null Экспертно-проверочная комиссия как инструмент архивной политики в регионе
Упорядочение документов – это важная часть экспертизы ценности документов, включающая в себя анализ всех документов, образующихся в делопроизводстве организации, выделение из их состава документов постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, в том числе документов по личному составу, формирование их в дела, составление на эти дела описей и научно-справочного аппарата к ним. Организации, в большинстве своем не имеющие профессиональных архивариусов, сталкиваются с рядом трудностей:
- определением сроков хранения документов;
- проведения экспертизы ценности документов;
- правильное оформление описей дел;
- своевременное выделение на уничтожение документов с истекшими сроками хранения.
ЭПК совместно со специалистами архивных учреждений Архангельской области проводит большую работу по оказанию методической и практической помощи организациям – источникам комплектования архивных учреждений Архангельской области.
С 2012 года секретарем ЭПК является Артемова Ирина Петровна. Проведен анализ документов, поступающих на рассмотрение ЭПК от государственного и муниципальных архивов Архангельской области, который выявил следующие проблемы:
-
низкий процент упорядочения документов в организациях – источниках комплектования государственного и муниципальных архивов
(ГААО – из 247 организаций были упорядочены документы в 83 (38%)
муниципальные архивы – из 652 организаций были упорядочены документы в 410 (62,9%)
средний процент упорядочения – 56% (общероссийский на тот момент – 73%);
-
низкое качество документов, представляемых на рассмотрение ЭПК от организаций – источников комплектования муниципальных архивов (на доработку возвращалось 10–12 процентов документов).
В целях повышения качества описания и совершенствования научно-справочного к описям дел, улучшения работы по отбору документов для включения их в Архивный фонд Российской Федерации, повышения процента упорядочения документов в организациях – источниках комплектования государственного и муниципальных архивов членами ЭПК было принято решение активизировать работу по данному направлению.
В целях унифицирования требований к оформлению описей дел, а также выработки общих подходов к оценке качества описей, представляемых на рассмотрение ЭПК, были предприняты следующие шаги:
разработаны и внедрены в работу «Рекомендации по оформлению описей и научно-справочного аппарата к ним»;
С целью всестороннего пополнения Архивного фонда Российской Федерации комплексом документов по истории Архангельской области, создания качественной источниковедческой базы в соответствии существующими нормативно-правовыми документами, совершенствования работы по составлению и оформлению описей дел постоянного хранения и научно-справочного аппарата проводятся конкурсы «Лучшая опись года»: в течение года все описи дел постоянного хранения, поступающие на рассмотрение ЭПК, автоматически становятся участниками конкурса. Экспертами ЭПК отбираются лучшие описи и научный аппарат к ним, заполняются разработанные анкеты, выставляются баллы. Согласно положению о конкурсе специалисты организаций, представившие описи дел и удостоенные призовых мест, и специалисты муниципальных архивов, направившие описи, были награждаются грамотами.
В целях повышения уровня профессионализма работников муниципальных архивов, обобщения и распространения положительного опыта в их практической деятельности проводятся конкурсы на лучший муниципальный архив по работе с организациями – источниками комплектования архива. Члены конкурсной комиссии оценивают архивы по следующим показателям:
-упорядочение документов;
-качество документов, представляемых на рассмотрение ЭПК;
-проведение обучающих семинаров;
-оказание методической помощи организациям – источникам комплектования архива;
-наличие положений об архиве и ЭК, своевременно согласованных номенклатур дел в организациях – источниках комплектования архива.
В ходе конкурса комиссией на каждый архив заполняется оценочный лист с присвоением количества баллов по каждому из перечисленных показателей согласно Положению о конкурсе. Далее составляется рейтинг муниципальных архивов, определяются победители.
Рейтинг муниципальных архивов по указанным критериям составляется ежегодно, результаты направляются главам муниципальных образований Архангельской области. Это является хорошим стимулом для специалистов архивных учреждений, товарищеское соперничество способствует профессиональному росту.
