null Организация работы Центральной экспертно-проверочной комиссии Архивного комитета Санкт-Петербурга, ее взаимодействие с экспертными проверочно-методическими комиссиями подведомственных учреждений
Центральная экспертно-проверочная комиссия Архивного комитета Санкт-Петербурга (далее – ЦЭПК) является постоянно действующим коллегиальным совещательным органом, осуществляющим рассмотрение вопросов, связанных с экспертизой ценности документов, отбором
и включением конкретных документов в состав Архивного фонда
Санкт-Петербурга; организацией документов в делопроизводстве органов государственной власти Санкт-Петербурга; определением в составе Архивного фонда Санкт-Петербурга особо ценных, в том числе уникальных документов.
ЦЭПК действует в соответствии с положением, которое было переработано в 2019 году в соответствии Примерным положением об ЭПК, утвержденным Росархивом.
Ранее Комиссия именовалась «Центральная экспертно-проверочная методическая комиссия Архивного комитета Санкт-Петербурга»
и рассматривала также вопросы методической работы в области хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов (памятки, методические пособия и др.). В 2019 году эти полномочия были исключены из положения ЦЭПК (оставлены только функции по рассмотрению методических рекомендаций по экспертизе ценности документов), а для рассмотрения вопросов методического обеспечения основных направлений деятельности создана отдельная Методическая комиссия Архивного комитета Санкт-Петербурга.
Распределение полномочий и функций ЦЭПК и ЭПМК архивных учреждений, подведомственных Комитету, представлено на слайде. Часть полномочий ЦЭПК была передана ЭПМК архивов, например, в части согласования номенклатур дел организаций – источников комплектования, за исключением ИОГВ Санкт-Петербурга, функция по утверждению описей дел постоянного хранения - исключительно полномочия ЦЭПК в соответствии с законодательством в сфере архивного дела.
Тем не менее объем работы, которая проводится ЦЭПК значительный – показатели деятельности по основным направлениям (утверждение описей дел, согласование номенклатур и инструкций по ДП) отражены на слайде.
Состав ЦЭПК утверждается распоряжением Комитета и в него входят:
Председатель (заместитель председателя Комитета),
заместитель председателя (начальник отдела Комитета),
секретарь (специалист Комитета),
члены комиссии (заведующие отделов комплектования государственных архивов, заместители директоров или главные хранители государственных архивов, специалисты Комитета, также в состав членов ЦЭПК входят 2 сторонних эксперта: доцент кафедры архивоведения
Историко-архивного института Федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего образования «Российский государственный гуманитарный университет» и генеральный директор общества с ограниченной ответственностью «Первый городской архив»). Всего 17 членов ЦЭПК плюс секретарь и председатель, 31 эксперт.
В структуре ЦЭПК образуется закрытая группа ЦЭПК для рассмотрения вопросов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну (члены закрытой группы – члены ЦЭПК, имеющие право работать со сведениями составляющими государственную тайну).
Нововведением в работе ЦЭПК с 2019 года стала группа экспертов, уполномоченных на подготовку заключений на документы рассматриваемых на ЦЭПК.
К такому решению Комитет пришел в результате судебного процесса, который длился более года и в ходе которого, рассматривалось административное исковое заявление Организации к Комитету, содержащее требования о признании незаконным решение ЦЭПМК о выведении этой Организации из списка организаций – источников комплектования.
В процессе заседаний районного суда Санкт-Петербурга, городского суда и кассационного суда общей юрисдикции, для подтверждения законности принятого Комитетом решения, представлялось множество различных документов и объяснений. Одним из аспектов, затронутых в ходе рассмотрения судом, был вопрос квалификации, компетенции эксперта-члена ЦЭПМК, готовившего заключение. Безусловно, все члены ЦЭПМК являлись сотрудниками архивных учреждений, имели соответствующее образование, опыт работы в архивной сфере и в нашем понимании эти критерии позволяли считать их экспертами. Однако, официального документа, подтверждающего, что член ЦЭПК является экспертом в сфере архивного дела, у нас не было.
В результате, судебные заседания Комитет все таки выиграл и заключение о выведении Организации из списка источников комплектования было признано законным.
Вместе с тем, Комитет обратил внимание на правовой пробел в организации работы ЦЭПК и принял решение о целесообразности утверждения отдельного списка экспертов при ЦЭПК, имеющих право готовить заключения и списка членов ЦЭПК, имеющих право готовить заключения и обладающих правом голоса.
Отмечу некоторые аспекты организации работы ЦЭПК.
Заседания проводятся один раз в месяц.
Конкретные сроки представления документов на ЦЭПК, рассмотрения экспертами и оформление результатов подробно и пошагово регламентированы в Положении
Кому интересны подробности – можно ознакомиться с Положением на нашем сайте: www.gov.spb.ru . Примерный перечень основных документов, представляемых на рассмотрение ЦЭПК, с указанием экземплярности приведен в приложении к Положению ЦЭПК.
Члены ЦЭПК и эксперты готовят заключения на документы в соответствии с утвержденными образцами. Заключения оформляются на бланках Комитета или учреждения, представителем которого является эксперт; заверяются подписью эксперта, а также подписями не менее двух членов ЦЭПК или экспертов.
Например, в заключении на опись дел организации источника комплектования, указывается: полное наименование учреждения, номер организации по списку источников комплектования, крайние даты дел описи, количество единиц хранения, включенных в опись, информация о текущем состоянии упорядочения документов по видам (управленческая, по личному составу, научно-техническая документация), сведения о передаче дел на государственное хранение (период и количество дел), дополнительная информация (например, акт о выделении документов к уничтожению, если представлен, акт об утрате в структурных подразделениях и др.).
