null 6. Передача документов по личному составу на государственное хранение
6.1. Особенности приема дел на государственное хранение от ликвидированных организаций
В соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ документы по личному составу с долговременным сроком хранения поступают на государственное хранение при ликвидации организации.
Документы передаются в упорядоченном состоянии, с необходимым комплектом описей, актом о необнаружении дел в случае отсутствия какой-либо части документов по личному составу.
Кроме общепринятых документов по личному составу, на государственное хранение передаются учредительные и ликвидационные документы (или их копии в случае, когда подлинные документы передаются на постоянное государственное хранение в составе управленческой документации), историческая справка организации.
На документы по личному составу малочисленных организаций может составляться одна опись на все виды документов. На документы крупных организаций могут создаваться отдельные описи на группы различных видов документов или на каждый вид документов.
При проведении первичной обработки документов работниками самой организации нередко встречаются отступления от правил формирования дел, а также составления описи.
Если дела переплетены, целесообразнее их не переформировывать, особенности группировки документов оговорить в предисловии. Однако, если в одно дело объединены документы, которые будут передаваться в разные архивы (например: приказы по личному составу и приказы по основной деятельности организации), требуется переформирование дела. В предисловии и в листе-заверителе дела оговариваются особенности его формирования.
Описи, в которых отсутствует схема систематизации дел, заголовки дел не в полной мере отражают их содержание, должны быть доработаны или пересоставлены. Исключение могут составить описи документов крупных организаций, сложных по структуре, имеющих подведомственную сеть, то есть описи, требующие значительных затрат времени на их полную переработку. В таких случаях целесообразнее к описи составить указатель, обеспечивающий оперативность поиска нужной информации.
Описи документов по личному составу ликвидированной организации утверждаются экспертной комиссией Центрального государственного архива документов по личному составу. В случае утраты документов по личному составу составляется акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны. Акт согласовывается ЦЭПМК Архивного комитета.
Основным критерием, определяющим качественный уровень подготовки документов к передаче на государственное хранение, является полнота их видового состава.
В Санкт-Петербурге помимо Центрального государственного архива документов по личному составу действуют отраслевые объединенные архивы, принимающие на хранение документы по личному составу учреждений и предприятий, подведомственных соответствующим отраслевым Комитетам Правительства Санкт-Петербурга: Объединенный архив Комитета по здравоохранению, Объединенный междуведомственный архив культуры Комитета по культуре, Объединенный архив Комитета по образованию.
В случае ликвидации данных учреждений, предприятий их документы по личному составу поступают на хранение в профильный объединенный архив.
Документы ликвидированных общественно-политических организаций и объединений поступают на государственное хранение в Центральный архив историко-политических документов.
6.2. Передача на государственное хранение документов по личному составу постоянного срока хранения
Документы по личному составу, имеющие постоянный срок хранения, в соответствии с Перечнями, а также отобранные организацией в процессе проведения экспертизы ценности документов с отметкой "ЭПК", передаются на государственное хранение.
Опись документов по личному составу, имеющих постоянный срок хранения, в соответствии с Перечнями, согласовывается с ЭПК государственного архива, источником комплектования которого является организация.
Опись дел, в которую включены документы по личному составу постоянного срока хранения по итогам экспертизы ценности документов с отметкой "ЭПК", проведенной в организации, утверждаются ЦЭПМК Архивного комитета по представлению государственного архива, источником комплектования которого является организация.
В предисловии к описи в обязательном порядке обосновываются результаты экспертизы ценности и отбора документов на государственное хранение.
Документы по личному составу постоянного срока хранения1 и документы, отобранные организацией на постоянное хранение по результатам экспертизы ценности документов с отметкой "ЭПК", передаются в Центральный государственный архив документов по личному составу.
Однако существует ряд документов по личному составу, которые целесообразнее передавать на хранение в другие государственные архивы. К таким документам относятся: документы по личному составу лидеров и членов общественно-политических организаций и объединений, документы по личному составу работников творческих профессий, а также истории болезней, судебно-следственные дела, пенсионные дела. Связано это с рядом причин: уже со сложившейся практикой отбора документов на государственное хранение в определенный государственный архив или в силу специфики их научного использования. Данные документы передаются на государственное хранение в соответствии с профилем архива.
Центральный государственный архив: судебно-следственные дела, пенсионные дела.
Центральный государственный архив научно-технической документации: истории болезней.
Центральный государственный архив историко-политических документов: документы общественно-политических организаций и объединений.
Центральный государственный архив литературы и искусства: документы работников творческих профессий.
1 к составу документов по личному составу постоянного хранения относятся: личные дела руководителя организации, членов руководящих исполнительных, контрольных органов организации, работников, имеющих государственные и иные звания, личные дела артистов и других творческих работников, аттестационные дела лиц, утвержденных в ученой степени и ученом звании, пенсионные дела персональных пенсионеров и членов их семей; уголовно-следственные дела (см. перечень); протоколы заседания конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность; списки членов руководящих и исполнительных органов организации; штатно-списочный состав; коллективный договор; перечни профессий с вредными условиями труда, разработанные и утвержденные организацией; списки награжденных, документы о представлении к награждению, присвоению званий от имени Правительства Санкт-Петербурга, журналы учета лиц награжденных государственными, ведомственными наградами, удостоенных званий, лауреатов премий; реестры нотариальных действий.