Приложение № 1 Примерный перечень документов по личному составу постоянного и долговременного сроков хранения, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения - Архивы Санкт-Петербурга

№ п/п

Вид документа

Срок хранения документов/ № статьи по перечню

Примечание

1

2

3

4

1.  Документы, фиксирующие

трудовую деятельность

1

Приказы по личному составу

75 л.¹ ЭПК
ст. 6 (тп-2000)

¹ О предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках – 5л.

Краткосрочные внутрироссийские командировки в зоны чрезвычайных ситуаций и вооруженных конфликтов -

 75 л. ЭПК ст.676 б

Перечень документов, образующихся в деятельности органов управления, военных частей войск ГО, подразделений ГПС, учреждений и организаций  системы МЧС России,  с указанием сроков хранения (М., 2004)

2

Записки, заменяющие приказы по личному составу

75 л.¹ЭПК
ст.336 (тп-2000)

¹ О предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках – 5л.

Личные дела¹

¹ См. раздел 7

3

Трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел

75 л. ЭПК
ст.338 (тп-2000)

4

Характеристики работников, не имеющих личных дел

75 л. ЭПК
ст.340 (тп-2000)

5

Личные карточки работников (в том числе временных работников)

75 л. ЭПК
ст.339 (тп-2000)

6

Должностные карточки номенклатурных  работников

75 л. ЭПК
ст.512д (тп-1989)

7

Подлинные личные документы (трудовые книжки, свидетельства, удостоверения)

До востребования¹
ст.342(тп-2000)

¹Не востребованные – не менее 50 л.

8

Протоколы заседаний конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность.

Пост.
ст.344 (тп-2000)

9

Документы (выписки из протоколов, списки трудов, отчеты) конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность лиц, не имеющих личных дел

75 л. ЭПК
ст.345 (тп-2000)

10

Списки:

а) членов руководящих и исполнительных органов организации

Пост.
ст.350а (тп-2000)

пост.
ст. 513 (тп-1989)

75 л.
ст.350г (тп-2000)

2. Документы, отражающие финансовую сторону трудовой деятельности

11

Список (штатно-списочный состав) работников

Пост.
ст.349 (тп-2000)

12

Штатные расстановки

75 л.
ст.34 (тп-2000)

13

Лицевые счета работников

75 л. ЭПК
ст.153(тп-2000)

14

Сводные расчетные (расчетно-платеж-ные) ведомости на выдачу заработной платы

5л.¹
ст.155 (тп-2000)

¹При отсутствии лицевых счетов – 75 л.

15

Протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет

15л.¹
ст.348 (тп-2000)

¹При отсутствии приказов – 50 л.

16

Документы (представления, ходатайства, анкеты, акты) об установлении персональных ставок, окладов, надбавок

5л.¹
ст.354 (тп-2000)

¹При отсутствии приказов – 50 л. ЭПК

17

Индивидуальный лицевой счет застрахованного лица

а) персональных пенсионеров и членов их семей

Пост¹.
ст.669а(тп-1989)

¹На основании ФЗ от  31.12.2002 № 198-ФЗ «О внесении дополнений и изменений в Федеральный закон   "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного пенсионного страхования» (от 01.04.1996  № 27-ФЗ).

Срок хранения дел исчисляется  с момента прекращения выплаты пенсии.

5 л¹. ЭПК
ст.69б(тп-1989)

общеустановленные пенсии

18

Копии сведений индивидуального персонифицированного учета, передаваемые работодателем  и гражданами в Пенсионный фонд  РФ:

а) в Пенсионном фонде РФ

6 л. ¹
––

¹На основании ФЗ от  25.10.2001 № 138-ФЗ «О внесении дополнений и изменений в Федеральный закон   "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного пенсионного страхования» (от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

5 л
ст.477 (тп-2000)

19

Протоколы заседания рабочей комиссии Государственного учреждения "Центр занятости населения"

75 л. ЭПК ¹
--
 

¹Примерная номенклатура дел Государственного учреждения "Центр занятости населения"

20

Контрольно-расчетные ведомости по начислению пособий безработным гражданам

75 л.¹
ст.153 (тп-2000)

¹Примерная номенклатура дел Государственного учреждения "Центр занятости населения"

21

Тарификационные ведомости

25 л.
ст.288(тп-2000)

3. Документы, фиксирующие производственно-трудовой травматизм, а также удостоверяющие работу человека в условиях вредного производства

22

Приказы регионального отделения Фонда социального страхования Российской Федерации о страховых выплатах гражданам, пострадавшим от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

45 л. ЭПК
(ст. 322 тп-2000)¹

¹Примерная номенклатура дел регионального отделения Фонда социального страхования РФ.

