null Основные задачи по формированию Архивного фонда в Мурманской области и пути их решения
В своем выступлении я бы хотела остановиться на основных моментах, отражающих организацию работы по формированию Архивного фонда с областными (муниципальными), организациями, федеральными структурами и ликвидированными организациями.
Основой качественного формирования Архивного фонда является системный подход к формированию списков источников комплектования.
В сводном списке источников комплектования архивных учреждений области 805 организаций и 29 держателей личных фондов. Динамика изменения сводного списка представлена на слайде (слайд 2).
В соответствии с требованиями нормативов в нашем регионе обеспечено 100% включение в списки исполнительных органов Мурманской области и органов местного самоуправления. Как правило, вновь созданные структуры включаются в списки источников не позднее 2-х лет с даты создания (слайд 3).
Поскольку одним из определяющих критериев при включении в список источников сегодня становится форма собственности, Министерство ориентирует муниципальные и государственные архивы на 100% охват государственных и муниципальных учреждений в списках. Архивы содержатся за счет областного бюджета и бюджета муниципалитетов, их задача - в первую очередь обеспечить организацию работы по упорядочению документов организаций областной и муниципальной собственности
(слайд 4).
В списки источников включены 70% областных организаций; охват организаций в муниципалитетах колеблется от 25% до 100%.
На слайдах представлена динамика показателей по формированию Архивного фонда (слайды 5, 6, 7, 8).
Успешной оказалась практика подготовки ежегодных распоряжений правительства области по утверждению графиков представления на ЭПК номенклатур и описей дел исполнительных органов. Благодаря распоряжениям мурманскому госархиву удается удерживать 100 % уровень упорядочения документов в структурах правительства региона.
Мы пытаемся организовать работу по изданию распорядительных документов аналогичного содержания уже исполнительными органами в отношении своих подведомственных организаций. У нас есть опыт подготовки такого приказа Министерством образования, но он оказался неудачным, поскольку Министерство не контролировало его исполнение. Сейчас у нас на контроле вопрос по учреждениям здравоохранения.
По нашей рекомендации Минздрав издал приказ, которым обязал главных врачей ЦРБ обеспечить в 2024 г. разработку номенклатур в соответствии с утвержденным федеральным Минздравом перечнем и организовать ежегодную работу по описанию и передаче документов. Ждем результаты его исполнения. Если и этот приказ не сработает, будем направлять организациям - задолженникам предостережения.
В последние 2 года и государственные, и муниципальные архивы активизировали работу по оптимизации списков источников комплектования. Из списков исключаются организации, которые отказываются работать с архивами на условиях, определенных нормативами: ежегодное упорядочение, своевременная передача дел на хранение. В основном, это негосударственные и общественные организации.
Параллельно проводится выверка списков источников НТД и КФФД. Подавляющее число организаций, значившихся в списке источников НТД, будут исключены, поскольку они перестали заниматься проектными и изыскательскими работами.
Список источников КФФД также сократится из-за того, что редакции отказываются передавать в архивы документы, ссылаясь на Гражданский Кодекс, в соответствии с нормами которого являются правообладателями исключительного права фото и видео произведений, созданных в рамках выполнения служебных заданий штатными специалистами.
Федеральные организации составляют 20 % сводного списка.
В соответствии с законом об архивном деле государственные архивы работали с федеральными организациями на основе соглашений о сотрудничестве.
После того, как в 2020 г. от Росархива поступила информация о том, что принято решение о строительстве архива, который будет обслуживать федеральные органы Центрального и Северо-Западного округов и теперь регионы вправе принять окончательное решение о продолжении либо прекращении работы с федералами, мы вернулись к обсуждению этого вопроса. Позиция наша осталась прежней: без документов, отражающих развитие в регионе судебной и финансовых систем, высшего образования, статистики Архивный фонд Мурманской области был бы не полон.
В списках источников государственных архивов 74 территориальных органа и федеральных организаций.
