null Работа Центральной экспертно-проверочной методической комиссии Архивного управления Ленинградской области
Центральная экспертно-проверочная методическая комиссия Архивного управления Ленинградской области (далее – ЦЭПМК Архивного управления) осуществляет функции экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти Ленинградской области в области архивного дела в пределах своей компетенции, является постоянным консультативно-совещательным органом, осуществляющим экспертизу ценности документов и принятие решений о включении их в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также рассмотрение вопросов методического обеспечения деятельности государственного казенного учреждения "Ленинградский областной государственный архив г. Выборга" (далее - ГКУ ЛОГАВ) и муниципальных архивов Ленинградской области.
Комиссия действует на основании Положения о Центральной экспертно-проверочной методической комиссии Архивного комитета Ленинградской области, утвержденного приказом Архивного комитета Ленинградской области от 9 декабря 2008 года № 9, действующего в редакции от 20.05.2014 № 12 (приказ Архивного управления Ленинградской области) Изменения вносились в связи с переименованием Архивного комитета Ленинградской области в Архивное управление Ленинградской области.
На сегодняшний день в состав ЦЭПМК Архивного управления входят 12 человек, в том числе председатель, заместитель председателя, секретарь и члены ЦЭПМК Архивного управления из числа специалистов Архивного управления Ленинградской области, 2 работников ГКУ ЛОГАВ и 4 руководителей муниципальных архивов Волховского, Кировского, Сланцевского и Волосовского районов Ленинградской области.
ЦЭПМК Архивного управления начала свою работу с 2009 года. Важным функционалом ЦЭПМК Архивного управления является рассмотрение вопросов методического обеспечения основных направлений деятельности Архивного управления, обобщение и распространение передового опыта и методов ведения архивных работ в области хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.
На заседании ЦЭПМК помимо утверждения и согласования нормативных (пример: Примерные положения об архиве и постоянно действующей экспертной комиссии для федеральных судов общей юрисдикции Ленинградской области – 2010 г., Инструкция по проведению проверки наличия и состояния архивных документов в ГУ ЛОГАВ – 2010 г., Примерная номенклатура дел районного (городского) центра занятости населения Ленинградской области – 2014 г., Порядок хранения, уничтожения, передачи в архивы документов, связанных с подготовкой и проведением выборов Губернатора Ленинградской области – 2015 г.), учетных документов, к которым относятся описи дел постоянного хранения, по личному составу, номенклатуры дел, положения об архиве и экспертной комиссии, инструкции по делопроизводству, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, об обнаружении и пр., рассматриваются методические письма, рекомендации.
За 2016-2020 годы на ЦЭПМК Архивного управления утверждены и согласованы:
- описи дел постоянного хранения источников комплектования государственного архива на 33531 заголовка;
- описи дел по личному составу источников комплектования государственного архива и других юридических лиц на 100982 заголовок;
- 226 номенклатур дел;
- 76 положений об экспертных комиссиях и архивах;
- 227 заголовков дел личного происхождения.
На ЦЭПМК Архивного управления согласованы и утверждены представленные муниципальными архивами:
- заключения на внесение изменений в списки – 90 организаций;
- описи дел постоянного хранения (управленческая документация) на 48 259 заголовков источников комплектования муниципальных архивов, в том числе описи похозяйственных книг на 3731 заголовков, описи дел по совершению нотариальных действий на 8665 заголовков;
- описи дел личного происхождения на 719 заголовок;
- 21 акт усовершенствования описей;
- 46 актов переработки описей.
Руководители муниципальных архивов систематически участвуют в заседаниях ЦЭПМК Архивного управления, осуществляют внешнее и внутреннее рецензирование методических пособий, а также оказывают необходимую консультативную помощь по основным направлениям деятельности.
На заседания приглашаются представители организаций, чей вопрос рассматривается в повестке дня. В обсуждении принимают участие не только руководители организаций, органов исполнительной власти, местного самоуправления, но и лица, осуществляющие научно-техническую обработку документов, эксперты разных сфер деятельности.