23

Коллективный договор

Пост.
Ст.275(тп-2000)

24

Списки работающих на производстве с вредными условиями труда

75 л.
ст.305(тп-2000)

25

Списки  работников, уходящих на льготную пенсию

50 л.
ст.479(тп-2000)

26

Перечень профессий с вредными условиями труда, разработанный и утвержденный организацией

Пост.
ст.304а (тп-2000)

27

Табели и наряды работников вредных профессий

75 л.
ст.306(тп-2000)

28

Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний

45 л. ЭПК
ст.312(тп-2000)

29

Книги, журналы регистрации несчастных случаев, учета аварий

Пост.
Ст.320(тп-2000)

30

Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки) о производственных авариях и несчастных случаях:

– по месту происшествия

45 л.¹ ЭПК
ст.322(тп-2000)

¹Связанные с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами – пост.

31

Акты о происшедшем несчастном случае на производстве (профессиональном заболевании), по которым не производились страховые выплаты (ф. № 1НС)

45л. ЭПК
ст. 312,322а (тп-2000)¹

¹Примерная номенклатура дел регионального отделения Фонда социального страхования РФ.

32

Акты приема-передачи личных дел пострадавших от несчастных  случаев на производстве (профессиональных заболеваний) по месту постоянного жительства

45л. ЭПК
ст. 312,322а (тп-2000)¹

¹Примерная номенклатура дел регионального отделения Фонда социального страхования РФ.

33

Журнал инструктожа по технике безопасности

10 л
ст.316б (тп-2000)

4. Документы, фиксирующие

 образование,

повышение квалификации

34

Списки работников организаций с высшим и средним специальным образованием

75 л.
ст.514(тп-1989)

35

Протоколы заседаний государственных экзаменационных комиссий

75 л.¹
ст.592(тп-1989)

¹На творческих факультетах – пост.

36

Протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий

15 л. ЭПК
ст.359(тп-2000)

37

Подлинные личные документы (дипломы,  аттестаты,  свидетельства)

До востребования¹
ст.342(тп-2000)

¹Не востребованные – не менее 50 л.

5. Документы, фиксирующие

 должностные и иные заслуги

человека

38

Списки награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий

Пост.
ст.350в(тп-2000)

39

Документы (представления, ходатайства, характеристики и др.) о представлении к награждению государственными, ведомственными наградами, присвоению званий, присуждению премий:

а) в награждающих организациях

Пост.
ст.384а(тп-2000)

¹Документы о представлении к званию «Ветеран труда» – 30 л. ЭПК

75л¹.ЭПК
ст.384б(тп-2000)

40

Ходатайства о выдаче дубликатов документов к государственным наградам взамен  утраченных; документы (заявления, справки) к ним

75 л.ЭПК
ст.385(тп-2000)

41

Протоколы, стенограммы заседаний специализированных советов по защите диссертаций и присуждению ученых степеней

Пост.
ст.653(тп-1989)

6. Учетные документы

42

Книги государственной регистрации актов гражданского состояния

100 л.¹

¹ На основании ФЗ от 29.04.2002 № 44-ФЗ п. 8 ст.1 "О внесении изменений и дополнений в Федеральный закон «Об актах гражданского состояния»"

Пое истечении ведомственного срока хранения передаются на государственное хранение.

43

Домовые книги (книги прописки жильцов)

75 л¹.
ст.744(тп-1989)

¹После сноса дома передаются  на хранение в архивы по личному составу

44

Материалы социологических исследований и опросов населения по проведению Всероссийской переписи населения

Пост.¹

––

¹Постановление  Правительства РФ «О порядке хранения переписных листов и иных документов Всероссийской переписи населения 2002 года» от 14.11.2002 № 824

45

Реестры для регистрации нотариальных действий (актовые нотариальные книги и карточки нотариальных действий)

Пост.
ст.202(пмю-1980)

46

Реестры для регистрации запрещений  отчуждения жилых домов, а также арестов, наложенных на дома судебными и следственными органами (алфавитные книги)

75л
ст.203(пмю-1980)

47

Договоры об отчуждении, залоге и разделе жилых домов, о представлении в бессрочное пользование гражданам земельных участков под индивидуальное и коллективное жилищное строительство

75 ЭПК
ст.204(пмю-1980)

48

Договоры купли-продажи, дарения, хранения имущества, займа денег и другие

25 л.
ст.205(пмю-1980)

49

Свидетельства о праве на наследство

75 л. ЭПК
ст.206(пмю-1980)

