания? Посмотрите домовую книгу и там может быть отмечено, где работал человек.
-
Не знаете место рождения? Поможет анкета из личного дела, личная карточка с места работы или запись в домовой книге.
-
Не знаете адрес проживания? Ищите личное дело с места работы.
Не пренебрегайте просмотром документов об известном факте биографии, чтобы найти неизвестные страницы жизни человека.
Очень информативна графа "иные сведения" в документах ЗАГС (в разные периоды состав "иных сведений" был разный), подавая запрос в архивы ЗАГС, попросите указать в справке информацию из этой графы.
Важно понимать, как устроен архив изнутри, по какой логике там хранятся документы. Это поможет Вам лучше ориентироваться при поиске документов.
В государственные архивы Санкт-Петербурга поступают ценные документы от органов власти города, предприятий, организаций и частных лиц. Ценными их признает специальная экспертная комиссия, исходя из их важности для истории нашего региона, затем эти документы "подлежат постоянному хранению", то есть будут храниться в архивах вечно.
Документы органов власти города, предприятий, организаций и частных лиц складываются в специальные папки - дела (архивисты называют их "единицами хранения"), передаются в государственный архив и там размещаются на полках в архивохранилищах.
Весь архив одной организации или частного лица называется фонд. Чтобы знать, какие именно папки-дела находятся в фонде, составляются списки названий дел - описи. Номера фонда, описи и дела - основной поисковый параметр - шифр. Именно их нужно указать архивистам, чтобы они принесли нужные Вам документы. Как их узнать?
-
Просмотреть список фондов и путеводитель - справочник с информацией об учреждениях, передававших документы в государственный архив и содержании этих документов, выбрать фонд нужного Вам учреждения, просмотреть его описи и выбрать нужные дела.
-
Воспользоваться указателями, составленными архивистами, в которых выписаны шифры дел на определенную тему.
Поисковая строка на главной странице Портала позволяет искать по заголовку дела или машинописным справочникам. Этот поиск не похож на контекстный поиск в интернете – он работает только по тем словам, что есть в заголовке: фамилии, географические названия, суть дела. Поэтому если фамилия указана не в заголовке, а только в самих документах, то найти такое дело через поиск скорее всего не получится.
Начать поиск стоит именно с этой поисковой строки: искать по фамилии, особенно, если она редкая. Затем сузить поиск, добавив имя искомого. Если фамилия распространенная и выборка будет большой, лучше собрать больше сведений о человеке и проверять дела тех учреждений, которые были связаны с человеком. Со всеми возможностями поиска по заголовкам смотрите в разделе "Помощь" в подразделе "Инструменты поиска"
Если Вы нашли нужное дело:
- зайдите в личный кабинет через Госуслуги
- отправьте заявку на регистрацию в читальном зале (раздел «Читальный зал»)
- закажите в этом же разделе выбранное дело, когда сотрудник архива проверит сведения в анкете и подтвердит заявку.
Поиск по заголовку – не единственная возможность попытаться найти информацию о человеке на Портале. Дальнейший поиск зависит от исторического периода и тех событий из жизни человека, информацию о которых Вы хотите найти.
В дореволюционный период актовые записи гражданского состояния регистрировались в церквях при крещении, венчании и отпевании в метрических книгах. Соответственно, чтобы найти актовую запись, необходимо знать церковь, в которой был совершен соответствующий обряд и просматривать метрические книги этой церкви за нужный год. Поиск церкви зависит от конфессии, которую исповедовали предки: православие, католичество, лютеранство, иудаизм, ислам.
Самый распространенный поиск – актовые записи в метрических книгах православных церквей, поэтому в архивах была подготовлена база данных, которая позволяет искать актовые записи по имени и фамилии искомого человека.
Она доступна в личном кабинете (раздел «Заказы услуг» → «Предоставление сведений о человеке, включая цифровые копии архивных документов»). Выбираете базу данных и вписываете в строки известные Вам сведения. Подробнее о базе данных (Предоставление сведений о человеке)
Если в базе ничего не нашлось, может быть, что:
-
данные в нее еще не введены
-
регистрировалась запись не в Санкт-Петербурге и области
-
в архиве нет метрических книг той церкви, где регистрировалась запись
Если записи о Ваших предках не нашлись, метрические книги нужно просмотреть самостоятельно с помощью памятки "Как найти метрическую книгу"
Единственный шанс, что вы найдете информацию о том, где работал предок, зная только его фамилию, имя, отчество – если в ЦГИА СПб есть его личное дело. Тогда оно найдется через общий поиск. Искать нужно сначала по фамилии, затем уточнять имя и отчество, не забывайте, что фамилия может быть написана с просто инициалами. Также фамилию могли написать с ошибкой или в другом варианте, поэтому стоит проверять несколько написаний.
