Проблемы комплексного подхода к созданию, ведению, использованию,  хранению, актуализации массива данных АИПС в государственных и муниципальных архивах Вологодской области - Архивы Санкт-Петербурга

Презентация

Комплексный подход в создании информационной системы реализован в сфере архивного дела Вологодской области в Единой информационная система для автоматизации деятельности архивов области (далее – Система). На региональном уровне она имеет глобальный характер, так как  предусматривает на практике и потенциально автоматизацию всех направлений деятельности  государственных и муниципальных архивов области. Оператором системы является Департамент культуры и туризма области, уполномоченный в области архивного дела орган исполнительной государственной  власти субъекта Российской Федерации. Администратором – Бюджетное учреждение Вологодской области в сфере информационных технологий «Центр информационных технологий», которое создано для обеспечения соответствующих функций органов государственной власти области. Разработчик Системы – предоставляет услугу по ее обслуживанию.

Поставщиками информации в Систему и ее пользователями  являются  государственные архивы области (3 учреждения), муниципальные архивы области 28 единиц (4 учреждения и 24 структурных подразделения органов местного самоуправления муниципальных районов области. Потребители информации Системы – юридические лица и граждане Российской Федерации и других стран.

Информация Системы хранится на  виртуальном сервере, находящийся в центре обработки данных БУ ВО «Центр информационных технологий». В серверную часть входят  Интернет-портал архивной службы области, модули: сводный каталог фондов; тематические базы данных; удаленный доступ к архивным документам; интернет-приемная; учет документов, интеграции с АСЭД, ЭПК. Система имеет одноточечное подключение к сетям общего пользования, изолирована от сети общего пользования, использует прикладное и общесистемное программное обеспечение. В Клиентскую часть Системы входят модули: «Комплектование архива», «Учет обращений граждан», конвертер в программу «Архивный фонд».

Эксплуатация Системы   позволила выявить следующие  новые и  давно существующие проблемы, которые тормозят   ее внедрение в деятельность архивов, пополнение баз данных и в конечном итоге мешают  цифровой  трансформации архивной сферы области.

Во-первых, это проблема несовершенства существующего научно-справочного аппарата архивов области, главным образом муниципальных архивов. Особенности  составления описей на бумажном носителе (сокращение и качество составленных заголовков дел, отсутствие дублирования информации  на листе описи).   Так как процесс совершенствования НСА еще  не закончен в  базы данных попадают не информативные заголовки дел, что усложняет автоматический поиск информации.

Во-вторых, во время эксплуатации Системы  выявляются  несовершенства ее настройки:

• 1. Отсутствует список оцифрованных дел, выложенных в Систему, для пользователей. Доступ к списку только у сотрудников архивов.

• 2. Отсутствует фильтр при поиске оцифрованных дел, выложенных в Систему.

• 3. При просмотре списка дел в фонде в строке прокрутки страниц нет перехода на первую и последнюю страницы.

• 4. В списке фондов ошибочно стоят значки о наличии оцифрованных дел, особенно по советскому периоду.

• 5. В модуле «Библиотека» ошибка в рубрикаторе: неправильно составлен, отсутствует возможность редактирования.

• 6. Не работает редактирование полей с указанием персон, организации, географии при создании карточки нового документа в деле.

• 7. Часто бывает ошибка в Системе при создании новой карточки с церковью или монастырем. Система относит их вместо указателя «Церкви и монастыри» в указатель «Организации». Возможность переноса самими сотрудниками отсутствует.

• 8. Отсутствует сортировка по результатам поиска дел, документов.

• 9. При редактировании карточки документов Система каждый раз «выбрасывает» сотрудника на исходные данные, а должна возвращать назад, к предыдущему состоянию. То есть при редактировании нескольких карточек, после каждой исправленной и сохраненной приходится начинать поиск заново.

• 10. У карточек указателей не работает прикрепление изображений.

• 11. В карточках указателей нет возможности упорядочить прикрепленную географию, а также нет сортировки прикрепленных документов.

• 12. Оцифрованные документы никак в карточках указателей не обозначены.

В-третьих, на успешную работу Системы оказывают негативное влияние постоянно возникающие  организационные проблемы, которые требуют внесения изменений в учетные документы,  традиционный научно-справочный аппарат, а, следовательно,  в их электронные аналоги. Имеются в виду реорганизация, ликвидация  архивов, передача архивных фондов и дел из одного архива в другой.

Одной из главных является  проблема нехватки
ресурсов. Это - недостаточная квалификация кадров в сфере применения информационных технологий в архивном деле; загруженность работников архивов; необходимость постоянного обновления  оборудования.

 Пути решения проблем архивная служба Вологодской области видит прежде всего в  выявлении и фиксации недостатков, доработке системы, повышении организационного уровня  работы  в ней, постоянном процессе обучения кадров и изучении опыта создания и использования систем в других регионах.