50

Свидетельства о праве собственности на долю в общем имуществе супругов

75 л .ЭПК
ст.207(пмю-1980)

51

Свидетельства о признании лиц безвестно отсутствующих – умерших

75 л.ЭПК
ст.208(пмю-1980)

52

Книги учета наследственных дел и алфавитные книги к ним

75 л.
ст.210(пмю-1980)

53

Книги учета заявлений о принятии мер к охране наследственного имущества и книги учета ценностей при принятии мер к охране наследственного имущества

75 л.
ст.211(пмю-1980)

54

Завещания, в том числе завещания, приравниваемые к нотариально удостоверенным, и алфавитные книги к ним

75 л.
ст.212(пмю-1980)

55

Документы, принятые на хранение, свидетельства и описи с распиской нотариуса

75 л.ЭПК
ст.218(пмю-1980)

56

Картотеки, журналы учета лиц  награжденных государственными, ведомственными наградами, удостоенных званий, лауреатов премий

Пост.
ст.651(тп-1989)

57

Книги регистрации приказов по личному составу

75 л.
ст.357(тп-2000)

58

Книги, журналы, карточки учета личных дел, личных карточек

75 л.
ст.358д(тп-2000)

59

Журналы, реестры, книги учета усыновленных,  картотека опекаемых, патронируемых детей

75л.¹ЭПК
ст.424(пмпр-1981)

Книги, журналы регистрации несчастных случаев, учета аварий ¹

¹ см. п.29

60

Журнал приема-передачи дел пострадавших по месту их постоянного жительства

45л. ЭПК
ст.322а(ТП-2000)¹

¹Примерная номенклатура дел регионального отделения Фонда социального страхования РФ.

61

Карточки персонального учете безработных

75 л  ¹

^-

¹Примерная номенклатура дел регионального отделения Фонда социального страхования РФ.

62

Журналы регистрации граждан, имеющих право быть признанными безработными и в качестве безработных

75 л ЭПК ¹

^-

¹Примерная номенклатура дел Государственного учреждения "Центр занятости населения"

63

Книги, журналы учета выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним

50 л.
ст.358е(тп-2000)

64

Книги, журналы учета выдачи дипломов, аттестатов, свидетельств об окончании учебных заведений  и курсов повышения квалификации:

а) об окончании учебных заведений

75 л
ст.528а(тп-1989)

б) об окончании курсов повышения    квалификации

5 л
ст.528б (тп-1989)

7. Личные дела

65

Личные дела:

а) руководителя организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; работников, имеющих государственные и иные звания, ученые степени и звания.

Пост.
ст.337а(тп-2000)

75 л ЭПК
ст.337б(тп-2000)

пост
ст.1095 (пмк-1983)

66

Личные дела:

а) аспирантов,  студентов

75 л¹
ст.499а(тп-1989)

¹Отчисленных с 1-го курса – 5 л.

²После окончания или выбытия

б) учащихся общеобразовательных школ

67

Личные дела усыновленных детей

75 л.¹ЭПК
ст.421(пмпр-1981)

¹После достижения совершеннолетия

68

Регистрационные дела безработных, получавших пособие по безработице, период безработицы которых засчитывается в трудовой стаж

75 л. ЭПК¹

––

¹Примерная номенклатура дел районного (городского) отдела занятости населения

69

Личные (учетные) дела пострадавших

45 л. ЭПК
ст. 312, 322а (тп-2000)¹

¹ После окончания выплат

Примерная номенклатура дел регионального отделения Фонда социального страхования РФ.

Наградные дела; документы (представления, ходатайства, характеристики, выписки из решений, наградные листы и др.) о представлении к награждению государственными, ведомственными наградами, присвоению званий, присуждению премий¹

¹см. п.33

70

Персональные дела коммунистов

Пост.¹

––

¹Рекомендации по экспертизе ценности документов текущего делопроизводства партийных органов, организаций и учреждений КПСС, принятых на государственное хранение. Приложение 1 Перечень документов и дел  рескома, крайкома, обкома КПСС, подлежащих постоянному и долговременному хранению в составе Архивного фонда Российской Федерации. Одобрены решением ЦЭПК при Роскомархиве, протокол от 20.04.92  (М.,1992)

71

Личные дела лиц, которым отказано в приеме в партию

75 л.¹
––

¹См. п.70

72

Личные дела, списки и картотеки с полными анкетными данными партийных работников, входящих в номенклатуру рескома, обкома, крайкома.

Пост.¹
––

¹См. п.70

73

Личные дела, списки и картотеки с полными анкетными данными работников советских, хозяйственных, профсоюзных и комсомольских учреждений и организаций, входящих в номенклатуру рескома, обкома, крайкома.

