null Деятельность Экспертно-проверочной комиссии Министерства культуры Республики Карелия
После ликвидации Архивного управления Республики Карелия деятельность ЭПК можно разделить на следующие этапы:
- ЭПК Национального архива Республики Карелия (04.03.2005 – 27.07.2012)
- ЭПК Министерства культуры Республики Карелия (27.07.2012 – по настоящее время)
В соответствии с Законом Республики Карелия от 19.06.2004 №784-ЗРК «О внесении изменений в Закон РК» и Указом Главы РК от 26.06.2004 №57 «Об органах исполнительной власти» Архивное управление Республики Карелия упразднено с передачей функций Министерству культуры и по связям с общественностью Республики Карелия.
Ранее существовавшая Экспертно-проверочная комиссия Архивного управления Республики Карелия прекратила свое существование
С 4 марта 2005 г. по 27 июля 2012 г. Экспертно-проверочная комиссия действовала при Национальном архиве Республики Карелия.
ЭПК Национального архива Республики Карелия удалось обеспечить документационную основу административной реформы органов местного самоуправления Республики Карелия, решение вопросов о постановке и ведении делопроизводства во вновь образованных органах местного самоуправления, об упорядочении документов ликвидированных администраций; о включении в списки источников комплектования муниципальных архивов представительных (Советов) и исполнительных (администраций) органов местного самоуправления вновь образованных муниципальных образований (в том числе городских и сельских поселений) самостоятельными источниками комплектования; о принципах фондирования документов органов местного самоуправления; о составлении номенклатур дел районных муниципальных образований, городских и сельских поселений с учетом передаваемых на уровень поселения полномочий. С этой целью были подготовлены «Методические рекомендации для глав городских, сельских поселений РК по формированию архивных фондов поселений» и «Примерный перечень документов, образующихся в деятельности Совета и Администрации городского (сельского) поселения».
На заседаниях ЭПК рассматривались вопросы по ведению списков источников комплектования, определению состава источников комплектования государственных и муниципальных архивов, ЭПК стремилась стабилизировать состав источников комплектования Национального архива и муниципальных архивов республики, решались также иные важные вопросы и проблемы, возникающие в республике.
Следует отметить роль ЭПК Национального архива РК в рассмотрении листов учета и описания уникальных документов, которые после утверждения на ЭПК НА РК направлялись на ЦЭПК Росархива. Первые документы Национального архива Республики Карелия - Евангелие учительное 1569 г., напечатанное Иваном Федоровым в Заблудове, и Апостол 1552 включены в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации за №№ 203 и 204 включены решением ЦЭПК Росархива от 28 февраля 2006 г. Всего в федеральный реестр уникальных документов включено 9 документов НА РК,
В 2012 году произошло изменение статуса ЭПК. Приказом Министерства культуры Республики Карелия от 27.07.2012 г. № 311 создана ЭПК Министерства культуры Республики Карелия, утвержден состав Экспертно-проверочной комиссии с председателем - заместитель Министра культуры.
Помимо круга традиционно рассматриваемых вопросов на ЭПК выносятся и возникающие в процессе деятельности архивных учреждений республики вопросы определения или уточнения сроков хранения документов, отсутствующие в типовых или отраслевых перечнях. В таких случаях нами направляются запросы на ЦЭПК Росархива. Так, в 2017 году на ЦЭПК Росархива был направлен запрос о целесообразности установления срока хранения 10 лет ЭПК для документов, указанных в ст. 466 «Перечня документов, образующихся в процессе деятельности Федерального архивного агентства и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения» (М., 2013). Нами был предложен срок хранения 5 лет ЭПК.
ЭПК при Национальном архиве Республики Карелия и ЭПК Министерства культуры Республики Карелия регулярно рассматривала и анализировала итоги паспортизации государственного и муниципальных архивов республики и их источников комплектования, проводимой после ликвидации Архивного управления Республики Карелия Национальным архивом РК.
Решались вопросы. о составе документов, принимаемых в государственные, муниципальные архивы от ликвидированных организаций, не являющихся источниками комплектования архивов. В муниципальные архивы направлены письма с рекомендациями об обеспечении полноты состава документов, принимаемых на хранение, необходимых для исполнения социально-правовых запросов (приказы по основной деятельности, штатные расписания, должностные инструкции, учредительные документы и т.п.).
Одно из последних решений ЭПК МК РК является следствием реалий современного архивного дела, когда на уровне регионов встает проблема расходования средств бюджетов субъектов РФ и муниципальных образований на сохранение документов федеральных органов и организаций. Принятое ЭПК МК РК решение повлечет за собой серьезные изменения о взаимодействии ГБУ НА РК с источниками комплектования федеральной собственности. На заседании ЭПК Министерства культуры 25 сентября 2020 года был рассмотрен вопрос О взаимодействии с территориальными органами федеральных органов государственной власти, федеральными организациями, иными государственными органами.
Принято решение: В целях исключения нецелевого использования средств республиканского бюджета предлагается осуществлять взаимодействие с территориальными органами федеральных органов государственной власти, федеральными организациями, иными государственными органами на основании договора на возмездной основе для чего решено внести соответствующие изменения в типовую форму Соглашения об отношениях и сотрудничестве между территориальным органом федерального органа государственной власти, федеральной организацией, иным государственным органом Российской Федерации, расположенным на территории Республики Карелия, Министерством культуры Республики Карелия и государственным бюджетным учреждением Республики Карелия «Национальный архив Республики Карелия».
На основе этого решения ЭПК МК РК подготовлено новое трехстороннее соглашение, направлено в федеральные органы и организации и началась работа по их заключению. В случае отказа от подписания соглашения федеральные органы и организации будут исключаться из списка организаций-источников комплектования Национального архива Республики Карелия.