Если через поиск ничего не нашлось, то нужно узнавать, в каком учреждении учился или работал искомый человек, затем по списку фондов ЦГИА СПб проверить, есть ли архивные документы этого учреждения в архиве и просматривать описи этого фонда: в делах с заголовками «списки служащих», «ведомости на выдачу заработной платы», «книги учета по личному составу» и т.д. могут быть сведения о конкретных персонах.
Сведения о проживании до революции фиксировались в домовых книгах по желанию домовладельца, обязанности их вести не было. К сожалению, большинство домовых книг за дореволюционный период (до 1917 года) утрачено. В ЦГИА СПб имеется около 1,4 тыс. домовых книг, в некоторых из них записи продолжаются до середины 1920-х годов (фонд 1026). Искать домовую книгу нужно так же, как и обычное дело: в поисковой строке на главной напишите название улицы и номер дома, а в параметрах поиска поставьте галочку в графу ЦГИА СПб.
Найти дореволюционный адрес человека можно несколькими способами:
На Портале вы можете найти только книги ЗАГС с 1918 по 1925 год. Записи актов гражданского состояния хранятся в архивах ЗАГС в течении 100 лет, а затем передаются в государственные региональные архивы (в нашем городе – в ЦГА СПб) (по федеральному закону "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22.10.2004 N 125-ФЗ ст. 22.4а).
Если вы ищете записи более позднего времени (с 1925 г. по настоящее время), обратитесь в архивы ЗАГС (есть при каждом отделе ЗАГС). Важно: подать запрос в архив ЗАГС можно как лично, так и через МФЦ, но необходимо будет документально (с помощью свидетельств о рождении/браке/смерти) подтвердить родство с человеком, на которого запрашиваете сведения. Иначе запрос не примут! При запросе просите справку с иными сведениями (более подробно об этих справках Вы можете почитать в интернете).
На актовые записи 1918-1925 гг. архивистами созданы базы данных (раздел «Заказы услуг» → «Предоставление сведений о человеке, включая цифровые копии архивных документов»).
Если нужная информация не нашлась:
- Фамилия неправильно написана в документе или в базе. Попробуйте поизменять варианты написания фамилии: документы в 1920-е гг. оформлялись «со слов», поэтому фамилию могли неправильно записать на слух в самом документе. Люди, которые составляли базу данных также могли неправильно прочитать фамилию, тем более почерк в документах далеко не всегда каллиграфический.
- Акт регистрировался не в Петрограде/Ленинграде и области. Иногда оформлялось рождение в другом регионе (например, в Вологде), ребенка еще маленьким перевозили в Ленинград, и потом он писал в автобиографиях, что родился в Ленинграде, хоть это и не так.
- Книги ЗАГС не сохранились. Документы создавались в 1920-е гг. в районах и могли по какой-то причине вообще не попасть в архив.
В этом случае книги ЗАГС нужно просматривать самостоятельно в фонде коллекции актов гражданского состояния, но для этого нужно узнать, в каком районе был зарегистрирован акт, так как дела сформированы по районам. На Портале есть инструкция о том, как просматривать документы ЗАГС.
По архивным правилам документы по личному составу должны храниться в ведомственных архивах учреждений и организаций, а затем уничтожаться. Поэтому изначально обращаться нужно в архив того предприятия или учреждения, где работал искомый человек. Личные дела хранятся 75 лет с момента увольнения человека.
При этом ценные личные дела могут быть переданы в государственный архив на постоянное хранение (в основном это дела за 1920-е - 1940-е гг). Поэтому нужно проверить, принимали ли государственные архивы документы искомого учреждения или предприятия на постоянное хранение (ЦГА СПб – основные учреждения города, ЦГАЛИ СПб – учреждения культуры, ЦГАНТД СПб – учреждения науки и конструкторские бюро). Это можно сделать, через поисковую строку, задав в параметрах поиска только «фонд», а далее просмотреть описи или информацию о фонде, или прочитав путеводитель соответствующего архива.