Пост.¹
––

¹См. п.70

74

Личные дела коммунистов

75 л ЭПК¹
––

¹См. п.70

75

Списки кандидатов в Советы народных депутатов и в народные суды, их биографии,  справки и характеристики на них

Пост.¹
––

¹См. п.70

76

Аттестационные дела:

а) лиц, утвержденных в ученой степени доктора наук, в ученом звании профессора (в том числе лишенных ученых степеней и званий)

Пост.¹
ст.654а(тп-1989)

¹По месту защиты – до минования надобности

Пост. ¹
ст.654б(тп-1989)

10л.¹
ст.654в (тп-1989)

10л. ЭПК
ст.654г(тп-1989)

77

Пенсионные дела:

а) персональных пенсионеров и членов их  семей

Пост.
ст.669а(тп-1989)

¹После прекращения выплаты пенсии

5 л¹. ЭПК
ст.669б(тп-1989)

общеустановленные пенсии

78

Выездные дела (анкеты, характеристики, автобиографии, копии личных документов, копии приказов о командировании) специалистов, командированных за границу

а) выехавших за границу

45 л.
ст.500а (тп-1989)

5 л.
ст.500б (тп-1989)

79

Карта стационарного больного (история болезни)

25 л.¹ЭПК
ст.266 (пмз-1974)

¹Истории болезней, имеющие существенное значение для изучения эффективных методов профилактики, диагностики, лечения и развития истории медицины – пост.

80

Карты стационарных больных (историй болезней) госпитализированных по поводу:

–  психических расстройств, профессиональных заболеваний;   

50 л.¹ЭПК
ст.267 (пмз-1974)

¹Истории болезней, имеющие существенное значение для изучения эффективных методов профилактики, диагностики, лечения и развития истории медицины – пост.

10 л.¹ЭПК
ст.267 (пмз-1974)

5л.¹ЭПК
ст.267 (пмз-1974)

81

Учетные карточки активных доноров

50 л.¹ЭПК
ст.329 (пмз-1974)

¹После снятия с учета. Приказ МЗ РФ и Медпрома РФ от 24.01.1996 № 27.

Гражданские дела:

82

О возмещении вреда, причиненного жизни или здоровью гражданина

Пост.
Ст.73 (пс-1999)

83

Об установлении отцовства

Пост.
Ст.76 (пс-1999)

Пост.
Ст.77,80(пс-1999)

84

О забастовках

Пост.
Ст.86 (пс-1999)

85

О приостановлении и прекращении деятельности общественных организаций

Пост.
Ст.87 (пс-1999)

86

О реабилитации жертв политических репрессий

Пост.
Ст.88 (пс-1999)

87

Все другие дела искового и особого  производства

От 5л. ЭПК до 20л. ЭПК¹
Ст.69-72, 78, 79, 81-85, 89-97, 99, 100, 102, 103
(пс-1999)

¹ С момента вступления решения в законную силу или с момента вынесения определения о прекращении дела

Уголовные дела:

88

По особо тяжким преступлениям

Пост.
Ст.105 (пс-1999)

¹ С момента окончания срока отбытия наказания, определенного приговором, с момента досрочного освобождения осужденного, с момента истечения испытательного срока для условно осужденных, или с момента вступления в силу оправдательного приговора, а также постановления о прекращении дела

89

На осужденных к смертной казни

Пост.
Ст.106(пс-1999)

90

Копии приговоров по делам, рассмотренным первой инстанцией верховных судов республик, краевых, областных судов, судов городов федерального значения, судов автономной области и автономных округов

Пост.
Ст.119(пс-1999)

91

Копии кассационных  определений, которым приговоры районных судов оставлены без изменений, отменены приговоры  районных судов, по делам несовершеннолетних.

Копии определений и постановлений, вынесенных надзорной инстанцией об изменении или отмене приговора районных судов, об отказе в пересмотре дела

Копии частных определений вынесенных первой, кассационной и надзорной инстанциями  судов по гражданским и уголовным делам

От 5л. ЭПК до 20л. ЭПК
Ст.121-123, 125, 126, 129
(пс-1999)

92

Контрольные производства на дела осужденных к смертной казни

Пост.
Ст.128(пс-1999)

93

Уголовные, гражданские дела, карточки к ним, приговоры и решения по которым вступили в законную силу.

Пост.
Ст.132(пс-1999)

94

Наряды с подлинными приговорами и решениями  с последующими определениями вышестоящих судов, изъятые из уголовных и гражданских дел с истекшими сроками хранения

Пост.
Ст.133(пс-1999)