Первые шаги по организации архива и сбору документальных материалов были предприняты после ленинского декрета от 1 июня 1918 г. о реорганизации и централизации архивного дела.

В соответствии с временным положением о губернских архивных бюро, утвержденным ВЦИКом 20 ноября 1922 года, в Петрограде в 1922 году создается Архивное бюро, реорганизованное в 1931 г. в Архивное управление, в ведение которого перешли хранилища, сосредоточившие фонды местных учреждений, как дореволюционного, так и послереволюционного периода.

На 1 января 1936 г. Ленинградский областной архив, находящийся в ведении Ленинградского областного Архивного управления, которое в свою очередь подчинялось Центральному Архивному Управлению и Ленинградскому областному исполкома, имел следующую структуру:

1. Архивохранилище № 1 архива Октябрьской революции с секретным отделением при нем

2. Архивохранилище № 2 архива Октябрьской революции

3. Архивохранилище № 3 архива Октябрьской революции

4. Архивохранилище № 4 архива Октябрьской революции

5. Военный архив с секретным отделением при нем

6. Архивохранилище № 1 Исторического архива

7. Архивохранилище № 2 Исторического архива

8. Фото-архив

9. Архивно-справочная библиотека

10. Новгородское отделение областного архива

В условиях все возрастающего объема работы чрезмерная централизация руководства архивами постепенно стала изживать себя. Еще 16 февраля 1931 г. постановлением Малого Президиума Леноблисполкома Архивному Управлению были представлены права самостоятельного отдела Исполкома. Вопрос об организации самостоятельных Архива Октябрьской революции и Исторического архива, подчиненных Архивному управлению, встал на совещании ответственных работников Ленинградского областного архивного управления ЛОАУ 28 декабря 1935 г. Своевременность такой перестройки отмечали в своих выступлениях участники совещания. 21 августа 1936 г. из состава Ленинградского областного архива, входившего в ЛОАУ, по постановлению Президиума Облисполкома выделено 4 оперативно-самостоятельных архива: Исторический архив, архив Октябрьской революции, Военный архив и фото-архив.

В дополнение к постановлению Президиума Облисполкома от 21 августа 1936 г. вышло распоряжение Центрального Архивного Управления за № 93 о четком разграничении между архивными фондами областного Исторического архива и областного архива Октябрьской революции, причем разграничительной датой является 1-е января 1917 г.

В архиве Октябрьской революции были созданы отделы:

1. Отдел Советского строительства

2. Отдел народного хозяйства

3. Отдел коммунального хозяйства

4. Отдел профсоюзов

5. Секретный отдел

В 1938 г. вся система архивных органов была передана в ведение Народного Комиссариата Внутренних дел (НКВД). На этой основе приказом НКВД СССР Областные архивные управления были реорганизованы в архивные отделы Управления Народного Комиссариата Внутренних дел (УНКВД). Государственные архивы, находящиеся в г. Ленинграде, были подчинены Архивному отделу УНКВД ЛО.

В июне 1941 г. было утверждено новое положение об архиве Октябрьской революции (АОР), определившие название, структуру и состав документальных материалов АОРа. Государственному архиву Октябрьской революции и социалистического строительства Ленинградской области (ГАОРСС ЛО), как его стали называть, в мае 1941 г. были переданы материалы ликвидированных областных архивов: военного архива и фото – архива на правах отделов ЛАОРСС ЛО.

В то время ГАОРСС ЛО имел следующую структуру:

1. Отдел фондов местных органов государственной власти и административного управления, суда и прокуратуры

2. Отдел фондов учреждений и организаций и предприятий народного хозяйства

3. Отдел фондов учреждений и организаций культуры, науки и быта

4. Отдел фондов военных учреждений

6. Отдел кино-фото документов

В марте 1946 года ГАОРСС ЛО переходит в ведение Архивного отдела Управления Министерства Внутренних дел Ленинградской области, преобразованного из УНКВД.

С 1956 года Архивный отдел из ведения УМВД был передан Ленгорисполкому.

В связи с изъятием архивов из состава Министерства внутренних дел в декабре 1961 года Архивный отдел УВД Леноблгорисполкомов был упразднен и решениями Ленгорисполкома от 29 декабря 1961 года и Леноблисполкома от 5 января 1962 года на базе отдела УВД ЛО организованы архивные отделы Ленгорисполкома и Леноблисполкома Советов депутатов трудящихся, ГАОРСС ЛО перешел в ведение городского.

В 1962-1965 годах изменилась структура архива, которая была окончательно закреплена приказом Архивного отдела от 20 апреля 1965 года и в основном сохраняется до настоящего времени. Были созданы функциональные отделы – ведомственных архивов, комплектования и экспертизы, хранения, научно – справочного аппарата, публикации и использования.

Решением Ленгорисполкома от 6 января 1964 года Государственный архив Октябрьской революции и социалистического строительства Ленинградской области был переименован в Ленинградский государственный архив Октябрьской революции и социалистического строительства Ленинграда (ЛГАОРСС), в архив в г. Выборге стал его филиалом.