Но на сегодняшний день складывается ситуация, когда мы будем вынуждены отказаться от работы с федеральными структурами. По итогам приема в 2023 г. загруженность обоих госархивов составила 95%. Оставшиеся 5% будут заняты крупными комплексами документов по личному составу ликвидирующихся организаций, которые уже поступают в архивы. Вопрос с выделением дополнительных помещений решается тяжело. Для того, чтобы обеспечить плановый прием от областных организаций освободим часть площадей за счет передачи в архив нотариальной палаты 4,5 тыс. номенклатурных дел. Мы помним о рекомендациях Росархива не передавать в нотариальные архивы номенклатурные дела, включенные состав Архивного фонда, но мера эта для нас вынужденная, а федеральное законодательство позволяет нам сделать это. И 7,5 тыс. дел за муниципальный период будут переданы в муниципальные архивы.
Поскольку практически у всех федеральных организаций обеспечен 100% уровень упорядочения и нет задолженности по передаче документов на хранение, мы бы хотели, чтобы работа архивов не пропала даром. Мы провели рабочие консультации с Росархивом. В настоящее время ГАРФ занимается сбором сведений о федеральных организациях в регионах Северо-Запада для включения их уже в свой список источников. И если бы удалось передать организации из списка в список, это было бы оптимальным решением вопроса. В Методических рекомендациях, подготовленных Росархивом, расписан порядок работы федеральных организаций по разработке номенклатур и описанию документов, но мы понимаем, что если они останутся без контроля со стороны архива, работа по упорядочению документов проводиться не будет.
В перезаключении соглашений по оказанию консультационных услуг на безвозмездной основе смысла не видим. Методическая поддержка занимает немало времени, и лучше если эти силы будут потрачены на работу с организациями, документы которых будут поступать в архив.
В ходе передачи организаций планируем согласовать с ГАРФом вопрос о том, чтобы облстат остался в списке источников мурманского госархива, но обсуждаться он будет непосредственно при передаче организаций.
В отношении работы с ликвидированными организациями задача одна – обеспечить контроль за передачей документов ликвидированных организаций в полном объеме без утрат.
Конечно, ответственность за подготовку документов к передаче в архив, обеспечение передачи документов на хранение лежит на конкурсных управляющих и ликвидаторах. В этом вопросе и федеральный, и региональный законы очень хорошо защищают интересы архивов. По сути архивисты могут просто ждать, когда им привезут обработанные и описанные документы. Но мы прекрасно понимаем, что такая позиция чревата угрозой утраты документов, поэтому, на наш взгляд, очень важно, чтобы архив как можно раньше подключился к организации упорядочения документов, тем более если речь идет о крупном предприятии.
В работе с ликвидирующимися источниками комплектования, даже если речь идет о десятках тысяч передаваемых дел, архивы, как правило, справляются самостоятельно. Основные проблемы возникают с организациями, которые находились вне списков.
Мы ориентируем архивы на то, чтобы они постоянно мониторили ситуацию на территориях комплектования, хотя бы раз в квартал просматривали картотеку арбитражных дел. Серьезной проблемой является то, что существует временной разрыв между увольнением персонала с предприятия и возбуждением процедуры банкротства. И акты передачи документов конкурсным управляющим, как правило, не составляются. И в случае отсутствия акта передачи недобросовестные конкурсные пользуются этим, делая вид, что не подозревают о существовании документов, которые необходимо обработать и передать в архив.
Наличие акта передачи важно еще и потому, что у Росреестра как надзорного органа есть возможность привлекать к ответственности недобросовестных управляющих. Но для этого в обязательном порядке нужно подтверждение, что документы конкурсному управляющему были переданы.
Если конкурсный игнорирует наличие документов, которые необходимо передать в архив, рекомендуем силами специалистов архива выйти на предприятие, провести фотосъемку имеющихся документов, составить акт обследования документов и условий хранения. Подготовленный акт направить конкурсному управляющему либо его представителю. Эти рекомендации основаны на опыте работы архивного отдела. Подобным образом мы актировали документы Управления механизации строительства, после чего была начата их обработка.
На ЭПК мы внимательно отслеживаем полноту состава документов, включенных в описи. Если выявляем неполноту, подключаемся к розыску.
