4. Составление актов и списков печатных изданий - Архивы Санкт-Петербурга

4.1.  Составление актов на выделенные из фонда печатные издания

4.1.1.  В результате проведения экспертизы ценности документов личного фонда на стадии их научного описания из состава фонда выделяются 2 группы печатных изданий:

• для передачи  в НСБ;
• не подлежащие хранению.

4.1.2. На печатные издания, выделенные из фонда, как не подлежащие хранению, составляются акты:

• о возврате архивных документов собственнику;
• о выделении к уничтожению.

4.1.3. Акт о возврате архивных документов собственнику (в том числе печатных изданий) составляется в том случае, если фондосдатчик выразил желание принять обратно документы не подлежащие хранению ( Приложение 7 ).

4.1.4.   На все документы (в том числе и печатные издания), выделенные из фонда как не подлежащие хранению, составляется акт ( Приложение 8 ).

4.1.5.  На печатные издания, подготовленные для передачи в НСБ, составляется  акт-список или акт и список (см. п. 2.2.9.).

4.1.6. Если из фонда выделено для передачи в НСБ большое количество печатных изданий, составляются списки на каждый вид издания (брошюры, книги и др.).

4.2. Оформление списка печатных изданий.

4.2.1.   Основные принципы группировки библиографических описаний в списке 

4.2.1.1.Список включает библиографические описания печатных изданий, составленных на основе их анализа, и расположенных (сгруппированных) в определенной последовательности.  

4.2.1.2. В зависимости от состава и содержания включенных в список печатных изданий и их количества, применяют те или иные принципы группировки библиографических описаний:

• алфавитный;
• систематический;
• хронологический;
• персональный.

4.2.1.3. Наиболее часто используется алфавитный принцип расположения, при котором записи размещаются по алфавиту фамилий авторов (фамилии соавторов во внимание не принимаются) или заглавий печатных изданий. Работы авторов-однофамильцев располагаются по алфавиту их инициалов, работы одного автора – по алфавиту заглавий книг и статей.

4.2.1.4.  Систематический принцип группировки применяется в том случае, когда массив библиографических описаний печатных изданий разбивается на несколько тематических разделов, каждый из которых может иметь свой заголовок. Внутри раздела библиографические описания располагаются в алфавитном или хронологическом порядке.

4.2.1.5.  Хронологический принцип применяется, когда библиографические описания располагаются по годам издания.

4.2.1.6.  Персональный принцип - размещение сведений о каком-то лице, а список подразделяется на два раздела: произведения автора и литература о его жизни и творчестве. Внутри разделов группировка по хронологическому принципу.

4.2.1.7.  Группировка по видам документов – это выделение в особые разделы списка источников, имеющих яркую специфику и требующих иных правил библиографического описания: нот, изоизданий, аудиовизуальных материалов, патентов и нормативно-технических документов, диссертаций, архивных материалов и т.д.

4.2.1.8. При составлении списка печатных изданий для передачи их в НСБ библиографическая информация в нем группируется по систематическому принципу:

• книги фондообразователя;
• книги  с  дарственными надписями;
• книги на иностранных языках;
• ноты
• другие издания.

4.2.1.9.    Книги  фондообразователя группируются по персональному принципу.

4.2.1.10. Книги с дарственными надписями группируются по алфавиту авторов или заглавий книг. Сведения об авторе дарственной надписи указывается в соответствующей графе списка (см.п. 4.2.2.27.).

4.2.1.11  Книги на иностранных языках и ноты группируются по алфавитному или хронологическому принципу.

4.2.1.12. Сокращения в библиографических описаниях применяют в соответствии с ГОСТ 7.12.-93.

4.2.1.13.  Печатные издания одного автора группируют по алфавиту их названий, авторов-однофамильцев - по алфавиту инициалов авторов. При перечислении нескольких печатных изданий одного автора его фамилию и инициалы указывают каждый раз. Печатные издания одного автора и его работы с соавторами располагаются в списке по алфавиту первых слов заглавий, при этом фамилии соавторов не учитываются.

4.2.2.Особенности составления библиографического описания печатного издания

4.2.2.1. Основным источником сведений для описания является титульный лист. Недостающие данные для описания могут быть взяты с оборота титульного листа, а также с обложки, издательского переплета, из оглавления, предисловия и др. 

4.2.2.2. Библиографические сведения, сформулированные на основе анализа печатного издания, а также заимствованные из источников вне печатного издания, приводят в квадратных скобках. Сведения, вызывающие сомнение, приводят в описании в квадратных скобках с вопросительным знаком.

4.2.2.3. Библиографическое описание составляется, как правило, на языке текста издания. В отдельных случаях допускается описывать на русском языке произведения печати, изданные на других языках. В этих случаях язык текста оговаривается в примечании.

4.2.2.4. В библиографических описаниях используются нормы современной орфографии, независимо от времени выхода печатного издания.