Были организованы следующие функциональные отделы:

1. Отдел ведомственных архивов, комплектования и экспертизы

2. Отдел хранения

3. Отдел научно-справочного аппарата

4. Отдел использования

5. Отдел научно-публикаторский

6. Отдел научно-технической обработки документальных материалов в учреждениях, организациях и предприятиях г. Ленинграда (хозрасчетный).

Вскоре изменилась и подчиненность ЛГАОРСС: совместным решением Леноблисполкома и Ленгорисполкома от 14 марта 1969 года создано единое Архивное управление Леноблисполкомов Советов депутатов трудящихся.

Согласно постановлению Совета Министров РСФСР от 21 октября 1974 года ЛГАОРСС был преобразован в Центральный государственный архив Октябрьской революции и социалистического строительства Ленинграда (ЦГАОР Ленинграда) и отнесен к центральным государственным архивам РСФСР.

В соответствии с новой Конституцией СССР от 7 декабря октября 1977 года Архивное управление Леноблгорисполкомов Совета депутатов трудящихся стало именоваться Архивным управлением Леноблгорисполкомов Советов народных депутатов.

Согласно постановлениям Президиума Верховного Совета РСФСР «О структуре органов управления города Ленинграда» от 20 мая 1991 года и «О вступлении в должность мэров городов», от 24 июня 1991 года. Сессия Ленсовета с 1 июля 1991 года, его подразделения переданы Мэрии города.

По Указу Президиума Верховного Совета РСФСР от 6 сентября 1991 года Ленинграду было возвращено его историческое название Санкт-Петербург.

Согласно Указу Президента РСФСР от 22 августа 1991 года «О некоторых вопросах деятельности органов исполнительной власти в РСФСР» и постановлению главы администрации Ленинградской области от 25 октября 1991 года исполнительный комитет Ленинградского областного Совета народных депутатов прекратил свои полномочия, его функции перешли администрации Ленинградской области. Ликвидация аппарата Исполкома была произведена к 31 октября 1991 года.

С 1 ноября 1991 года Архивное управление стало именоваться Архивным управлением мэрии Санкт-Петербурга администрации Ленинградской области.

Распоряжением мэра Санкт-Петербурга от 16 декабря 1991 года ЦГАОР Ленинграда переименован в Центральный государственный архив Санкт-Петербурга (ЦГА Санкт-Петербурга).

В соответствии с распоряжениями мэра Санкт-Петербурга от 26 марта 1995 года и Губернатора Ленинградской области от 22 марта 1995 года Архивное управление стало назваться Архивным управлением мэрии Санкт-Петербурга и правительства Ленинградской области.

На основании Закона Санкт-Петербурга от 8 октября 1996 года № 112-44 «О структуре Администрации Санкт-Петербурга» Архивное правление стало называться Архивным управлением администрации Санкт-Петербурга и правительства Ленинградской области.

Совместным распоряжением Администрации Санкт-Петербурга и губернатора Ленинградской области от 10 апреля 2002 года №546-р/160-рг управление реорганизовано в Архивный комитет администрации Санкт-Петербурга и правительства Ленинградской области.

Центральный государственный архив Санкт-Петербурга по-прежнему остается одним из крупнейших в городе. В списке источников комплектования числится около 600 организаций, в том числе местные органы власти, правительство города и области, основные городские ведомства (комитеты и управления), крупные государственные предприятия, банки и акционерные общества (с последними архив заключает договоры) и др. Архив контролирует и организует делопроизводство всех учреждений, состоящих у него на учете, а также оказывает методическую и консультативную помощь всем заинтересованным организациям, а также является общегородским центром справочной работы с населением.

В соответствии с постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 08.10.2007 № 1272, было создано Санкт-Петербургское государственное учреждение «Центральный государственный архив Санкт-Петербурга».

В соответствии с распоряжением комитета по управлению городским имуществом от 06.10.2011 № 2384-рз Санкт-Петербургское государственное учреждение «Центральный государственный архив Санкт-Петербурга» переименовано в Санкт-Петербургское государственное казенное учреждение «центральный государственный архив Санкт-Петербурга».

Учредителем учреждения является город Санкт-Петербург в лице КУГИ и Архивного комитета Санкт-Петербурга. Учреждение находится в ведении Архивного комитета Санкт-Петербурга, осуществляющего бюджетные полномочия главного распорядителя бюджетных средств.

Приказы, распоряжения директора по основной деятельности, протоколы заседания ЭПК архива, дирекции, комиссии по розыску не обнаруженных дел, планы, отчеты, штатное расписание, сметы расходов, документы профкома, первичной организации КПСС за 1967–1994 гг.; документы по гражданской обороне март–май 1963 г.; личное дело Веретинской Антонины Владимировны январь 1932–июнь 1941 г.; положение о государственном архиве Октябрьской революции и социалистического строительства Ленинградской области от 6 июня 1941 г.; положение о ЦГА СПб, приказы директора, протоколы заседаний ЭПМК, сметы, штатные расписания, планы, отчеты, переписка с Архивным управлением и другими учреждениями по научно-издательской работе и использованию документов, коллективные договора за 1995–2015 гг.