null Современное состояние и перспективы развития системы научно-справочного аппарата в ОГКУ «Государственный архив Калининградской области». Перевод научно-справочного аппарата в электронную форму
Одним из основных направлений работы Государственного архива Калининградской области является создание качественного научно-справочного аппарата к документам архива.
Система НСА госархива Калининградской области состоит из архивных справочников, предусмотренных действующими «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках». В перечень видов архивных справочников в НСА ОГКУ «ГАКО» включены: путеводитель по фондам архива, каталоги, электронные базы данных (далее-БД) фотокаталог, обзоры, а также тематические перечни документов, тематические информационные (исторические) справки, исторические справки к фонда госархива.
Архивные справочники в ГАКО ведутся в традиционном и автоматизированном режиме, обеспечивающем возможности оперативного и многоаспектного поиска и предоставления документной информации. Эти изменения в создании электронного НСА на современном этапе позволяют оперативно осуществлять розыск и учет документов. И в связи с возрастающей потребностью исследователей и СМИ в архивной информации и регулярным использованием документов, перед архивом встали задачи изучения новых технологий и включения в информационное пространство. Информатизация не отнимает и не подменяет ни одного из существующих направлений работы архива, она видоизменяет некоторые из них, в частности, их информационное и документационное обеспечение, существенным образом зарагивает формы создания и использования НСА, работы по научному описанию. В такой системе традиционный справочник на бумажном носителе является одномоментной проекцией части электронной системы. Традиционные справочники могут быть востребованы, исходя из привычек, индивидуальных предпочтений и особенностей восприятия информации пользователями.
Традиционный режим ведения научно-справочного аппарата по прежнему актуален в нашем учреждении. Например, путеводители продолжают оставаться востребованными именно в традиционном виде.
Ведущая роль в системе НСА принадлежит описям. В госархиве Калининградской области оцифрованы описи документов всех находящихся на хранении фондов архива и организован удаленный доступ к 100% научно-справочного аппарата. Пользователи архивной информации могут получить доступ к более чем 25-ти тысячам единиц хранения в электронном виде.
Перевод архивных документов и научно-справочного аппарата к ним в электронную форму индексирование и включение в электронные базы данных проводится в государственном архиве на протяжении нескольких лет силами сотрудников архива.
Работа по созданию системы каталогов была начата в середине 60х годов. Состав системы каталогов архива определялся составом и содержанием архивных документов, интенсивностью их использованикаталогя. В настоящее время в ОГКУ «ГАКО» имеются следующие каталоги:
1. Систематический каталог (в том числе партийных и комсомольских организаций)
2. Тематический каталог по истории учреждений и организаций
3. Тематический каталог «Хроника событий»
4. Предметно-тематический каталог переименования улиц Калининграда
5. Предметно-тематический каталог переименования улиц Калининградской области
6. Предметно-тематический каталог переименования природных объектов Калининградской области
7. Предметно-тематический каталог по награждениям
8. Именной каталог
Кроме того, имеются учетные картотеки:
- литература по истории Восточной Пруссии, Кенигсберга и Германии;
-литература по истории Калининградской области после 1945 года;
- должностная картотека номенклатурных кадров;
- алфавитная картотека личных дел;
- именная картотека по персональным делам;
- картотека по местонахождению документов по личному составу ликвидированных организаций.
В настоящее время из 9 каталогов продолжают пополняться только 2: тематический каталог «Хроника событий» и именной каталог (по фондам личного происхождения). Одной из причин прекращения работ по дальнейшему пополнению традиционных каталогов, стало изменение в направлении развитии НСА в сторону применения компьютерных технологий. Электронные аналоги традиционных каталогов имеют очевидные преимущества: они дают намного больше возможности поиска не только по схеме (определенным разделам) каталога, но по всей справочной информации в карточках, электронный каталог можно мгновенно пересортировать по любому типу информации для удобства сплошного просмотра, есть возможность создавать комбинированные запросы. Электронный каталог намного легче и быстрее пополнять и корректировать, упрощается осуществление контроля за состоянием архивного справочника. Несопоставимы также затраты времени, необходимые на автоматизированный поиск и поиск информации по традиционным каталогам.