С каждым годом значимость ЦЭПМК Архивного управления возрастает все больше. Если в 2009-2015 годах в среднем за год рассматривалось примерно 8 нормативных документов и 6 решений ЦЭПМК, то за 2016-2020 годы количество методических вопросов возросло в 2 раза. К примеру, в 2019 году согласовано 5 методических документа и 14 решений ЦЭПМК. Актуальные вопросы возникают в сфере учета документов Архивного фонда Российской Федерации и комплектования архива, затем по обеспечению сохранности и использования архивных документов.
По состоянию на 01.07.2021 (за 12,5 лет) было рассмотрено и принято 127 решений по вопросам формирования Архивного фонда Российской Федерации (конкретно в Ленинградской области) и экспертизы ценности архивных документов. По итогам заседаний проводятся консультации, направляются информационные письма, предоставляются памятки, примерные положения для разработки индивидуальных нормативных документов юридических лиц.
|
|
2009 |
2010 |
2011 |
2012 |
2013 |
2014 |
2015 |
2016 |
2017 |
2018 |
2019 |
2020 |
2021 |
|
Кол-во нормативно-методических документов |
6 |
8 |
15 |
5 |
7 |
7 |
7 |
12 |
7 |
14 |
19 |
9 |
15 |
Среди всех рассмотренных и согласованных ЦЭПМК Архивного управления методических пособий, стоит выделить следующие документы:
-
по описанию и учету предметов музейного характера, хранящихся в государственном казенном учреждении «Ленинградский областной государственный архив в г. Выборге»,
-
по поиску информации генеалогического характера в государственном и муниципальных архивах Ленинградской области,
-
по упорядочению нотариальных дел в администрациях городских и сельских поселений Ленинградской области,
-
по исполнению запросов, поступивших из-за рубежа, оформлению архивных справок, архивных выписок, архивных копий, направляемых в иностранные государства, для муниципальных архивов,
-
порядок учета электронного фонда пользования в государственном казенном учреждении «Ленинградский областной государственный архив в г. Выборге»,
-
о порядке фондирования архивных документов территориальных профсоюзных организаций отраслевых профсоюзов в муниципальных архивах по результатам инвентаризации архивных документов,
-
о порядке хранения и передачи в архивы документов, связанных с подготовкой и проведением выборов депутатов представительных органов муниципальных образований и должностных лиц местного самоуправления в Ленинградской области и многое другое.
Как правило, методические разработки Архивного управления инициируются самим управлением, однако в последние годы все чаще инициаторами выступают муниципальные архивы. Надо сказать, что все муниципальные архивы активно участвуют в рецензировании. В связи с тем, что появляются новые требования к ведению делопроизводства и архивному делу, публикуются и издаются нормативно-правовые акты, увеличивается количество поступающих вопросов от организаций как федеральной, так и государственной и частной форм собственности. В особенности вопросы возникают по ведению учетных документов, комплектования документов постоянного (либо долговременного) хранения на электронном носителе.
Стоит отметить, что практически на каждом заседании ЦЭПМК рассматриваются научно-методические результаты работ сотрудников Архивного управления, государственного и муниципальных архивов Ленинградской области.
Ежегодно формируются и согласовываются планы работ по совершенствованию нормативно-методического обеспечения основных направлений деятельности архивных учреждений Ленинградской области.
Стоит отметить, что кроме классических вопросов по установлению сроков хранения документов, включению документов в Архивный фонд РФ, обсуждаются мероприятия по розыску архивных документов, обнаружение, прием и проведение экспертизы ценности бесхозных документов ликвидированных частных предприятий и передача документов на государственное хранение.
Тревожным признаком деградации управленческой деятельности стало увеличение количество установленных фактов утраты документов постоянного хранения и по личному составу в организациях – источниках комплектования муниципальных архивов Ленинградской области, ГКУ ЛОГАВ и иных организациях, находящихся в стадии банкротства. За 2016-2020 годы представлено на ЦЭПМК Архивного управления 37 актов об утрате документов организаций, являющиеся источниками комплектования муниципальных архивов Ленинградской области, ГКУ ЛОГАВ и иные юридические лица. Основными причинами утраты документов являлись нарушение нормативных условий хранения документов, отсутствие ответственных за состояние архивной работы или их смена, переезды на новые адреса, последствия техногенного характера (аварии связанные с потоплением, пожары).
