Проблемы комплектования государственного и муниципальных архивов Вологодской области и пути их решения - Архивы Санкт-Петербурга

Презентация

Вопросы  полноценного комплектования документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами на современном этапе актуальны для архивов Вологодской области. Целью сообщения является отразить основные тенденции и самые насущные проблемы и  возможные пути их решения.

Основной тенденцией в организации комплектования государственного и муниципальных архивов Вологодской области является ежегодное  сокращение списка источников комплектования в связи с реорганизацией государственных и муниципальных органов и организаций, а также ликвидацией организаций частной формы собственности о чем свидетельствует статистика изменений списка организаций источников Государственного архива Вологодской области.

  Количество организаций – источников комплектования Государственного архива Вологодской области в 2021 – 2024 годах

Изменения в списках организаций, хранящих НТД и аудиовизуальную документацию, не прослеживаются. Список держателей личных фондов также почти не меняется.

Главной на наш взгляд является проблема определения организаций – источников комплектования архивов.

Следует констатировать, что ведущие организации в бизнесе и промышленности области (например: Северсталь и Фосагро) не сотрудничают с архивами области. Причина на наш взгляд, в том, что данные организации давно перешли на электронный документооборот
и осуществляют хранение документов в минимальном объеме самостоятельно.

Территориальные органы федеральных органов исполнительной власти и федеральные организации  в списки источников комплектования архивов Вологодской области не входят. Архивы осознают историческую и практическую ценность федеральных документов для региона, но загруженность архивохранилищ области не позволяет принимать эти ценные для истории области документы. Сотрудничество с федеральными организациями не прекращается. Многие из них представляют на ЭПК номенклатуры, описи дел, хотя прослеживается тенденция отказа многих структур от сотрудничества с государственным архивом в этой сфере.

Проблема экспертизы ценности документов также является сегодня актуальной.

 Несмотря на то, что сроки хранения документов определены законодательством об архивном деле  постоянно возникают вопросы, касающиеся даже документов постоянного хранения. Как по всей стране нормативные правовые акты в области создаются в электронном виде, подписываются электронной подписью, распечатываются на бумаге и подписываются. Не удивительно, что  появляются предложения по оптимизации этого вида работы.

Пока технически сложно, но возможно, организовать постоянное хранение электронных  документов с подписью, кроме того прокуратура также требует представлять на экспертизу файлы нормативных актов с настоящей подписью. Но структуры министерства юстиции, например, уже готовы принимать нормативные правовые акты государственных органов
с электронной подписью. После выхода постановления Правительства области, которое приравняет документы, подписанные цифровой подписью к подлинникам (такие уже есть в некоторых регионах), документы постоянного хранения, которые входят в проект Перечня документов, хранение которых осуществляется исключительно на бумажном носителе, будут существовать только в электронном виде. При установлении указанного порядка в Правительстве области может возникнуть цепная реакции в органах государственной и муниципальной власти области. Проконтролировать этот процесс на стадии делопроизводства очень сложно, так как полномочий по контролю за делопроизводством у контрольно-надзорных органов нет. Поэтому предлагаем ускорить принятие Перечня.

С сожалением приходится констатировать, что переписка может быть и ценная для истории на бумажном носителе не распечатывается, а можно сказать погибает в недрах систем электронного делопроизводства, так как провести ее экспертизу уже не представляется возможным. С перепиской исчезают и  другие ценные документы в качестве приложений к письмам (отчеты, справки, информации).

Остались вопросы к комплектованию архивов документами по личному составу. Особенно по проведению экспертизы ценности такой документации в архиве и приему ее на постоянное хранение.

На качество комплектования Архивного фонда Российской Федерации также влияет отношение отдельных муниципальных образований к комплектованию архивов. Считается, что муниципальные архив должен делать справки, а  про комплектование местные власти ничего не хотят знать. Следствием такого отношения стало включение одного из муниципальных архивов области сначала в состав МФЦ, а затем в учреждение, занимающегося обеспечением местной администрации.

 В качестве одного из решений, способствующих качественном комплектованию государственных и муниципальных архивов, является повышение эффективности осуществления регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле. И в частности, включение в перечень индикаторов риска нарушения обязательных требований следующего риска «непоступление на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии органа от контролируемого лица описей дел документов постоянного хранения и по личному составу в течение 3 лет с даты завершения дел в делопроизводстве».