null Социально-правовые запросы как составная часть информационного обеспечения физических и юридических лиц на основе архивных документов Калининградской области
Одной из особенностей нашего времени является возрастающая потребность в использовании ретроспективной информации. Документы, хранящиеся в наших архивах, сегодня служат средством защиты от фальсификации отечественной истории, востребованы при разработке вопросов в области науки, культуры, подготовке управленческих решений и т.д. Наряду с этим на первый план выходит необходимость использования архивных документов для решения социально-правовых вопросов.
В соответствии с частью 1 статьи 7 Конституции России - Российская Федерация является социальным государством, в котором уделяется большое внимание государственной поддержке семьи, пожилых граждан, инвалидов, где развивается система социальных служб, выплачиваются государственные пенсии, пособия и существуют другие различные гарантии социальной защиты.
Оказание помощи гражданам в решении вопросов их социальной поддержки определяет значимость архивной службы в современном обществе.
Архивная служба Калининградской области включает орган управления в области архивного дела – Министерство по культуре и туризму, один государственный архив и 21 муниципальное архивное учреждение.
Порядок организации работы по исполнению запросов в министерстве определен Административным регламентом по предоставлению Министерством по культуре и туризму Калининградской области государственной услуги по организации информационного обеспечения граждан, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов (приказ от 12.12.2017 №317-ОД).
Доля документов по личному составу, являющихся главным источником для решения этой задачи, от общего числа документов, хранящихся в архивных учреждениях Калининградской области, составляет 27%.
В ОГКУ «Государственный архив Калининградской области», с учетом важности исполнения обозначенных задач, с 1 января 2020г. было создано самостоятельное структурное подразделение - отдел социально-правовых запросов, в который входит 6 штатных единиц. В региональных муниципальных архивах/отделах вместе с директором/начальником в среднем работает по 2-3 человека.
За 2021 год архивами области было исполнено 11540 запросов социально правового характера: муниципалитетами – 8202 запроса, ГАКО – 3328 запросов. Динамика поступления запросов социально-правового характера показывает, что если в муниципальных образованиях наблюдается снижение числа таких запросов, то в областном архиве отмечается их рост. Причина тому - увеличение числа ликвидированных организаций, передавших в ОГКУ «ГАКО» свои документы.
В настоящее время тематика социально-правовых запросов физических и юридических лиц, поступающих в архивы Калининградской области, охватывает вопросы подтверждения трудового стажа, размера заработной платы, несчастных случаев на производстве, награждения государственными и ведомственными наградами, получение образования и другое. Значительную часть запросов составляют запросы о подтверждении трудового стажа (34%) и размера заработной платы (26%), то есть запросы, связанные именно с пенсионным обеспечением.
Несмотря на то, что число запросов растет, но достаточно плавно, трудозатраты на их исполнение растут более динамично. Основная причина - возрастание сложности запросов (значительная часть требует серьезных исследований с использованием большого массива документов и полистного их просмотра). Также осложняет исполнение подобного рада запросов нарушение установленных требований по ведению организациями кадровой документации: небрежно заполнены книги приказов, документы часто не имеют дат, номеров, допущены ошибки в написании имен, отчеств, фамилий, инициалов, дат рождения работников, в личных карточках отсутствуют данные о приеме и увольнении. В бухгалтерских документах, подтверждающих получение начисленных сумм, имеются исправления, карандашные записи. Многие предприятия передали документы, подтверждающие заработную плату в виде табуляграмм с обозначением кодов, расшифровка которых архиву неизвестна. Часто нет сумм «всего начислено», то есть подтвердить размеры заработной платы при наличии подобных недочетов весьма затруднительно.
Отметим и то, что сегодня ко всем запросам (по требованию отделений Пенсионного Фонда РФ), связанным с подтверждением трудового стажа и размеров заработной платы стало необходимым прикладывать справку о переименованиях организации, что еще более увеличивает трудозатраты.
Вышедшие и согласованные с Министерством юстиции РФ в 2020 году Правила работы государственных и муниципальных архивов устанавливают срок исполнения таких запросов – «в течение 30 календарных дней со дня регистрации запроса». До выхода новых правил, архивисты могли воспользоваться формулировкой пункта 5.8.3 Правил 2007 года, где после указания на 30-ти дневный срок исполнения запроса делалось уточнение: «С разрешения руководителя архива этот срок может быть при необходимости продлен, с обязательным уведомлением об этом пользователя». Такая формулировка давала возможность на основании приказа директора продлить срок исполнения на месяц, а то и больше. Порой это было крайне необходимо не только в связи с количеством обращений, но и с запрашиваемым временным периодом. Главным образом это касается запросов поступающих из Пенсионного фонда, который может обращаться за справками за период более 20 лет. В новых правилах в пункте 46.6 сформулировано: «архивом исполняются социально-правовые запросы в течение 30 календарных дней со дня регистрации запроса». Далее без пояснений, а под абзацем делается сноска на часть 3 ст.26 ФЗ-125 «Об архивном деле в Российской Федерации», в которой предусмотрен общий порядок использования документов. Отсутствие в новых «Правилах» разрешения руководству архивных учреждений продлевать отдельными приказами срок исполнения запросов социально-правового характера (в случае острой необходимости) периодически приводит к авральным ситуациям в работе по исполнению этого вида запросов.