Заслушиваются отчеты о проведенной научно-технической обработке архивных документов ликвидированных организаций, рассматриваются заключения о внесении изменений в списки источников комплектования не только подведомственного Архивному управлению государственного казенного учреждения «Ленинградский областной государственный архив в г. Выборге», но и муниципальных архивов Ленинградской области.
В 2020 году на 13 заседаниях ЦЭПМК Архивного управления были рассмотрены и согласованы:
- методическое письмо в органы местного самоуправления по вопросу обеспечения сохранности книг захоронений;
- памятка по учету и описанию музейных предметов, хранящихся в государственном казенном учреждении «Ленинградский областной государственный архив в г. Выборг» (ГКУ ЛОГАВ);
- согласованы и утверждены муниципальными архивами описи дел постоянного хранения и по личному составу инспекций Управления Федеральной налоговой службы России по Ленинградской области.
Решены вопросы
- о передаче полномочий по согласованию описей дел по личному составу, образовавшихся в деятельности источников комплектования муниципальных архивов Ленинградской области муниципальным архивам;
- о применении статьи 243 «б» Перечня типовых управленческих архивных документов… утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 к документам дела комитета финансов районной администрации «Бюджет на текущий финансовый год и плановый период».
- о применении статьи 434 Перечня при проведении экспертизы ценности кадровых документов (заявления к приказам по личному составу, копии приказов о дисциплинарных взысканиях в личных делах муниципальных служащих) и др.
За 2020 год На ЦЭПМК Архивного управления и ЭПМК государственного архива утверждены и согласованы:
- описи дел постоянного хранения источников комплектования государственного архива на 2207 заголовков;
- описи дел по личному составу источников комплектования государственного архива и других юридических лиц на 6201 заголовок;
- 36 номенклатур дел (на 16930 статей);
- 4 положения об экспертных комиссиях и архивах;
- 20 заголовков дел личного происхождения.
На ЦЭПМК Архивного управления согласованы и утверждены представленные муниципальными архивами:
- заключения на внесение изменений в списки – по 7 организациям;
- описи дел постоянного хранения (управленческая документация) на 8840 заголовков источников комплектования муниципальных архивов, в том числе описи похозяйственных книг на 325 заголовков, описи дел по совершению нотариальных действий на 498 заголовков;
- описи дел личного происхождения на 191 заголовок;
- 2 акта усовершенствования описей;
- 9 актов переработки описей;
Оказывалась методическая помощь территориальным органам федеральных органов государственной власти.
В 2021 году составлен журнал учета методических рекомендаций (решений), рассмотренных на заседаниях Центральной экспертно-проверочной методической комиссии с 2009 по 2020 годы, который содержит не только сведения о составителях методических рекомендаций, но и реквизиты протоколов. Одновременно все методические рекомендации, решения, информационные письма переведены в электронный вид. Каждый интересующийся работник архивного учреждения может получить необходимую ему для работы памятку, либо методические рекомендации в электронном виде. Большинство методических рекомендаций и, как и протоколы ЦЭПМК, размещены на официальном сайте Архивного управления. На сегодняшний день работниками государственного и муниципальных архивов Ленинградской области и Архивного управления Ленинградской области разработано 138 методических документов.
За последние 2 года проводится активная работа сотрудников Архивного управления с программистами по ведению протоколов Центральной экспертно-проверочной методической комиссии в информационной системе «Архивы Ленинградской области». Важна взаимосвязь архивных документов (описей, актов) каждого фонда с протоколами ЦЭПМК. В идеале важно добиться идентичности ведения работы с документами на бумажном носителе с ведением в электронной системе. Добиться единообразия составления протоколов в соответствии с государственными стандартами и нормативно-правовыми документами. Результатом этих усилий станет то, что специалистам не придется тратить рабочее время на ведение протоколов в традиционном бумажном виде и одновременно в информационной системе, а также усовершенствуется поиск архивных документов.
В целом востребована деятельность. Я признателен всему составу комиссии и в особенности ее бессменному председателю - заместителю Трубкиной Т.М. и секретарю Колпаковой Т.А.