null 2. Виды выставок. Порядок организации работы архива по подготовке выставок документов
2.1. Выставка документов организуется архивом самостоятельно или совместно с другими архивами и организациями.
2.2. Архив может в установленном порядке принимать участие в подготовке и проведении международных, всероссийских, региональных, межархивных, межотраслевых выставок.
2.3. Выставки подразделяются на несколько видов: по месту демонстрации, по времени функционирования, по тиражированию.
2.3.1. По месту демонстрации выставка может быть стационарной и передвижной
2.3.1.1. Стационарная выставка должна размещаться в специально предназначенном помещении, оснащенном специальным оборудованием, обеспечивающим сохранность экспонатов.
2.3.1.2. Передвижная выставка предназначается для демонстрации её в соответствующих местах заинтересованных предприятий, учреждений, организаций.
2.3.2. По времени функционирования выставка может быть постоянной и временной.
2.3.2.1. Постоянная выставка организуется на длительный срок и действует в течение нескольких лет.
2.3.2.2. Временная выставка организуется на определенный, обычно, непродолжительный срок (от одного дня до нескольких месяцев).
2.3.3. По тиражированию выставка может быть однокомплектной, изготовленной в одном экземпляре, и многокомплектной, размноженной в нескольких экземплярах.
2.4. Планирование работы по подготовке выставок документов начинается с выбора темы. Основные критерии при выборе темы – познавательная ценность, актуальность.
2.4.1. Планирование работы предполагает наличие документальной базы по теме, изучение вопроса о возможности совместной подготовки выставки с другими заинтересованными учреждениями, степени их участия в работе, наличие финансовых и оформительских средств на подготовку выставки.
2.4.1.1. В перспективном плане государственного архива формулируется общая направленность тематики выставок и дается возможное перечисление тем.
2.4.1.2. На основе перспективного плана составляется годовой план, где тематика выставок конкретизируется, указываются сроки подготовки выставки и исполнители.
2.4.1.3. При определении бюджета времени на подготовку выставки следует руководствоваться «Типовыми нормами времени и выработки на основные виды работ, выполняемые в государственных архивах», а также местными нормами, разработанными в архиве.
2.5. При организации выставки документов разрабатывается её тематический план (концепция), тематико-экспозиционный план, составляется смета расходов.
2.5.1. Тематический план (концепция – ведущий замысел, руководящая идея выставки) определяет:
2.5.1.1. структуру выставки, т.е. её основные разделы, подразделы, тематические группы и их содержание;
2.5.1.2. перечень фондов, соответствующих разделов каталога фотодокументов, по которым будет производиться выявление и отбор документов;
2.5.1.3. перечень других архивов и учреждений (музеев, библиотек), где предполагается провести дополнительное выявление документов.
2.5.1.4. Тематический план при необходимости согласовывается с организациями-соисполнителями, рассматривается ЭМК архива, утверждается руководством архива.
2.5.1.5. На основе тематического плана проводится выявление и отбор документов, составляется перечень выявленных документов.
2.5.2. Тематико-экспозиционный план – основной документ, по которому создается экспозиция выставки, составляется на основе тематического плана и перечня отобранных для выставки документов.
2.5.2.1. Все выявленные документы нумеруются (нумерация валовая, но при наличии разделов, тематических групп может быть отдельной по каждому разделу).
2.5.2.2. В тематико-экспозиционный план включается аннотированный перечень отобранных для экспонирования документов с обязательным указанием: даты документа или события, подлинности или копийности документов, архивного шифра, размеров документа, места расположения экспоната (щит, витрина, (их номер)), систематизированных в соответствии с разделами (подразделами, тематическими группами) выставки, а внутри – в соответствии с присвоенными номерами каждому экспонату.
2.5.2.3. Тематико-экспозиционный план составляется учреждением – организатором выставки.
2.5.2.3.1. Государственные архивы, не являющиеся организаторами выставки, составляют аннотированный перечень документов, отобранных для выставки.
2.6. По завершении работы выставки оформляется дело выставки, содержащее планы, тексты лекций, информации об открытии выставки, рецензии и отзывы о выставке, справки, отчеты о количестве посетителей и др.
2.6.1. Дело выставки хранится постоянно вместе с общим делопроизводством архива – организатора выставки.