Так, в ГАКО в целях исполнения в установленные сроки запросов социально-правового характера, связанных с подтверждением размеров заработной платы за значительные временные периоды, сотрудникам неоднократно приходилось выходить на работу и в выходные дни. Также администрация вынуждена была осуществлять краткосрочную переброску кадров в отдел для решения возникших проблем. Хотя, справедливости ради надо сказать, что в методических рекомендациях к правилам при разъяснении п.46.6 о сроках исполнения запросов на безвозмездной основе делается сноска на часть 1ст.12 Федерального закона от 2 мая 2006 года № 59 «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ», согласно которой в исключительных случаях срок исполнения запроса может быть продлен. Но следует учитывать, что методические рекомендации – это лишь рекомендации, но не закон. Кроме того, согласно ст.1 п.2 Федерального закона от 02.05.2006 № 59, он не распространяется на порядок исполнения обращений, установленный иными законами. Поэтому считаем, что при возникновении спорной ситуации относительно превышения срока исполнения запроса, теперь архивистам сложно будет доказывать свою правоту.
При проведении работы по подготовке справок социально- правового характера для архива немаловажна была и такая формулировка из правил 2007 года, которая, к сожалению, отсутствует в новых, а именно:
«При исполнении повторных запросов социально-правового характера или составления по просьбе пользователя архивной справки, аналогичной ранее выданной, архив проверяет соответствие сведений, включенных в эту справку, тем, которые имеются в архивных документах, и в случае обнаружения дополнительных сведений, включает их в повторно выдаваемую архивную справку». Учитывая, что сейчас довольно часто, доказывая свою правоту, приходится отвечать на вопрос «а где это написано», можно было ссылаться на эту формулировку в правилах как нормальную практику работы архива, когда отдельные посетители, получая повторную справку с дополнительными данными, пытались обвинить архивистов, грозя судом, в умышленном сокрытии информации. Отсутствие данного пояснения в новых правилах может, как мы полагаем, создавать определенные трудности для архивистов.
К сожалению, не все запросы социально-правового характера могут быть исполнены архивами с положительным результатом. Причина – в отсутствии на хранении соответствующих запросу документов. Учитывая большую значимость для гражданина ответа на такого рода запросы, архивисты прилагают значительные усилия для розыска места хранения документов. В этих целях ежегодно актуализируется Межархивный справочник «Документы по личному составу в государственных и муниципальных архивах Калининградской области», а также ведется «База данных организаций, хранящих документы по личному составу» с указанием и своевременной корректировкой адресов, контактных данных ответственных лиц.
В связи с этим весьма своевременным является то, что в Методических рекомендациях к Правилам 2020 года указывается, что «отрицательные ответы с указанием причины невозможности исполнения запроса или рекомендациями о возможных путях поиска документов вне архива, ответы с предоставлением информации о пересылке запросов в другие учреждения рассматриваются как исполненные запросы».
Архивная служба Калининградской области стремится обеспечить на должном уровне работу по исполнению социально-правовых запросов. На основании заключенных соглашений между министерством по культуре и туризму и многофункциональным центром, архивными учреждениями области и Управлением Пенсионного фонда России осуществляется межведомственное взаимодействие, в том числе по защищенным каналам с использованием шифровальных (криптографисеских) средств. Объем направленных по системе VipNet ответов на запросы составляет около 70% от их общего числа. Сотрудничество между многофункциональным центром и Пенсионным фондом, с одной стороны, и архивными учреждениями области, с другой стороны, по вопросам исполнения социально-правовых запросов граждан строится на конструктивной основе. Все возникающие с той или иной стороны проблемы решаются, как правило, на совместных совещаниях с участием руководства учреждений.
Архивные учреждения области, следуя, в том числе, и методическим рекомендациям к правилам 2020 года, размещают на своих сайтах в разделах, посвященных запросам пользователей, фору запроса для юридических и физических лиц; указание на необходимость предоставления документа, подтверждающего право пользователя на получение информации о третьих лицах; информацию о порядке получения справок социально- правового характера; контакты и другие сведения.
При приеме запросов по электронной почте предусмотрена отправка пользователю сообщения с подтверждением получения запроса.
В архивных учреждениях ведется база данных «Учет обращений граждан и организаций» в целях автоматизированного учета социально- правовых запросов и отслеживания этапа их обработки. В случае готовности и намерения заявителя забрать результат рассмотрения обращения лично он извещается об этом по телефону или электронной почте.
В соответствии с п.46.12. новых правил «архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для направления в государства, не являющиеся участниками СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, направляются архивом в соответствующий федеральный орган исполнительной власти или его территориальный орган». Вместе с тем, согласно методическим рекомендациям ответы на такие запросы (цитирую): «направляются архивом в Консульский департамент Министерства иностранных дел (МИД России)». Иного варианта нет. В Калининградской области имеется территориальный орган этого министерства – Представительство МИД России в Калининграде. В данном случае мы видим противоречие между правилами и методическими рекомендациями.
В заключение своего выступления хотелось бы сказать, что работа по исполнению социально-правовых запросов граждан и заинтересованных организаций - это одна из важнейших и социально значимых форм взаимодействия архивов с обществом и требует очень внимательного к себе отношения.
Спасибо за внимание.