Актуальные проблемы использования архивных документов в Российской Федерации - Архивы Санкт-Петербурга

Условия деятельности отечественных архивов связаны с политическими и экономическими реформами последних десятилетий. Преобразования привели к законодательному регулированию архивного дела как самостоятельной сферы жизнедеятельности общества и государства, росту информационного потенциала архивов за счет открытия больших массивов ранее недоступных документов, приема новых документов от ликвидируемых и реорганизуемых органов власти и организаций, а также от граждан, внедрения в архивное дело современных информационных технологий.

Деятельность архивных учреждений в области использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в целом направлена на обеспечение различных категорий пользователей ретроспективной информацией и предоставление свободного доступа к архивным документам.

В последние годы были разработаны, приняты и внедрены основополагающие нормативные правовые документы в области архивного дела, регулирующие в том числе сферу использования архивных документов, нацеленные на ее совершенствование.

Еще в 2008–2011гг. Федеральным архивным агентством, органами исполнительной власти в области архивного дела субъектов Российской Федерации разработаны административные регламенты по предоставлению государственных услуг, связанных с организацией информационного обеспечения юридических и физических лиц.

В настоящее время продолжается совершенствование нормативно-правовой базы.

В целях совершенствования работы пользователей в читальных залах архивов Росархивом совместно с ВНИИДАД был разработан специальный Порядок использования архивных документов в государственных  и муниципальных архивах (утвержден приказом Минкультуры России от 03.06.2013 № 635, зарегистрирован Минюстом России 14.11.2013, регистрационный № 30386), который упорядочил вопросы количества выдаваемых дел, сроки выдачи дел в читальный зал и др. Этим документом значительно расширены права пользователей в читальных залах архивных учреждений при соблюдении баланса их интересов и возможностей архивов.

В 2014 г. на основе этого документа 15 федеральными архивами  подготовлены порядки использования документов архива.

В перспективе предстоит подготовка методических рекомендаций по изданию исторических документов.

Вопросы практического использования архивных документов традиционно находятся в центре внимания общественности. Так действующий при Росархиве Общественный совет поставил перед собой задачу обеспечить тесное взаимодействие Росархива с гражданским обществом, рост информационной открытости, прозрачности при принятии ключевых для архивной отрасли решений, максимального учета потребностей и интересов граждан, соблюдения их прав.

На протяжении последних лет наблюдается стабильный рост показателей по исполнению социально-правовых запросов граждан в государственных и муниципальных архивах субъектов Российской Федерации. Запросы поступают, в основном, от представителей старшего поколения, вынужденных обращаться в архивы в поисках подтверждения обоснованности своих пенсионных прав, предоставления различных льгот и компенсаций.

Только работниками аппарата Росархива в 2014 г. рассмотрено в установленный законодательством срок около 6 тыс. обращений, из которых 4,5 тыс. связаны с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, получение льгот и компенсаций, и 1,5 тыс. тематических запросов, в том числе поступивших по электронной почте и системе МЭДО. Федеральными архивами исполнено свыше 26 тыс. обращений социально-правового характера и более 23 тыс. тематических запросов.

В государственных и муниципальных архивах Российской Федерации количество обращений составляет 4,2 млн.

 В связи с большими объемами исполняемых социально-правовых запросов и, соответственно, необходимостью значительных трудозатрат, архивные учреждения субъектов Российской Федерации принимают различные меры по совершенствованию этой работы.

В частности, усиливают эти участки за счет перераспределения работников с других направлений, привлекают дополнительно людей через центры занятости, приостанавливают или прекращают исполнение биографических и генеалогических запросов. Одновременно идет активная разработка справочников о местах хранения документов по личному составу, тематических электронных баз данных.

