null Приложение 5.1. Памятка по заполнению учетной карточки внешнего вида и физического состояния документов
ПАМЯТКА
по заполнению учетной карточки
внешнего вида и физического состояния документов
| № реквизита | Название | Необходимые пояснения |
| 1 | 2 | 3 |
| 1 | Название государственного архива | Указывается название госархива, представившего документы для экспонирования. |
| 2 | Выставка | Указывается название выставки |
| 3 | № по перечню | Указывается порядковый номер дела (документа) по перечню. |
| 4 | № контейнера | Указывается номер первичного средства хранения, в котором поступил документ (дело) на выставку. |
| 5 | Шифр документа | Указываются поисковые данные документа. |
| 6 | Количество листов в деле | Указывается итоговая запись в листе-заверителе дела по результатам подготовки дела к экспонированию. |
| 7 | Название дела (документа) автор, дата | Указывается заголовок дела (документа), его автор (создатель), век, год, точная дата если указана. |
| 8 | Материал, техника исполнения | – указывается материальный носитель (бумага, пергамен, ткань и т.д.); – способ создания и написания документа (рукопись, машинопись, полуустав и др.). |
| 9 | Размер документа, паспарту, рамки | Указывается формат дела (документа) (ширина, длина, толщина). |
| 10 | Страховая оценка | Указывается ориентировочная стоимость документа, исчисленная в соответствии с Методическими рекомендациями ВНИИДАД. |
| 11 | Описание особенностей оформления внешнего вида документа | Дается по возможности краткое описание особенностей оформления дела по результатам его подготовки для экспонирования (итоги заполнения листа-заверителя дела). |
| 12 | Сохранность (физическое состояние) документа на момент передачи на экспонирование | Указывается состояние носителя и текста. |
| 13 | Сохранность (физическое состояние) документа при контрольной проверке | Указываются новые изменения в физическом состоянии документа по сравнению с передачей, либо указывается «без изменений». |
| 14 | Сохранность (физическое состояние) документа на момент возврата после экспонирования | Заполняется аналогично реквизиту № 13. В случае повреждений документа составляется акт о повреждениях документа при экспонировании. |