null 4. Порядок взаимоотношений архива и учреждения – устроителя выставки
4.1. Отношения архива и учреждения – устроителя выставки оформляются договором, в котором максимально полно фиксируются обязательства сторон. (Приложение 2)
4.2. При организации выставок, в том числе зарубежных по планам Росархива (Архивного комитета Санкт-Петербурга и Ленинградской области*) договор заключает Федеральная архивная служба (или Архивный комитет). В этом случае архивы передают документы Росархиву (Архивному комитету) под их ответственность по актам о выдаче дел во временное пользование. (Приложение 3)
4.3. В случае передачи документов для экспонирования учреждению, не являющемуся непосредственным устроителем выставки, архив заключает с ним договор, как с учреждением, несущим всю полноту ответственности за сохранность документов.
4.4. При организации выставки в помещении Выставочной галереи государственных архивов Санкт-Петербурга и Ленинградской области** возможна передача документов без заключения договора. В этом случае издается приказ председателя Архивного комитета.
4.4.1. В приказе максимально полно отражаются взаимоотношения и ответственность сторон, устанавливаются сроки проведения выставки и приема экспонатов на ответственное хранение, определяется порядок подготовки информационного обслуживания посетителей выставки.
4.4.2. На основании приказа руководство Центрального государственного архива историко-политических документов Санкт-Петербурга (ЦГАИПД СПб), в ведении которого находится Выставочная галерея, направляет в государственные архивы гарантийное письмо о передаче документов (экспонатов выставки) на ответственное хранение. (Приложение 4)
4.4.2.1. Передача документов госархивами осуществляется по актам выдачи дел во временное пользование.
4.5. Передача документов, предоставленных во временное пользование другим учреждениям, без согласия их владельца (архива) категорически запрещается.