Таким образом, деятельность государственных и муниципальных архивов Российской Федерации, в том числе, в условиях кризиса, приобретает все большую социальную направленность. Важным вопросом, который решается в настоящее время – работа по переходу на использование электронного документооборота и электронного взаимодействия при оказании услуг. В частности, осуществляется внедрение практики обмена электронными документами между отделениями Пенсионного фонда Российской Федерации и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации. Такое взаимодействие способствует упрощению получения заявителями государственных услуг, более качественному и доступному обслуживанию населения, сокращает сроки исполнения запросов и получения архивных справок, необходимых для выплат пенсий, льгот и компенсаций.

Для решения данной задачи еще в 2011 г.  ПФР и Росархив разработали Примерное соглашение об информационном взаимодействии между отделениями ПФР и органом управления архивным делом субъекта Российской Федерации, в целях обмена юридически значимыми документами социально-правового характера в электронной форме для установления и выплаты пенсий и других социальных выплат. Так, например, в связи с внедрением электронного документооборота между территориальными органами ПФР и Национальным архивом Республики Карелия, гражданам не нужно самостоятельно делать запросы в архив. Достаточно будет прийти в территориальный орган ПФР по месту жительства, где специалисты не только самостоятельно сделают запрос в архивные учреждения, но и сами получат необходимые для назначения пенсии документы. С 2014 г. государственная услуга Главного архивного управления города Москвы  предоставляется через многофункциональные центры предоставления государственных услуг (МФЦ).

Для совершенствования данного направления деятельности Росархивом был создан Справочно-информационный центр (Центр), который начал функционировать с июня 2014 г. Центр информирует пользователей о местах хранения необходимых им документов, организует оперативное исполнение запросов федеральными архивами, предоставляет заявителям информацию о ходе исполнения запросов архивными учреждениями. Справочно-информационный центр формирует специальную Базу данных о местах хранения документов по личному составу и ведет Автоматизированную систему «Запросы», в которой регистрируются все запросы граждан и организаций, поступающие в Росархив, Справочно-информационный центр и федеральные архивы, осуществляет контроль за соблюдением сроков их исполнения. Благодаря АС «Запросы» ход исполнения федеральными архивами обращений граждан и организаций можно проследить на всех стадиях работы, такая «прозрачность» в значительной степени способствует четкости работы и дисциплине в соблюдении сроков исполнения запросов.

Актуальным вопросом организации использования архивных документов в последнее время стало значительное увеличение тематических и генеалогических запросов от граждан и организаций (в федеральных архивах на 60% за последние 5 лет). Архивные учреждения исполняют в год около 900 тыс. тематических и генеалогических запросов, в основном на платной основе. Платные услуги оказываются в соответствии с номенклатурой или прейскурантом, утвержденным директором конкретного государственного архива, согласованным с Росархивом (для федеральных архивов), уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела (для архивных учреждений регионов). Вместе с тем, в связи с переходом федеральных архивов в казенные учреждения, Рабочей группой Росархива по оптимизации внебюджетной деятельности федеральных архивов были разработаны «Рекомендации по выполнению работ и оказанию услуг на платной основе федеральными казенными учреждениями, подведомственными Росархиву», с учетом которых федеральные архивы подготовили Прейскуранты работ и услуг, выполняемых (оказываемых) на платной основе, архивом. Эти прейскуранты действуют с 1 июля 2014 г.

Средства, полученные от выполнения (оказания) платных работ и услуг, в соответствии с пунктом 3 статьи 161 Бюджетного кодекса Российской Федерации, поступают в федеральный бюджет.

Отдельная тема – выполнение генеалогических запросов, количество которых стабильно растет. Единого универсального рецепта решения данного вопроса нет. В некоторых регионах Российской Федерации и федеральных архивах (Астраханская, Оренбургская области, ГАРФ) в связи с загруженностью архивов другими видами работ исполнение генеалогических запросов не входит в функции госархивов. Пользователям рекомендуется работать в читальном зале архива самостоятельно или обращаться к юридическим и частным лицам, занимающимся генеалогическими исследованиями.

Выход из ситуации, когда потребности общества в ретроспективной информации неуклонно растут и превышают возможности предоставления ее архивами, в настоящее время - последовательно и планомерно внедрять информатизацию в процесс использования архивных документов.