Для улучшения качества документов, поступающих на рассмотрение ЭПК регулярно проводятся открытые заседания ЭПК с участием представителей организаций – источников комплектования. На заседаниях таких выступают специалисты отдела по делам архивов, рассказывая об основных требованиях по оформлению служебной документации и по оформлению документов, представляемых на рассмотрение ЭПК. Эксперты анализируют документы, представленные присутствующими организациями, озвучивают свои замечания и рекомендации. После заседания присутствующим предоставляется возможность получить индивидуальные консультации экспертов.
Члены ЭПК принимают активное участие в обучающих семинарах для работников архивных отделов и представителей организаций – источников комплектования, в том числе кустовых выездных семинарах.
Много вопросов возникает у организаций, в делопроизводстве которых образуются не только типовые управленческие документы, но и специфические (в судах – уголовные и гражданские дела, в больницах – медицинская документация, в лесничествах – лесоустроительная документация и т.д.). Для унификации требований в упорядочении данных документов и составлении описей дел проводятся тематические обучающие семинары-совещания со специалистами больниц, лесничеств, районных, гарнизонных военных судов Архангельской области как офлайн, так и в режиме видео-конференц-связи.
По отдельно состравленному плану проводилась совместная работа с министерством здравоохранения Архангельской области, архивными отделами администраций муниципальных образований Архангельской области и ГБУАО «Государственный архив Архангельской области» по оптимизации делопроизводства, отбора управленческой и медицинской документации на архивное хранение в учреждениях здравоохранения Архангельской области, совершенствованию работы архивов центральных районных и городских больниц – источников комплектования государственного и муниципальных архивов, а также обеспечению сохранности документов, образующихся в их деятельности. Были разработаны типовые формы номенклатуры дел, положения об архиве и постоянно действующей экспертной комиссии для учреждений здравоохранения. Проведен обучающий семинар для работников медицинских учреждений Архангельской области (присутствовало более 80 чел.), на котором были даны рекомендации по организации работы архива медицинского учреждения, его оборудованию, ведению и сроках хранения медицинской документации. Министерство здравоохранения контролировало работу подведомственных ему учреждений. Проделанная работа позволила повысить уровень упорядоченности документов в медицинских учреждениях Архангельской области, уточнить сроки хранения медицинской документации, выделить на уничтожение документы с истекшим сроком хранения (тем самым освободив существенные площади в пощениях архивов), поднять профессиональный уровень специалистов медицинских учреждений в области делопроизводства и архивного дела, приобрести опыт эффективного межведомственного взаимодействия.
В последние годы ЭПК активизирована работа по упорядочению землеустроительных дел постоянного хранения в администрациях поселений. Эти документы имеют большое социальное значение для граждан, объемы их в каждом поселении исчисляются сотнями и тысячами. Так, в 2020 году ЭПК утверждено описей на землеустроительную документацию на 13074 ед. хранения.
Для оптимизации работы экспертов ЭПК и специалистов муниципальных архивов разрабатываются типовые номенклатуры дел для администраций муниципальных образований. Так за последние годы разработаны типовые номенклатуры:
- органа опеки и попечительства;
- учреждений образования (отдела образования, школы, детского сада и учреждения дополнительного образования);
- отдела архитектуры и градостроительства;
- комитета по управлению муниципальным имуществом, земельными ресурсами и землеустройству;
- территориального органа министерства природных ресурсов и лесопромышленного комплекса Архангельской области – лесничества
- учреждений культуры (отдела культуры, театра, муниципального клубно-досугового учреждения).
Полагаем, что инициативы сотрудников ЭПК и организуемый комплекс мероприятий позволяет акцентировать внимание руководителей муниципальных образований на архивную отрасль как неотъемлемую часть жизни каждого муниципалитета – малой составляющей единого Российского государства, обеспечить качественное комплектование и сохранность документов Архивного фонда Российской Федерации, а также действительно является эффективным инструментом архивной политики в регионе.