В качестве иллюстрации - недавняя история с документами по личному составу ООО «Косам». Второе по величине предприятие в г. Снежногорске; конкурсный направил на ЭПК описи, в которых отсутствовали лицевые счета. Первая мысль была, что уничтожили для того, чтобы минимизировать расходы на обработку. Но конкурсный уверял, что не делал этого. Единственным выходом было организовать осмотр помещений предприятия, ведь зачастую документы кадровой службы и бухгалтерии хранятся в разных местах. Сделать это было не так просто: территория закрытая, огромная, к этому времени уже обесточенная. Специалистам муниципального архива мы поставили задачу отыскать бывших работников бухгалтерии предприятия, чтобы они в ходе осмотра показали возможные места хранения лицевых счетов, а мы, со своей стороны, обеспечили доступ на территорию. И лицевые счета были найдены (слайд 9). В полном объеме, в прекрасном состоянии. Они уже обработаны и поступили на хранение.
Но гораздо чаще специалистам нашего отдела приходится выступать в роли координатора в работе с ликвидирующимися организациями.
Уже несколько лет мы держим под контролем ситуацию с 8 тыс. дел ОАО «Ковдорслюда». Для того чтобы организовать обработку документов в Ковдоре (у нас в области нет организаций, которые бы занимались обработкой документов), удалось убедить администрацию муниципалитета предоставить помещение, внести изменения в устав муниципального учреждения «Центр услуг», добавив им функцию по обработке, создать своеобразный накопительный счет, чтобы конкурсный мог собрать необходимую для обработки сумму. Положение осложнялось тем, что имущества у «Ковдорслюды» уже почти не осталось, прежний конкурсный потратил более 1 млн руб. якобы на обработку, но документы не обработал. И мы более 2-х лет принимали участие в судебных заседаниях на стороне уже нового конкурсного, пытаясь вернуть эти деньги. Деньги вернуть удалось. Большая часть документов обработана и уже в архиве. Эта история научила нас не боятся судебных процессов, в них можно принимать участие, даже не имея юридической поддержки, как было в нашем случае. Все отзывы для судебных заседаний мы готовили сами.
И совсем необычный для нас опыт с примером самоорганизации граждан мы получили, работая над передачей на хранение документов ликвидированного негосударственного института бизнес-образования. Институт 20 лет проработал в Мурманске, обучение в нем прошли более 8 тыс. человек. Институт прекратил деятельность, сведения о дипломах в федеральный реестр не вносил. В ходе каких-то темных схем ректором института стал предприниматель средней руки, которому удалось вывести из собственности института здание и все имущество. Выделить пусть даже минимальные средства на обработку документов он отказался.
Было много обращений бывших студентов, работников кадровых служб из нашего и других регионов. Людей не принимали на работу, военные и представители силовых структур не могли получить очередные звания и должности. Это была очень болезненная социальная проблема. Деньги на обработку взять было негде, допустить передачу документов в архив в необработанном виде было нельзя, чтобы не создавать прецедент.
Мы постоянно отслеживали перемещения документов, поддерживали контакт и с ректором, и с инициативной группой бывших студентов МИБО, костяк которой составляли силовики и юристы. И когда они поняли, что иного пути кроме как найти средства на обработку документов нет - бывшие студенты собрали деньги через соцсети. На одного из участников этой группы было оформлено ИП, оно заключило договор на обработку с частным лицом. Поскольку собранная сумма была недостаточной, обработчик обеспечил научно-техническую обработку, а мурманский муниципальный архив уже своими силами провел описание документов, и он же контролировал качество обработки. И хотя прошло уже 3 года с момента поступления документов в архив, недели не проходит, чтобы архив не получил запрос по этому фонду. Это лучшее подтверждение того, что усилия были потрачены не напрасно.
В завершение хочу сказать, что, конечно, проблем с организацией передачи в архивы документов ликвидированных организаций возникает много и самых разных, но мы (и специалисты отдела, и работники архивов) стараемся не опускать руки даже в самых казалось бы безнадежных ситуациях. Это наше понимание социальной ответственности архивов перед гражданами. И решения приходят даже в самых сложных случаях.