null Основные проблемы ведения и использования ПК «Архивный фонд. Версия 5.0»
В соответствии с Концепцией информатизации (автоматизации) государственного архива, 2014 г. центром информатизации государственного архива является создание информационно-технологического комплекса, функционирующего на основе объединения нескольких автоматизированных систем, подсистем и модулей, обеспечивающих полномасштабное управление государственным архивом. Информатизация (автоматизация) архивной деятельности должна осуществляться по всем основным направлениям работ архива:
- комплектование,
- научно-справочная работа,
- обеспечение сохранности документов,
- создание информационных ресурсов,
- использование документов,
- государственный учет документов.
Согласно концепции платформой этого комплекса должен был стать программный комплекс «Архивный фонд». ПК «Архивный фонд» был одобрен и рекомендован к внедрению в госархивы Экспертной комиссией по автоматизированным технологиям Росархива в 1997 г.
Организация работ по Базе данных «Архивный фонд» закреплена во Временном порядке автоматизированного государственного учета документов архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах, утвержденном Росархивом в 2000 г. Процедура заполнения полей Базы данных «Архивный фонд» регламентирована Единым порядком заполнения полей единой автоматизированной информационной системы, состоящей из программных комплексов «Архивный фонд», «Фондовый каталог», «Центральный фондовый каталог», разработанным ООО «Адапт» в 2013 г.
В ГУ РК «Национальный архив РК» ввод информации в БД «Архивный фонд» был начат в 1997 г. Главной и основной задачей Базы данных является ведение своевременного и достоверного государственного учета архивных документов. Кроме учетной функции база данных служит для:
- накопления информации о составе и содержании поступающих и хранящихся архивных документов, состоянии сохранности документов и научно-справочного аппарата;
- создания каталога фотодокументов;
- формирования отчетов о составе и содержании архивных документов.
Необходимо отметить, что документы архива размещены в двух зданиях, в двух архивохранилищах, каждое из которых хранит определенный комплекс документов. В связи с чем в настоящее время в архиве ведутся три базы данных «Архивный фонд».
В архивохранилище № 1 хранятся фонды дореволюционного, советского и постсоветского периодов с середины 17 века по настоящее время. Информация об этих фондах включается в базу данных, которую ведет главный хранитель фондов (объем на 01.01.2021 11609,7 Мб).
В архивохранилище № 2 автономно ведутся 2 базы. Ввод информации осуществляет заведующий архивохранилищем. Одна база содержит информацию о фондах партийных, комсомольских органов и общественно-политических организаций (объем на 01.01.2021 224,1 Мб).
Вторая база данных содержит информацию о фондах по личному составу ликвидированных организаций (объем на 01.01.2021 200 Мб.). Эта база изначально велась в ГУ «Республиканский архив документов по личному составу». В 2017 г. архив был реорганизован в форме присоединения к ГУ РК «Национальный архив РК», ввод сведений в базу продолжает заведующий архивохранилищем. В базу вносится информация о документах временного срока хранения (50/75 лет).
В настоящее время в архивохранилище № 1 используется база данных версии 5.0.5. В архивохранилище № 2 базы данных работают в версии 5.0.0. Необходимо отметить, что при переходе с 4 версии на 5 версию произошли сбои и утрата информации в базах, в частности была утрачена часть карточек описей, частично исчезли количественные показатели вкладки «Объем». Автоматически произошла замена названий фондов и аннотаций к документам: в поле «Название фонда» вставилась аннотация к документам, аннотация заменилась названием фонда. К настоящему времени основная масса утраченной информации восстановлена, информация в необходимых полях переделана. Аналогичные сбои были и при переходе на более ранние версии.
Ведение автоматизированного государственного учета архивных документов в архиве осуществляется на уровне архивного фонда, архивной описи, единицы хранения. Работа по заполнению базы данных «Архивный фонд» началась в 1997 г. с занесения информации об имеющихся на хранении фондах.
В настоящее время в базу внесены все фонды (100% от общего количества, общее количество 5202). Все обязательные поля карточки «ФОНД» (вкладка «Общие сведения») заполнены в полном объеме. Для примера, на экране представлена карточка фонда Государственной общеобразовательной школы-интернат «Гимназия искусств при Главе Республики Коми». Во вкладке «Общие сведения» заполнены поля: номер, полное и сокращенное название фонда, вид фонда, доступ, исторический период, тип фонда и документов, источник поступления, основание поступления, даты документов и другие поля.
