null ВВЕДЕНИЕ
Широкое и всестороннее использование архивных документов ставит перед государственными архивами (далее – архив) ряд вопросов, среди которых – соблюдение разумного баланса интересов пользователей и обеспечение вечного хранения подлинных документальных памятников.
Многократная выдача-подкладка документов, интенсивное копирование – все это отрицательно сказывается на их физическом состоянии.
Задача службы сохранности документов состоит в том, чтобы определить комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленных на совершенствование обеспечения сохранности документов в процессе использования, в том числе регламентировать процесс копирования архивных документов с учетом их ценности и физического состояния, принять меры по установлению действенного контроля за движением фондов и дел.
В целях методического обеспечения организации и проведения копирования документов в государственных архивах подготовлены настоящие Рекомендации.
В Рекомендации включены общие понятия и виды технического копирования, определены: порядок предоставления архивных документов на копирование, требования по обеспечению их сохранности, категории документов, не подлежащих копированию на «ксероксе», порядок оформления заказов на копирование, выдачи архивных копий, в том числе оформление копий документов для вывоза за пределы Российской Федерации, состав, порядок учета и хранения фонда пользования.
В качестве приложений к тексту Рекомендаций даны формы учетных и справочных документов, обеспечивающих проведение работ по организации учета, бланки заказов на копирование, образцы, справки для оформления копий документов для вывоза за границу.
Рекомендации подготовлены во исполнение решения ЦЭПМК Архивного комитета от 29.06.2001 № 6.
При подготовке Рекомендаций использовались требования «Основных правил работы государственных архивов Российской Федерации» (М., 2002), а также рекомендации, разработанные Российской национальной библиотекой. В определении основных понятий использован ГОСТ Р51141–98 2 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».