4.2.2.5.  Числительные приводятся в том виде, как они даны в источнике информации. Исключения: римские цифры и числительные в словесной форме заменяются арабскими цифрами при обозначении: а) порядковых номеров издания; б) года или дат выхода; в) номеров (выпусков) многотомного документа, периодического (журнала, газеты) или продолжающегося издания.

4.2.2.6. Количественные числительные обозначаются арабскими цифрами без наращения окончания (Например: «в 3 т.» (не «В 3-х т.»). Порядковые числительные приводятся,  наоборот, с приращением  окончаний по правилам грамматики языка, например: «2-е изд.» (не «изд. 2-е»). Без наращения окончания приводятся порядковые номера томов, глав, страниц, классов, курсов и т.д., если родовое слово («том», «глава» и т.п.) предшествует порядковому номеру: «Т. 1»; «Гл. 4»; «С. 127».

4.2.2.7.   Библиографическое описание может быть:

• под заголовком (авторское), начинающееся с фамилии автора или с наименования учреждения,   организации (коллективный автор);
• под заглавием, которое начинается с первого слова названия печатного издания.

4.2.2.8. Заголовок описания  - это фамилия и инициалы индивидуального автора (авторов) без слов, уточняющих его роль в создании документа, или со словами, подтверждающими его авторство. Если авторов несколько (но не более трёх), то приводится фамилия только первого автора, а сведения об остальных даются в области заглавия. Следует помнить, что начинают описание всегда с фамилии, а затем пишут инициалы имени и отчества.

Под заголовком составляют записи на следующие авторские документы:

• текстовые авторские произведения (художественные, монографии, статьи, доклады), лекции, учебники, авторефераты диссертаций и др.;
• электронные ресурсы: CD-ROM и другие диски, информационные материалы, представленные в Интернет, содержащие авторские произведения и др.

4.2.2.9.  Запись под заглавием означает, что в качестве первого элемента выбирается основное заглавие. Под заглавием описывают:

• произведения четырех и более индивидуальных авторов;
• произведения, в которых автор не указан;
• сборники произведений разных авторов, имеющие общее заглавие (сборники научных работ, труды, ученые записки, вне зависимости от характера их заглавия);
• сборники официальных документов любых учреждений и организаций, в том числе высших органов государственной власти и управления;
• комментированные издания отдельных законов и законодательных материалов, кодексы, сборники договоров различных стран и др.;
• различного рода справочники и справочные издания;
• учебные и методические пособия (кроме случаев авторского оформления).

4.2.2.10.  Если авторов больше четырех, то указываются фамилии трех первых авторов с добавлением слов «и др.». Если описываемое издание вместо автора имеет составителя, то в сведениях об авторстве следует указать степень его участия: «Сост.» (Составил), «Обр.» (Обработал), «Зап.» (Записал), «Перераб.» (Переработал), «Подгот.» (Подготовил), «Пер.» (Перевел).

4.2.2.11. Основное заглавие печатного издания приводится полностью в том виде, в каком оно дано в издании. Нельзя брать заглавие в кавычки, кроме тех случаев, когда кавычки имеются в авторских написаниях. В основном заглавии слова не сокращаются.

4.2.2.12. Параллельное заглавие отделяется от основного знаком равенства ( = ). Сокращения здесь также не допускаются.

4.2.2.13. Если основное заглавие сопровождается другим заглавием (дополняющим, уточняющим, поясняющим основное заглавие) или сведениями, относящимися к заглавию, то все они отделяются от предшествующего написания двоеточием ( : ).

4.2.2.14. Если основное или дополнительное заглавие состоит из нескольких самостоятельных по содержанию, суверенных по смыслу слов, между которыми в источнике информации отсутствуют знаки препинания, то в описании они отделяются друг от друга точками (например: Мирабо. Меттерних. Франклин. Вашингтон. Линкольн : биогр. повествования).

4.2.2.15. Однородные сведения, относящиеся к заглавию, разделяют между собой теми знаками препинания, которые имеются в источнике (например: Италия : Рим – Милан – Венеция – Флоренция : путеводитель). При отсутствии знаков между ними их разделяют запятыми (Санкт-Петербург : Петергоф, Царское Село, Павловск).

4.2.2.16.  После основного заглавия в квадратных скобках с прописной буквы указывается общее название материала: [Текст], [Карты], [Ноты], [Изоматериал], [Комплект] и т.д.

П р и м е р ы:

Любовь к трем апельсинам [Текст] : сказки, повести, пародии      

Ленинградская область  и  Санкт-Петербург [Карты] : подроб. автодорож.  карты

Музыка Вены [Ноты] : пьесы для юных пианистов.               

Да будет свет! [Изоматериал] : 2000-летию христианства посвящ. : альбом  репрод. 

4.2.2.17. Место издания приводится в полной форме в именительном падеже (Новосибирск, Томск, Киев, Париж и т.д.), за исключением следующих сокращений: Москва – М., Ленинград – Л., Санкт-Петербург – СПб. (Спб.), Петербург – Пб., Петроград – Пг., Ростов-на-Дону – Ростов н/Д., Нижний Новгород – Н.Новгород.

