null Развитие ПК «Архивный фонд» в архивах Калининградской области в современных условиях
Внедрение автоматизированных систем в практику работы архивистов происходит уже достаточно давно. Основным шагом в автоматизации деятельности архивов в области учета документов Архивного фонда является, пожалуй, создание и внедрение в 1997 году в практику работы архивных учреждений программного комплекса «Архивный фонд».
Впервые с помощью программного комплекса паспорт Государственного архива Калининградской области был сформирован уже в 2002 году. Конечно же, этому предшествовала большая работа по выверке всех учетных документов на их соответствие реальному положению дел.
В 2006 году, после завершения работ по формированию паспорта архива в автоматизированном режиме во всех муниципальных учреждениях Калининградской области, мы приступили к следующему этапу наполнения ПК информацией – а именно внесение заголовков единиц хранения. По итогам 2020 года количество заголовков единиц хранения, внесенных в ПК Архивный фонд достигло 35% от всех имеющихся на хранении в архивных учреждениях области дел. В соответствии с информационным письмом Росархива о планировании работы Архивных учреждений Российской Федерации на 2021 год наращены темпы работы по вводу заголовков архивных дел, находящихся на открытом хранении.
Муниципальные архивы Калининградской области за последние несколько лет обновили свой парк компьютерной техники. Необходимо отметить, что выход каждой новой версии ПК «АФ» подстегивал архивные учреждения приобретать такие компьютеры, которые бы соответствовали указанным минимальным требованиям для установки и успешной работы программного комплекса. Однако приобретение современной техники является очень большой проблемой. Ежегодно появляются новые типы, виды, модели, модификации как офисной техники, так и программного обеспечения. В первую очередь техника приобретается для нужд различных отделов администраций муниципальных образований, модернизация компьютерной техники в архивах по прежнему происходит по остаточному принципу.
На сегодняшний день все архивы нашего региона - и государственный, и муниципальные, перешли на версию программного комплекса 5.0.5. Переход на новую версию всех муниципальных архивов по времени занял более 3-х лет в связи с невозможностью некоторых муниципальных архивов оперативно приобрести соответствующее оборудование, позволяющее корректно установить программный комплекс. Сотрудники практически всех органов муниципальной власти, ответственные за администрирование информационных систем, получили в Государственном архиве Калининградской области консультации по установке необходимого программного обеспечения.
Ведение ПК «Архивный фонд» - самый важный и ответственный этап формирования Единой Автоматизированной Информационной системы, которая состоит из трех самостоятельных программных комплексов.
Основа сведений, представленных в ЦФК – это данные программных комплексов Архивный фонд, ведение которых осуществляется непосредственно в архивах разного уровня и от того, насколько качественно введена информация в ПК АФ зависит удовлетворенность пользователей архивной информации, представленной в Центральном Фондовом Каталоге, размещенном в сети Интернет.
«Единый порядок по заполнению полей единой автоматизированной системы…», разработанный в рамках реализации в 2013 году мероприятий ФЦП «Культура России (2012-2018 гг.)» достаточно подробно описывают порядок заполнения полей с точки зрения техники ввода данных. Однако в некоторых субъектах Российской Федерации принимаются локальные нормативные акты, предназначенные для использования в работе по внесению информации в ПК «Архивный фонд» как в государственных, так и в муниципальных архивах. Это говорит о том, что назрела необходимость в разработке методических рекомендаций «Единого порядка по заполнению полей единой автоматизированной системы…» на федеральном уровне.
В настоящее время ПК «АФ» в архивных учреждения Калининградской области используется не только для ведения автоматизированного учета архивных документов, когда задействованы основные функциональные возможности: ведение автоматизированного государственного учета архивных документов на всех уровнях (архива, архивного фонда, архивной описи, единицы хранения (единицы учета), документа); формирование статистических отчетов и справок, формирование отчетной документации по государственному учету; возможность систематизации данных по различным критериям, поиск информации.
С помощью информации, внесенной в Архивный фонд, сотрудниками архива уточняются сведения, переданные из муниципалитетов для включения в Межархивный справочник по личному составу. Здесь речь идет о правильном и своевременном заполнении таких полей, как «Переименование фонда», «Фондовые включения» и «Незадокументированные периоды». Вышеуказанные поля подлежат обязательному заполнению в соответствии с Временным порядком автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденного приказом Росархива от 23.10.2000 года № 64.
Однако есть еще один функционал программы, который практически не используется - возможность просмотра прикрепленных файлов на различных уровнях описания архивной документации. Прикрепленные файлы аккумулируются не в самой программе, а в отдельной папке. Соответственно, при выгрузке ПК и передаче файла в уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела, прикрепленные файлы остаются на том компьютере, на котором осуществлялся ввод данных. Для просмотра прикрепленных файлов после загрузки их в Фондовый каталог необходимо, чтобы архивное учреждение вместе с файлом выгрузки передавало папку, в которой размещаются прикрепленные файлы. При разработке технического задания можно было бы учесть это и предоставить возможность уполномоченному органу иметь доступ к прикрепленным файлам без лишних действий со стороны архивного учреждения.
Программный комплекс «Архивный фонд» - это основа, с которой должны быть связаны другие системы автоматизации архивной деятельности (такие, как комплектование, создание страхового фонда, контроль движения дел и другие виды внутриархивных работ).
Утвержденная Росархивом в 2014 году Концепция информатизации (автоматизация) государственного архива содержит информацию о модулях комплекса, которые, возможно, преобразят программный комплекс в полноценное информационное пространство, позволяющее автоматизировать основные виды архивной деятельности.
На заседании Правительства Российской Федерации 13 мая 2021 года одобрен законопроект «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части регулирования вопросов конвертации электронных документов, их хранения, создания электронных и (или) материальных дубликатов документов», в разработке которого принимал участие и Росархив. Данный законопроект предусматривает полномочие Росархива по созданию и внедрению информационной системы государственного централизованного учета архивных документов.
Законопроект, при его принятии, создаст необходимую нормативную основу для усовершенствования программного комплекса «Архивный фонд» не только в части работы с электронными документами, но и, хочется надеяться, в плане расширения возможностей автоматизации других видов внутриархивной деятельности.