2. Отбор печатных изданий на хранение - Архивы Санкт-Петербурга

Понятие «отбор» определяется в современных толковых словарях как «выделение чего-либо из какой-либо среды». Применительно, например, к библиотечному делу данный термин дефинируется как «определение в процессе комплектования библиотечного фонда целесообразности приобретения или хранения уже имеющихся документов». Отбор есть процесс поиска и оценки документов в общем массиве и извлечение наиболее ценных для включения в библиотечный и/или архивный  фонд в целях последующего использования потребителями информации. В основе отбора документов лежат определенные критерии, которыми руководствуется работник. 

Поскольку печатные издания в составе конкретного личного фонда имеют  тесные  внутрифондовые и межфондовые документные связи, критерии отбора печатных изданий на хранение, сформулированы в настоящих рекомендациях в архивоведческом аспекте с учетом  критериев ценности документов личного происхождения.

2.1.   Критерии отбора печатных изданий

2.1.1.   Отбор печатных изданий на хранение проводится на основе критериев,  связанных прежде всего  с личностью фондообразователя и документов его личного архива: историко-культурным значением его творчества и деятельности; кругом его общения и личных интересов;  степенью сохранности и составом документов его личного архива и др.

2.1.2.  Если при передаче личного архива владелец выражает желание передать в государственный архив книжные издания научно-справочного характера (справочники, энциклопедии, словари, монографии о деятелях литературы и искусства, издания по теории литературы и искусства и т.п.), не имеющие непосредственного отношения к передаваемому  личному архиву, но имеющие отношение к профилю деятельности государственного архива, такие издания могут быть приняты на хранение.

2.1.3.   На хранение отбираются   печатные издания двух основных групп:

1 группа. Издания, представляющие ценность для личного фонда;                

2 группа. Издания, представляющие самостоятельную ценность в рамках       профиля государственного архива.

2.1.4. Основными критериями отбора печатных изданий 1 группы являются:

• значение творческой, служебной и общественной деятельности фондообразователя;
• история фонда и его состав (степень сохранности и полноты фонда, наличие документов, собранных фондообразователем или отложившихся в фонде и отражающих круг его интересов; профессиональные, служебные, родственные и дружеские связи);

   В состав печатных изданий 1 группы входят:

• издания произведений фондообразователя (в том числе книги, брошюры, журналы, сборники, газеты с отдельными публикациями, каталоги выставок);
• литература о жизни и творчестве фондообразователя;
• коллекции (подборки) печатных изданий (книги, ноты, газеты, листовые издания), собранные фондообразователем;
• издания с дарственными надписями, авторской правкой, вставками и пометами;
• издания произведений фондообразователя с читательскими пометами;
• личные библиотеки известных деятелей литературы и искусства.

2.1.5.    Основными критериями отбора печатных изданий 2 группы являются:

• значение творческой, служебной и общественной деятельности автора изданного произведения;
•  время и место его издания;
• внешние особенности печатного издания;
• взаимосвязи с другими изданиями (повторяемость и дополнение информации);
• практическое значение печатного издания для деятельности государственного архива.

     В состав печатных изданий 2 группы входят:

• издания (в том числе с дарственными надписями, правкой и пометами) произведений деятелей литературы и искусства (в том  числе являющихся  фондообразователями государственного архива) и литература об их жизни и творчестве, не имеющие непосредственного отношения к личному фонду, в составе которого отложились;
• научно-справочные издания по профилю деятельности государственного архива (по согласованию с НСБ);
• ценные и редкие издания по профилю деятельности государственного архива (по согласованию с НСБ).

2.2 Организация работы с печатными изданиями на этапе комплектования архива документами личного происхождения

2.2.1.  На стадии отбора документов личного архива необходимо  ознакомиться с видами и тематикой  печатных изданий, передаваемых в составе личного архива,  чтобы оценить: их значимость (для комплектующегося фонда, архива в целом), объем, степень сохранности.

2.2.2.   При проведении работы по отбору печатных изданий (книг, журналов, альбомов) на месте хранения личного архива работник, ведущий комплектование фонда, может осуществлять отбор вместе с работниками структурных подразделений архива, ответственных за: НСБ и/или научное описание документов личного происхождения.      

2.2.3. Если при передаче личного архива владелец передает в   государственный архив научно-справочные издания, не имеющие непосредственного отношения к передаваемому им личному архиву, то отбор и прием этих материалов необходимо проводить работнику НСБ самостоятельно (см.п.2.1.2.).

2.2.4.   Если объем предлагаемых владельцем печатных изданий значителен, а тематика многообразна,  вопрос приема на хранение таких комплексов печатных изданий (коллекций печатных изданий, собранных фондообразователем; личных библиотек деятелей литературы и искусства) согласовывается с экспертно-проверочной методической комиссией государственного архива (далее – ЭПМК). В таких случаях предварительно составляется список предлагаемых печатных изданий или справка об их тематическом и/или видовом составе с указанием объема (количество: экземпляров, папок, коробок или др.) для рассмотрения на заседании ЭПМК.

2.2.5. Необходимо поставить владельца в известность (в том случае, если это условие не является одним из пунктов договора между государственным архивом и владельцем) о возможном возврате ему отдельных документов (в том числе печатных изданий)  после проведения экспертизы ценности документов фонда на стадии их научного описания.

2.2.6. При первичной экспертизе ценности документов на стадии составления сдаточной описи документов фонда все печатные издания необходимо включить в состав фонда. Основная экспертиза ценности печатных изданий проводится на стадии научного описания личного фонда.

2.2.7.  При формировании условных дел в процессе составления сдаточной описи вырезки из газет и журналов с произведениями фондообразователя помещаются в раздел «Рукописи»,  со статьями и заметками о фондообразователе или рецензиями на его произведения – в раздел «Документы о фондообразователе».

2.2.8.  Все книги, брошюры, газеты, журналы и другие печатные издания книжного и журнального типа включаются в сдаточную опись в раздел «Печатные издания», расположенный в конце сдаточной описи перед разделом «Музейные предметы» (если таковой раздел имеется) и группируются на:   

• издания с произведениями фондообразователя и о нем;
• издания с иллюстрациями фондообразователя;
• издания с правкой и/или пометами фондообразователя;
• издания с дарственными надписями фондообразователю;
• печатные издания, собранные автором и/или представляющие собой редкие и ценные издания.

2.2.9. Если в состав фонда вошли печатные издания научно-справочного характера, не связанные с жизнью и деятельностью фондообразователя,  не имеющие каких-либо помет и не являющиеся редкими и ценными, такие издания могут передаваться в НСБ до проведения научного описания документов фонда. В этом случае составляется акт-список     (Приложение 4), а если изданий большое количество – акт и список печатных изданий (Приложения 5, 6) в 3-х экземплярах.   Один экземпляр акта и списка передается вместе с печатными изданиями в НСБ,  другой – в главному хранителю, третий – остается в структурном подразделении, передавшем в НСБ печатные издания.