null 2.2.5. Количество листов в деле (Графа 5).
В данную графу вносятся данные о количестве листов в деле. Для дел, содержащих письма, открытки, телеграммы, фотографии, рисунки, указывается также и количество документов. Количество листов и документов вносится в графу в виде дроби, где числитель – количество документов, а знаменатель – количество листов.
Пример 40:
Если дело содержит: 2 письма = 4 листа; 1 телеграмма = 1 лист; 3 фотографии =3 листа, то данные о количестве листов и документов выглядят так:
| 2п 1тел 3ф |
Пример 41:
| 32 |
| Письма Беспрозванного Леонида Владимировича, актера и режиссера (Ангарск). Т.1. | 12.01.1975 | 33п 1тел 1ф |
|
Бывают случаи, когда на одном листе напечатаны несколько фотографий или на одном листе художник запечатлел разное количество рисунков.
Пример 42:
| 12 |
| Фотографии Л.К.Колесова в роли Ивана Колосова ("Любовь Яровая"), сыгранной в Краснодарском театре Ревсатиры. | 1928 | 3ф |
|
Пример 43:
| 8 |
| Белоусов П.П. [Самарканд ]. | [1943 ] | 15рис |
|
Количество фотодокументов и рисунков, указанное в Графе 5, позволяет оперативно получать сведения о наличии изобразительных документов в пределах каждой описи, и, таким образом, всего фонда. Это особенно важно при ведении учета этих видов документов (Примеры 12-14, 17, 22, 41-43, 45).
Такая форма учета документов способствует обеспечению их сохранности в процессе использования, а кроме того, помогает пользователям определиться в объеме и содержании предстоящей им работы.