То есть, если бабушка вышла на пенсию в 1970 году, то ее дело хранится в архиве предприятия до 2045, а если дедушка ушел на фронт и погиб, то его личное дело (законченное в делопроизводстве в 1942 году) могло поступить на постоянное хранение в наши архивы.
Если организация была ликвидирована, документы по личному составу могли быть переданы на хранение в ЦГАЛС СПб. Несмотря на то, что по федеральному закону "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22.10.2004 N 125-ФЗ организации обязаны хранить документы по личному составу (ст. 17.1), недобросовестные руководители иногда не обеспечивают сохранность архивных документов. Архивисты могут сохранить те документы, которые к ним попали, но не могут отвечать за те, которые в архив не поступили.
На доступ к личным делам распространяется «правило 75 лет»: в течение этого срока дело можно просмотреть только при подтверждении родства с человеком, на которого заведено это личное дело.
Важно: документы по личному составу - это не только личные дела, которые ищутся на портале через поисковую строку по фамилии. Заголовки дел могут называться "список личного состава", "ведомости на выдачу заработной платы" и т.д. Личные дела заводились в основном на ведущих сотрудников, на вспомогательный персонал (чернорабочих, техников и т.д.) заводились личные карточки или отдельные ведомости. Поэтому просматривайте все заголовки архивных дел фонда организации (описи дел по личному составу), не ищите только по фамилии.
Сведения о проживании за 1920-е гг. можно найти в списках плательщиков подоходного налога. Подробнее об этом источнике можно узнать в заметке на официальной странице Архивного комитета Санкт-Петербурга и подведомственных ему государственных архивных учреждений в ВК (https://vk.com/wall-132600244_15672). А за 1930-е – 1970-е в домовых книгах, о чем также можно прочитать в статье, выложенной в ВК (https://vk.com/@spbarchives-kak-rabotat-s- domovymi-knigami). Искать эти источники можно через поисковую строку по адресу.
Домовые книги нельзя посмотреть самостоятельно, если:
- у дела есть пометка «Неудовлетворительное физическое состояние»
- крайние даты дела затрагивают срок менее 75 лет (личные сведения из документов, которые были созданы менее 75 лет назад, выдаются только родственникам при подтверждении родства свидетельствами из ЗАГСа).
В этих случаях Вам нужно подать платный запрос на предоставление сведений (это можно сделать на Портале в личном кабинете). Если Вы запросили информацию о проживании людей более 75 лет назад, подтверждать с ними родство не нужно, а если менее – то нужно.
Если человек, информацию о котором вы ищете, был членом/кандидатом в члены ВКП (б)/КПСС, членом ВЛКСМ, то в ЦГАИПД СПб могут найтись его личные дела или личные карточки. Если Вы не нашли в общем поиске личное дело по фамилии (в параметрах поиска задав только архив ЦГАИПД СПб), просмотрите картотеки, составленные на членов и кандидатов в члены партии). Документы ЦГАИПД СПб в удаленном доступе.
Найти информацию о воевавших предках можно в базах данных, созданных на основе документов Центрального архива Министерства Обороны (ЦА МО): ОБД Мемориал (https://obd-memorial.ru), Память народа (https://pamyat-naroda.ru), Подвиг народа (https://podvignaroda.ru).
На Портале можно найти информацию об участниках:
На гражданских лиц были созданы базы данных:
В остальных случаях информация о человеке во время Великой Отечественной войны и блокады Ленинграда ищется по общим советам поиска в этом разделе.
Если Вы нашли нужные документы, Вы можете выписать информацию из них.
На Портале есть и платные сервисы, с помощью которых Вы можете платно:
При заказе архивной справки и заверенной архивной копии Вам придется подождать очереди на исполнение запроса (от месяца). Архивные справки и копии нужны в случаях юридических действий (вступление в наследство, суды, подтверждение родства, получение гражданства и т.д.)
Для домашнего архива хватает выписок или качественных сканированных копий документов.
Выписывая информацию из документов, обязательно фиксируйте себе источник: название архива, номер фонда, описи дела и листов. Иначе спустя время вы не вспомните, где именно находили эти данные и придется искать их заново!