Совершенствование информационно-поисковых систем архивов за счет их автоматизации, выставление архивных информационных массивов в сети Интернет, - безусловно, самое перспективное направление расширения доступа пользователей к архивным документам. В последние годы в этом направлении произошел определенный прорыв. Переведены в электронный формат многие описи (через сайт Росархива или на сайтах архивов можно ознакомиться с электронными описями крупных федеральных архивов: ГАРФ, РГАЛИ, РГАДА, РГАКФД, РГИА, РГВИА, РГАВМФ), путеводители, справочники, разработаны базы данных, доступные пользователям, как в локальном, так и в удаленном доступе.

В настоящее время Государственная информационная система «Центральный фондовый каталог (ЦФК)» размещена на общеотраслевом портале «Архивы России» и вместе с учетной функцией выполняет общественную функцию, давая  возможность пользователю в свободном режиме осуществлять поиск места хранения интересующих его материалов. По состоянию на 01.01.2015 г. в ЦФК включены сведения о 691695 архивных фондах 13 федеральных архивов и 1556 государственных и муниципальных архивов 56 субъектов Российской Федерации. На 27.05.2015 база данных ЦФК содержит сведения о 716655 фондах.

Общий объем Архивного фонда Российской Федерации превысил 500 млн. единиц хранения, а число пользователей архивной информации без учета посещений web-сайтов архивов достигло 4,5 млн. чел.

В 2013 г. был открыт уникальный межархивный проект – сайт «Документы Советской Эпохи». На сайте сейчас размещены электронные копии документов, хранящихся в Российском государственном архиве социально-политической истории: коллекции примерно 300 тысяч электронных копий документов из фондов Политбюро ЦК ВКП(б)(1919–1932 гг.) и фонда И.В. Сталина (1866–1996 гг.), 5 марта 2015 г. размещен информационный ресурс «Электронный архив Коминтерна», который содержит 240 тысяч записей в базе данных и 1 миллион 600 тысяч оцифрованных образов документов из фондов «Архива Коминтерна». Доступ к этой базе данных и коллекции оцифрованных образов всеобщий и бесплатный.

17 июня т.г. состоится презентация в сети Интернет оцифрованного фонда «Государственный комитет обороны СССР», хранящегося в РГАСПИ. Информационный массив включает как базу данных с описаниями документов фонда, так и их образы. Объем - около 300 тысяч электронных копий документов, с которыми также сможет ознакомиться любой пользователь Интернета. Документы будут представлять интерес, как для профессиональных историков, так и для интересующихся историей, поскольку они дадут полное представление о принятии ключевых решений Государственным комитетом обороны СССР – главным государственным органом, действовавшим в СССР во время Великой Отечественной войны, по вопросам действий на фронте и в тылу, войны и мира. 

В последнее время Росархив уделяет большое внимание популяризации архивных документов, в том числе с использованием информационных технологий и удаленного доступа, что позволяет неограниченному числу пользователей изучать архивные материалы, а также обеспечивает сохранность документов Архивного фонда Российской Федерации.

Эта деятельность направлена на честных пользователей, но в сети Интернет действуют и другие интересы. Так 1 мая 2015 г. в сети Интернет обнаружен клон сайта «Победа. 1941–1945», который является зеркальным клоном (полностью копирует страницы и контент) сайта «Победа. 1941–1945», размещенного на общероссийском портале «Архивы России». Росархивом направлено обращение в Роскомнадзор с просьбой принять меры по противодействию выявленным нарушениям действующего законодательства и по удалению клона сайта из сети Интернет. В данный момент на портале размещена обновленная версия сайта «Победа. 1941–1945» с прежним контентом. Таким образом выявилась неожиданная проблема безопасного использования документов.

Случаются проблемы чисто технического характера: с 25 февраля 2015 г. в связи с заменой серверного оборудования все еще возможны трудности с доступом к материалам портала «Архивы России».

