null Экспертно-проверочная комиссия Министерства культуры Мурманской области в организации формирования Архивного фонда региона
В своем выступлении я бы хотела остановиться на 2-х основных моментах:
- роль ЭПК в формировании списков организаций - источников комплектования государственных и муниципальных архивов;
- взаимодействие работников архивных учреждений и делопроизводственных служб при проведении экспертизы ценности документов.
Основой качественного формирования Архивного фонда является системный подход к формированию списков источников комплектования государственных и муниципальных архивов. Одной из основных функций ЭПК является согласование списков источников комплектования. Мы эту задачу трактуем шире. ЭПК в нашем регионе определяет основные направления работы архивных учреждений по формированию списков источников.
В сводном списке источников комплектования архивных учреждений области 819 организаций и 37 держателей личных фондов. Динамика изменения сводного списка представлена на слайде.
Количество источников комплектования, курируемых муниципальными архивами – 523 организации - почти вдвое превышает количество организаций, курируемых госархивами – 289 организаций.
В соответствии с требованиями нормативов у нас обеспечено 100 % включение в списки органов власти Мурманской области и органов местного самоуправления. Как правило, вновь созданные структуры включаются в списки источников не позднее 2-х лет с даты создания.
Поскольку одним из определяющих критериев при включении в список источников сегодня становится форма собственности, ЭПК ориентирует муниципальные и государственные архивы на 100 % охват государственных и муниципальных учреждений и предприятий в своих в списках. Раз государственные и муниципальные архивы содержатся за счет областного бюджета и бюджета муниципалитетов, их задача - в первую очередь обеспечить организацию плановой работы по упорядочению документов организаций областной и муниципальной собственности.
Определяя основное направление, ЭПК дает архивам возможность выбора: включать организацию в список № 1 либо оставлять ее в списке возможных источников, чтобы, не накапливая задолженность по передаче документов на постоянное хранение, не осуществлять ежегодный прием управленческой документации от тех же учреждений образования. Главное – чтобы была обеспечена постановка на учет документов Архивного фонда области и документов по личному составу.
На сегодняшний день из 16 муниципальных архивов 4 обеспечивают контроль за упорядочением документов во всех организациях муниципальной формы собственности на своих территориях. 3 архива – в рамках списка № 1, у мончегорского архива 80 % организаций находятся в списке возможных источников. У остальных муниципальных архивов охват муниципальных организаций колеблется от 25% до 50%.
В зонах комплектования госархивов в списки источников включены 50% областных организаций.
Федеральные организации составляют 14 % списка.
После принятия закона об архивном деле в Российской Федерации, который позволял нам прекратить работу с федералами на безвозмездной основе, мы ее продолжили, поскольку Росархив в тот момент призывал не разрушать сложившуюся систему комплектования. Государственные архивы начали заключать соглашения о сотрудничестве.
После того, как в марте 2020 г. руководство Росархива на ВКС с полномочным представителем Президента в СЗФО проинформировало о том, что принято решение о строительстве архива, который будет обслуживать федеральные органы Северо-Западного территориального округа и теперь регионы вправе принять окончательное решение о продолжении либо прекращении работы с федералами, мы вернулись к обсуждению этого вопроса. И наш отдел, и государственные архивы были едины во мнении: без документов, отражающих развитие в регионе судебной системы, органов юстиции и прокуратуры, финансовых систем (налоговые и казначейства), прокуратуры, таможни, высшего образования, статистики Архивный фонд Мурманской области был бы не полон.
Но если ранее и Аппарат Правительства, и Комитет по развитию информационных технологий просто соглашались с нашей позицией в отношении федералов, то Министерство культуры пришлось убеждать в том, что нам стоит тратить деньги из областного бюджета на работу с федеральными организациями. На сегодняшний день в списках источников государственных архивов 75 территориальных органов и федеральных организаций, с 42 из них заключены соглашения. Работа по заключению трехсторонних соглашений будет продолжена.
Но у нас остается нерешенным вопрос о правовых основах работы муниципальных архивов с федеральными организациями. Прямых оснований для этого отраслевой закон нам не дает. По этой же причине Министерство культуры не планирует участвовать в заключении этих соглашений третьей стороной. Вероятней всего, речь будет идти о заключении двухсторонних соглашений между территориальными органами и муниципальными администрациями о сотрудничестве. Переключать районные и межрайонные отделы терорганов на государственные архивы не хотелось бы, поскольку основной посыл наш был всегда - максимально приблизить архивное учреждение к источнику комплектования.