Обязательными для заполнения в архиве являются вкладки:
- «Объем: традиционные носители»,
- «Объем: электронные носители»,
- «НСА», в которых размещается аннотация документов и историческая справка к фонду,
- «Дополнительная информация», содержащая информацию о переименованиях фонда, незадокументированных периодах, фондовых включениях,
- «Объединенный архивных фонд», содержащая информацию о фондах, вошедших в состав объединенного фонда,
- «Физическое состояние», в которое по итогам проверки наличия и состояния архивных документов вводится информация о количестве дел, нуждающихся в реставрации, подшивке, дезинфекции и других восстановительных работах.
Также в базу вносятся данные об имеющихся описях. Всего в базы введено 5693 описи (75 % от общего количества, общее количество 7561). Работа по вводу описей в базу данных продолжается в рабочем порядке.
В последние годы к карточке описи прикрепляются их отсканированные образы. На экране представлена карточка описи Государственной общеобразовательной школы-интернат «Гимназия искусств при Главе Республики Коми», где во вкладке «Общие сведения», в поле «Файлы электронного образа» добавлены отсканированные в формате PDF разделы описей этого фонда.
Максимально полно вводится в базы информация по каждому новому поступлению фонда, а также изменения, происходящие в результате:
- проведения работ по проверке наличия и физического состояния дел,
- при обнаружении технических ошибок в учетных документах,
- при переработке и усовершенствовании фондов и других видах работ.
В связи с тем, что не в полном объеме введена информация по некоторым фондам, принятым в архив в более ранние периоды, продолжается работа по заполнению соответствующих вкладок, в основном вкладок «НСА» и «Дополнительная информация».
Архив ведет работу в Базе данных «Архивный фонд» и на уровне единиц хранения. Ввод заголовков дел проводился в архиве небольшими темпами из-за отсутствия бюджета рабочего времени. В 2021 г. работа ускорилась на основании письма Росархива от 01 сентября 2020 г. № 4/2340-А «О планировании работы архивных учреждений Российской Федерации на 2021 г. и отчетности за 2020 г.», в соответствии с которым Росархив считает целесообразным предусмотреть завершение архивами этой работы до конца 2023 г. На данный момент в 3 Базы данных «Архивный фонд» введено небольшое количество заголовков по 3663 единицам хранения (0,3 % от общего количества, общее количество - 1130691 ед.хр.).
В связи с тем, что в архиве изначально установлены базы данных локальных (однопользовательских) конфигураций, доступ к ним был ограничен двумя сотрудниками (главным хранителем и заведующим архивохранилищем № 2). Это являлось основной проблемой ведения Базы данных и использования информационного массива. Поэтому важнейшей задачей в последние годы являлась организация сетевого (многопользовательского) доступа для сотрудников архива. Из-за отсутствия технических возможностей (отсутствия в архиве северного компьютера) организация сетевого доступа к базе долгое время затягивалась. В 2021 г. самая объемная база архива по документам дореволюционного, советского и постсоветского периодов архивохранилища № 1 была развернута в Центре обработки данных Государственного автономного учреждения Республики Коми «Центр информационных технологий», что открыло возможность доступа к программе для других сотрудников архива. Проведенная главным хранителем проверка работоспособности, доступности базы и сохранности вводимых данных недостатков не выявила. Для обеспечения сохранности резервная копия программы регулярно запрашивается и сохраняется на сервере архива. На данный момент доступ к базе получили еще несколько сотрудников архива, что позволяет в режимах (ролях) «администратор», «архивист» вводить данные более оперативно. В режиме «Читатель» программа позволяет сотрудникам архива использовать в работе весь информационный массив. В перспективе планируется организовать сетевой доступ к базам данным по документам архивохранилища № 2.
С помощью программного комплекса «Архивный фонд» в архиве осуществляется не только государственный учет архивных документов, но и создание межфондового справочника - каталога фотодокументов. Каталогизация фотодокументов началась в 2012 г. на основе автономной базы данных «Архивный фонд» 4 версии. На сегодняшний день в базу данных введено 2103 карточки.
В заключение подчеркиваем, что ведение Базы данных «Архивный фонд» осуществляется в соответствии с имеющейся нормативно-правовой базой (Временным порядком автоматизированного государственного учета документов и Единым порядком заполнения полей). Наряду с тем, что в базе содержится достаточно объемный массив информации, предстоит большая работа по внесению отсутствующей информации. Несомненно, организация многопользовательского доступа к базе, позволит вводить информацию наиболее быстрыми темпами и использовать функционал программы в целях оптимизации работы сотрудников архива.