4.2.2.10.  Если в книге указаны два места издания, то указываются оба и в описании между ними ставится точка с запятой ( ; ), независимо от того, какие знаки стоят на титульном листе (там часто ставится тире). Если на титульном листе помещено три или более мест издания, то в описании можно дать их перечисление (через точку с запятой), или указать первое из перечисленных и поставить в квадратных скобках «[и др.]»

4.2.2.18.  Если место издания неизвестно (не указано на титульном листе и его не удалось установить), то в описании пишется в квадратных скобках: [Б.м.] (Без места).

Н а п р и м е р: Мейер Г. У истоков революции / Г.Мейер. – [Б.м.] : Посев. 1971. – 256 с.

4.2.2.19. Наименование издательства  приводится в краткой форме без кавычек (если таковые не входят в само название издательства) и без слова "издательство" (если оно не входит в состав названия издательства): Наука, Мир, Высшая школа, Политиздат (Изд-во полит. лит-ры), Госполитиздат (Гос. изд-во полит. лит-ры), Соцэкгиз (Изд-во социально-экономич. лит-ры) и т.д. Название издательства сокращается в соответствии с общепринятыми сокращениями. Если в название издательства входят сведения о форме собственности издателя (АО [акционерное общество], ООО [общество ограниченной ответственности], ЗАО [Закрытое акционерное общество] и т.д.), их, как правило, опускают.

4.2.2.20. Если в название издательства входит в качестве географического прилага-тельного место издания, то это описывается так: в издании – Воронежское книжное издательство; Горьковское книжное издательство; в описании – Воронеж: Кн. изд-во; Горький: Кн. изд-во.

4.2.2.21.  Филиалы и отделения издательства в описании приводятся через запятую: Наука, Ленингр. отд-ние .

Н а п р и м е р:  Анисимов Е.В. Податная реформа Петра I : Введение подушной подати в России,   1719-1728 гг. / Е.В.Анисимов ; под ред. Н.Е.Носова. – Л. : Наука, Ленингр. отд-ние, 1982.         

4.2.2.22. При наличии двух издательств приводят наименование обоих, каждому предшествует двоеточие ( : ) .

Н а п р и м е р:  Российский историко-бытовой словарь / авт.-сост. Л.В.Беловинский. – М.: Студия «ТРИТЭ» : Рос. архив, 1999. – 528 с.               

4.2.2.23. При отсутствии сведений об издательстве на титульном листе издания в описании указывается: [Б.и.] (Без  издательства).

Н а п р и м е р: Страны мира : краткий полит.-экон. справочник. – [Б.м. ; Б.и.], 1996. – 556 с.

4.2.2.24. В тех случаях, когда в издании вместо наименования издательства указана фамилия издателя, книготорговца, типографии и т.д., то эти данные указываются после года издания и помещаются в круглых скобках; при этом в описании сохраняются слова «Т-во» (Товарищество), «и К°» (и компания) и т.д.: (Тип. т-ва И.Д.Сытина).

Н а п р и м е р:  Соловьев М.С. Указатель к истории России с древнейших времен Сергея Михайловича Соловьева / М.С.Соловьев. – СПб., 1911 (Т-во «Обществ. польза»).  

4.2.2.25.  Год издания обозначается арабскими (независимо от формы написания в книге обязательно арабскими) цифрами и без слова «год» (даже если это слово присутствует на титульном листе).

Н а п р и м е р: в  издании: MDCCCVI, MDCCCILIX, MIMX, 1934 год; в описании: 1806, 1849, 1910, 1934.                        

4.2.2.26.  Если в документе год издания не указан и его не удалось установить, то датой выхода можно считать дату подписания книги в печать или дату авторского права (копирайт). Если же год издания установить невозможно, то приводят предполагаемую дату издания с соответствующими пояснениями. Обозначение "Б.г." (без года), разрешаемое предыдущим стандартом, действующим ГОСТ отменено. 

Н а п р и м е р:  Каталог книг, отпечатанных в типографии императорского Казанского  университета с 1800 по 1896 год / сост. А.Т.Соловьев, Н.Ф.Катанов. – [2-е   изд.]. – Казань, [1896?]. – 435 с.

4.2.2.27.        В сведения о наличии дарственной надписи на печатном издании входит информация: об авторе дарственной надписи, адресате, дате. Если дарственная надпись адресована фондообразователю, можно использовать сокращение «ф/о».

Н а п р и м е р: (Описание книги из личного фонда поэта И.Л.Михайлова).

4.2.2.28.    Список (списки) печатных изданий, переданных в НСБ, прикладывают ко всем 3 экземплярам описи личного фонда как элемент НСА описи и располагаются в описи личного фонда после всех указателей, а если таковые отсутствуют – после списка сокращений.

4.2.2.29.  После того, как переданные печатные издания поставлены на учет в НСБ, заполняется графа списка «Библиотечный шифр» для удобства использования документов личного фонда в полном объеме.