В настоящее время 2 тематических каталога (по истории учреждений и организаций, а также хроника событий) переведены в автоматизированную БД. Планируется перевод в формат электронной БД каталога по переименованию улиц г. Калиниграда. В дальнейшем, при наличии трудовых и временных ресурсов , в электронный формат могут быть переведены и остальные.
В середине 90-х годов была начата работа по созданию в госархиве первых БД. Они создавались с учетом круга интересов исследователей, частоты обращений по тем или иным вопросам. Общий объем электронных тематических баз данных по документам архивов составляет более 500 тысяч записей В настоящее время в архиве насчитывается 44 БД, которые охватывают наиболее актуальную тематику запросов, содержат информацию по истории края, представляют собой комплекс справочно-учетной информации, необходимой в деятельности ОГКУ «ГАКО». Имеющиеся БД можно разделить на 5 групп:
1. БД по организационно-распорядительным документам органов государственной власти и государственного управления;(Приказы управлений по гражданским делам, Решения, Протоколы , Постановления)
2. Тематические БД по истории предприятий и организаций, переименованию населенных пунктов, приемке в эксплуатацию законченных объектов строительства;(переименования колхозов и совхозов, переименования населенных пунктов, история организаций)
3.Тематические БД по истории края;(хроника событий двоенного периода и послевоенного, кирхи, памятники, замки Восточной Пруссии)
4.Учетные БД;(учет немецких фондов, протоколы ЭПМК, учреждения, хранящие документы по личному составу, картотека журнальных статей, научно-справочная библиотека ОГКУ «ГАКО»)
5.Справочные БД.(рубрикатор к истории организаций)
В целом, использование имеющихся БД будет способствовать повышению оперативности поиска необходимой информации, а также сокращать количество выдаваемых дел из хранилища. Наряду с увеличением количеством вводимой информации в БД документной информации, необходимо больше внимания уделять качеству подготовки электронных архивных справочников. Практика работы отдела научного использования документов показывает, что при создании каждой новой БД правильно выбрать тематику, структуру и инфлрмационные составляющие, сопоставит трудозатраты, требуемые на создание БД и отдачу.
В 2019 г. государственный архив совместно с Центром социально-гуманитарной информатики БФУ им. Канта приступили к созданию и наполнению информацией электронной базы данных первых переселенцев. Нужно отметить, что работа эта во многом уникальна. Подобным в России еще никто не занимался. Исследовались только миграции довоенной поры. Когда база данных будет готова, полная ее версия останется в архиве для внутреннего пользования, а в университет поступит версия с закрытыми персональными данными для научного использования. На основе базы данных в дальнейшем планируется создать научный проект, связывающий Калининградскую область с теми территориями, откуда сюда приезжали переселенцы. А это 23 региона России и 12 областей Белоруссии.
Важнейшей задачей в научно-информационной деятельности архива является работа по наполнению информацией и внесение уточнений в Путеводитель фондам Государственного архива Калининградской области и Межархивный справочник по личному составу. Стоит отметить, что электронные версии также представлены на сайте учреждения.
Большая работа проводится по уточнению тематических информационных (исторических) справок. Большинство из них были составлены в период с 1981 по 1996 г. Со временем тематика исторических справок стала иметь более узкую направленность, и в большей степени связана с довоенной и послевоенной историей конкретного объекта (здания, кирхи). При ежегодно возрастающем количестве подготовленных справок целесообразно рассмотреть вариант учета их в формате БД.
Следует отметить, что сотрудниками архива были разработаны Методические рекомендации по составлению исторических справок к архивных фондам, а также Памятка по соблюденению единых норм орфографии и пунктуации русского языка при заполнении текстовых полей ПК «Архивный фонд», составлении архивных описей, исторических справок, архивных справочников и текстов.
Перспективы развития и совершенствования НСА тесно связаны с применением современных информационных технологий, созданием традиционного и автоматизированного НСА, позволяющего сделать поиск более быстрым и удобным. Необходимо развивать автоматизированный учет в части пополнения справочно-учетных и тематических БД, внедрения электронных каталогов и автоматизированных поисковых систем, размещение и дальнейшее совершенствование формата представления НСА в сетях открытого доступа.