Архивы организуют около 2,5 тыс. историко-документальных выставок.

В выставочных залах федеральных государственных архивов (гг. Москва, Санкт-Петербург) и на других экспозиционных площадках проведено 12 масштабных историко-документальных выставок, вызвавших широкий общественный интерес. Из них особо следует отметить проекты, связанные со 100-летием начала Первой мировой войны, в частности, выставки «Взгляни в глаза войны. Россия в Первой мировой войне в кинохронике, фотографиях, документах» (г. Москва, Новый Манеж), в открытии которой принял участие Председатель Правительства Российской Федерации Д.А. Медведев; «Ныне Господь нам послал испытание…» (г. Санкт-Петербург, выставочный зал федеральных архивов) и «Первая мировая война и Государственная Дума». Документы федеральных архивов представлены на проходившей в октябре в г. Белграде (Сербия) выставке «Россия и Сербия. История духовных связей  XIV-XIX вв.», организованной Минкультуры России, Росархивом и Министерством культуры и информации Республики Сербия при участии ГАРФ, РГАДА, ГИМ и Исторического музея Сербии. Выставку посетил Святейший Патриарх Московский и всея Руси Кирилл. В интервью сербской газете «Политика» Президент Российской Федерации В.В. Путин отметил, что эта выставка  центральное событие проходивших в Сербии Дней российской духовной культуры.

Организована подготовка сборников документов и интернет-проектов, посвященных актуальным историческим темам, находящимся в центре научных и общественно-политических дискуссий.

Только за последний год изданы сборники документов: «Из истории российско-грузинских отношений: к 230-летию заключения Георгиевского трактата», «Гетман П.П. Скоропадский. Украина на переломе. 1918 г.», «Вооруженный конфликт в районе реки Халхин-Гол. Май-сентябрь 1939 г. Документы и материалы», «Встречи и переговоры на высшем уровне руководителей СССР и Югославии в 1946-1980 гг. Т. 1. 1946-1964», «Оборонно-промышленный комплекс  СССР накануне Великой Отечественной войны (1938 – июнь 1941)» т. 4.

На сайте Росархива размещена публикация документов  «Помогал ли Советский Союз варшавским повстанцам? (к 70-летию Варшавского восстания).

Заканчивается работа над сборниками «Генерал Власов: История предательства» (в издательстве), «Советская модель экономики: взаимоотношения союзного центра с прибалтийскими республиками. Т. 2. 1953-1964 гг.».

В рамках реализации планов издательской деятельности и программных мероприятий, приуроченных к памятным датам отечественной истории, федеральными архивами подготовлены и изданы фотоальбомы, в числе наиболее заметных из которых: «Свет и тени Великой войны: Первая мировая война в документах эпохи», «Великая война. 1914-1918. Кинофотохроника», «Они защищали Россию. К 100-летию начала Первой мировой войны. Фотографии и документы».

Два архивных издательских проекта - энциклопедия «Россия в Первой мировой войне» в 3-х томах (РГАСПИ) и документально-художественный альбом ЛЕРМАНТОВЪ» (РГАЛИ) - стали победителями ежегодного Национального конкурса «Книга года».

Важное значение в повышении археографической культуры и квалификации практиков-археографов России имеет проводимый Конкурс научных работ в области архивоведения, документоведения, археографии.  Приказом Росархива от 22.05.2015 № 38 «Об объявлении конкурса работ в области архивоведения, документоведения и археографии, выполненных в 2012–2014 гг.», объявлен новый конкурс.

Исследование многих тем отечественной и мировой истории ХХ века и подготовка документальных публикаций стимулировали проведение работ по рассекречиванию архивных документов и введению их в научный оборот. В настоящее время на секретном хранении остается около 2% дел Архивного фонда Российской Федерации (в федеральных архивах – 4,3%).