Таким образом, заключение позволяет составить полную картину
о состоянии упорядочения документов в организации.
Выступающий (член, эксперт, секретарь и др.) на ЦЭПК представляет заключение на проект рассматриваемого документа и предложение, содержащее проект решения по рассматриваемому вопросу. Проект решения обсуждается на заседании, после чего происходит голосование. Решения принимаются по каждому вопросу (документу) отдельно большинством голосов присутствующих на заседании членов ЦЭПК.
После заседания секретарь ЦЭПК оформляет протокол, проставляет на рассмотренных документах штамп об утверждении, согласовании или отметку о необходимости доработать документ; передает их в государственные архивы Санкт-Петербурга и заинтересованным лицам.
Протокол и приложения к нему (заключение со штампом) сканируются и вместе с результатами заносятся в государственную информационную систему «Архивы Санкт-Петербурга» модуль «Комиссии».
В эту же систему вносятся протоколы экспертно-проверочных методических комиссий государственных архивов Санкт-Петербурга. Благодаря техническим характеристикам и функционалу ГИС возможно осуществлять оперативный поиск по комиссиям и документам, рассмотренным на комиссиях. Например, можно быстро найти информацию когда на комиссии рассматривалась та или иная опись дел, загрузить скан заключения, принятого решения, оперативно оформить выписку из протокола и многое другое.
Важным достижением комиссии нашего региона является возможность представлять описи дел на рассмотрение ЦЭПК не только традиционным – бумажным способом, но и в электронном виде с помощью ГИС «Архивы Санкт-Петербурга».
В настоящее время полный цикл автоматизации разработан и применяется в отношении описей дел, подготовленных сотрудниками государственных архивов Санкт-Петербурга в результате научного описания документов, поступивших в государственный архив по сдаточной описи в неупорядоченном виде.
Автоматизация процессов формирования, рассмотрения и утверждения описей дел реализуется в модуле ГИС «Фонды и описи» и включает следующие этапы.
-
Создание проекта описи.
В разделе «Формирование описей» создается проект описи, для этого необходимо:
- сформировать Excel-файл (обязательно) в соответствии с разработанным шаблоном (содержит данные об описи и список дел описи);
- сформировать Word-файлы составных частей описи (при необходимости), например, «Историческая справка.doc», «Предисловие.doc», «Список сокращенных слов.doc» и проч.
- прикрепить файлы проекта описи: Excel-файл и Word-файлы.
- сохранить проект описи.
-
Рассмотрение проекта описи дел и утверждение.
После того как проект описи создан, он отправляется на рассмотрение ЭПМК государственного архива Санкт-Петербурга, а затем ЦЭПК.
Технические возможности позволяют редактировать проект описи, вносить замечания по тексту членам и экспертам ЭПМК и ЦЭПК.
На каждом этапе меняется статус рассмотрения проекта описи (проект утвержден с замечаниями или без замечаний, проект отправлен на доработку).
Поскольку протоколы заседаний ЭПМК государственных архивов Санкт-Петербурга и ЦЭПК прикреплены в ГИС, решение об утверждении описи имеет ссылку на соответствующий пункт протокола.
После утверждения описи дел ЦЭПК, опись распечатывается на бумаге.
-
Загрузка утвержденной описи дел в модуль «Фонды и описи».
После того как опись дел утверждена ЦЭПК, она доступна к переносу в модуль «Фонды и описи», для этого необходимо на панели инструментов нажать на кнопку «Перенести в «Фонды и описи».
Данный раздел ГИС доступен для пользователей на услуговом портале «Архивы Санкт-Петербурга» и в читальных залах государственных архивов. Таким образом, опись, загруженная в модуль «Фонды и описи» будет доступна для исследователей.
Функционал и инструменты ГИС (модулей «Фонды и описи → Формирование описей») позволяют сократить время на подготовку проектов описей и упростить документооборот при утверждении описей на ЭПМК/ЦЭПК. Дополнительным преимуществом является единый формат (шаблон) описей дел.
На протяжении нескольких лет проводился подробный анализ каждого из вышеназванных этапов, выявлялись недостатки и преимущества модуля, механизмы и инструменты ГИС совершенствовались.
В результате, на сегодняшний день описи дел, подготовленные сотрудниками архивов в результате научного описания, создаются, рассматриваются и утверждаются в электронном виде. Оценив преимущества автоматизации вышеописанных процессов, были начаты работы по разработке аналогичного механизма для рассмотрения документов организаций источников комплектования: описей дел, номенклатур дел, актов и др. документов.
Полная автоматизация процессов рассмотрения документов на ЦЭПК позволит проводить заседания дистанционно, сократить временные затраты членов и экспертов, оптимизировать прочие расходы.
Наряду с рассмотрением конкретных описей и номенклатур дел ЦЭПК рассматривает различные методические и практические вопросы проведения экспертизы ценности документов, формирования и описания дел, предложения по определению сроков хранения отдельных видов документов, принимались решения о необходимости проведения дополнительных выездных обследований организаций членами ЦЭПК с целью всестороннего изучения видов документов, образующихся в деятельности организации, ее структуры и организации делопроизводства для взвешенного
и аргументированного решения.
Организационные основы работы экспертно-проверочных комиссий регионов едины, благодаря разработанной нормативной базе, однако конкретный практический опыт различается. Мне кажется полезным его изучение с точки зрения поиска наиболее рациональных форм, позволяющих максимально обеспечивать необходимый уровень решения стоящих перед ЭПК задач, что позволяет сделать, в том числе, обсуждение вопроса в рамках деятельности НМС СЗФО.