Негосударственных структур в списках источников комплектования архивных учреждений немного. В сводном списке они составляю всего 10%. В основном, это наследство советского периода - предприятия и организации, которые прошли процесс акционирования. Они с трудом вписываются в установленные нормативами сроки по описанию и передаче дел на хранение. Позиция наша в этом вопросе следующая. Если речь не идет о ключевом предприятии в своей отрасли и если организация не готова в установленные сроки проводить обработку и описание документов, удерживать ее в списке никто не будет. Решили вопрос с передачей документов за государственный период - исключаем.
Контроль ЭПК за формированием списков источников комплектования увязан с контрольно-надзорной деятельностью отдела. В 2019 г. по итогам проверки работы объединенного ведомственного архива образования в целях активизации работы по упорядочению документов учреждений образования, подведомственных областному Минобру, было принято решение передать их в списки источников государственных и муниципальных архивов. Работа эта идет уже второй год.
С экспертизой ценности документов в государственных и муниципальных архивах у нас проблем не возникает. Сложнее обстоит дело с проведением экспертизы ценности в организациях при описании документов.
Профессиональный и образовательный уровень специалистов 1, 2 категории, секретарей-делопроизводителей, на которых чаще всего возлагают обязанности по упорядочению документов, недостаточен для проведения экспертизы. Единственный способ провести экспертизу качественно – участие в ней работников государственных и муниципальных архивов. Мы настоятельно рекомендуем архивистам выходить в организации и помогать в проведении экспертизы ценности. Конечно, это очень серьезные временные затраты. Но результат как участия архивистов в проведении экспертизы в организациях, так и неучастия, всегда заметен. Мы это видим при проверках архивов.
Хочу поделиться примерами удачного сотрудничества работников архивных учреждений и ведомственных архивов при проведении экспертизы ценности документов. Регион наш молодой, активно развиваться стал в 30-гг. И поэтому в нашей области мы только начинаем работу в организациях по экспертизе ценности документов по личному составу с истекшими сроками хранения. Как правило, инициатива идет от руководства компаний. Бизнес минимизирует издержки. Ну и поскольку ЭПК у нас утверждает акты на уничтожение дел, хранящихся только в государственных и муниципальных архивах, главное - не упустить момент.
Удачными примерами совместной работы по экспертизе стали коллекция документов «Паровоз истории», куда вошли анкетные сведения, автобиографии, личные учетные карточки работников предприятий Кировской железной дороги, и отобранные на постоянное хранение приказы по личному составу начальника областной дирекции радиотрансляционной сети за 30-40 гг. и личные дела служащих почтово-телеграфных контор, которые хранились в ведомственном архиве Мурманского филиала ОАО «Ростелеком». Экспертизу ценности 14 тыс. личных карточек работников комбината «Североникель» за военный период проводит ведомственный архив Кольской ГМК. В планах – организация совместной работы по экспертизе ценности документов по личному составу еще одного нашего ведущего предприятия – комбината «Апатит».
Работа по экспертизе ценности документов очень затратна по времени, и в этой связи нас очень порадовала сдержанная позиция Росархива по вопросу проведения экспертизы ценности и приема на хранение выплатных дел, несмотря на очень активную информационную волну, которую поднял «Архивный дозор». Органы Пенсионного фонда являются источниками комплектования государственных и муниципальных архивов. Мы неплохо знаем состав документов этих организаций. Но, тем не менее, после обращения «Архивного дозора» к губернатору, наш отдел поручил специалистам кировского госархива провести в клиентской службе выборку выплатных дел, в том числе участников Великой Отечественной войны, других льготных категорий граждан и анализ состава документов. Сюрприза не случилось. Стандартный набор копий документов, служащих основанием для начисления и перерасчета пенсии. Возможно, в других регионов состав документов этих дел несколько иной. Наши специалисты конечно будут принимать участие в работе экспертной комиссии Отделения Пенсионного фонда по Мурманской области. Уже есть договоренность с руководством Отделения. Хотя уже сейчас понятно, что КПД от этой работы будет небольшой. Будем думать, как организовать эту работу с наименьшими временными издержками. А время, которое работники архивов могут уделить экспертизе ценности, будет использовано на проведение экспертизы в организациях при описании документов и на работу с документами по личному составу с истекшими сроками хранения.
Для нас это пример того что, конечно, общественный контроль за работой органов управления архивным делом, архивных учреждений необходим. Но точно также нуждается в анализе на целесообразность, эффективность и применимость к условиям отдельно взятого региона любая активно продвигаемая общественными организациями инициатива.
В заключение хочу отметить, что несмотря на ковидные ограничения, 2020 г. не стал в работе ЭПК провальным. Для того, чтобы дать возможность всем желающим пересоставить номенклатуры дел по новому перечню, направить на рассмотрение ЭПК описи, мы принимали документы вне графика до конца декабря. Благодаря этому у 80% архивов не снизился уровень упорядочения, а по представлению номенклатур на ЭПК 13 архивов из 18 перевыполнили плановые показатели.