В соответствии с Планом деятельности Межведомственной комиссии по защите государственной тайны на 2011-2015 гг., по запросам органов государственной власти, граждан и организаций в течение года на открытое хранение переведено свыше 14,7 тыс. дел федеральных архивов, в том числе около 12 тыс. дел, рассекреченных Межведомственной комиссией по защите государственной тайны.

В целях информирования общественности о результатах работы по рассекречиванию на официальном интернет-сайте Росархива размещена и постоянно пополняется База данных рассекреченных дел и документов федеральных архивов (http://unsecret.rusarchives.ru/).

В базу данных внесены заголовки дел и документов, переведенных на открытое хранение в 2013–2014 г. На 09.03.2015 в нее включено – 52573 дела,  2544 документа из 9 федеральных архивов. База данных активно используется как российскими, так и зарубежными пользователями.

В последние годы Росархивом введено в практику работы федеральных архивов при подготовке историко-документальных выставок размещать их в сети Интернет. Так в 2014 г. размещены Интернет-версии из выставочной серии «Лидеры советской эпохи», посвященные Ю.В. Андропову и Н.С. Хрущеву. В 2015 г. планируется подготовка традиционной и виртуальной выставок, посвященных Л.И. Брежневу.

Подготовлены и размещены на портале «Архивы России» интернет-проекты «Георгиевские кавалеры Великой войны», «Офицеры Первой мировой – генералы Великой Отечественной», «Первая мировая война в документах деятелей отечественной культуры».

Обновленная версия интернет-проекта «Архивы – школам» на портале «Архивы России» пополнилась разделами: «А.И. Герцен и Н.П. Огарев», «В.Г. Белинский», «Петрашевцы», «М.А. Бакунин», «Шестидесятники», «Н.Г. Чернышевский», «Народная воля».

В созданный в рамках проекта раздел «Медиатека» включены фонодокументы, которые можно использовать не только на уроках отечественной истории, но и при изучении русской литературы, музыки и мировой художественной культуры.

Повышенный интерес пользователей к архивным информационным ресурсам подтверждает правильность и перспективность размещения массивов электронных образов архивных документов, а также справочно-поисковых средств к ним в режиме удаленного доступа. Особо значимым результатом этой работы стало полное завершение оцифровки хранящихся в РГАДА 3519 ландратских книг и ревизских сказок (более 2,1 млн. листов), содержащих сведения ряда подворных переписей 1707-1718 гг., первых трех подушных переписей – I, II, III ревизий 1719-1767 гг., а также делопроизводственные документы учреждений, проводивших I и II ревизии.

В настоящее время пользователи активно ставят вопрос о размещении оцифрованных копий в сети Интернет. Решение этого вопроса мы увязываем с созданием виртуального читального зала за пределами стен архивов. Конкурс на разработку концепции, технического задания и финансово-экономического обоснования виртуального читального зала федеральных архивов объявлен Росархивом в рамках Федеральной целевой программы «Культура России (2012-2018 годы)».

Вообще  создание виртуальных приемных и читальных залов - это стратегический путь улучшения условий доступа к архивным документам. Это позволит снять значительную часть нагрузки с архивистов, упростит процесс обработки поступающих запросов граждан, кардинально облегчит поиск архивной информации. Именно в направлении создания электронных информационных ресурсов федеральных архивов и их предоставления пользователям в режимах локального и удаленного доступа двигаются Росархив и архивные учреждения Российской Федерации. Планируется создание современных компьютеризированных читальных залов в федеральных архивах на базе терминальной системы информационного обслуживания, разработка программного обеспечения для создания, внедрения и функционирования единого «Электронного читального зала» с «личными кабинетами исследователей», установленного на портале «Архивы России» и обеспечивающего возможность удаленного доступа к ресурсам читальных залов федеральных архивов.

Успех реализации этих проектов будет зависеть главным образом от решения кадровых вопросов и государственной финансовой поддержки.

От эффективного решения стоящих перед архивами задач напрямую зависит авторитет российских архивов у собственных граждан, а также международный престиж российских архивов в глазах мировой научной и культурной общественности.