null Роль экспертно-проверочных комиссий Уполномоченных органов исполнительной власти в сфере архивного дела в проведении экспертизы ценности и качественном комплектовании государственных (муниципальных) архивов документами Архивного фонда Российской Федерации.
Статьей 6 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее - Закон) установлена процедура включения документов в состав Архивного фонда Российской Федерации.
Прежде всего, это проведение экспертизы ценности. Экспертизе ценности подлежат все документы, независимо от формы собственности, носителя, срока хранения.
Основными нормативными документами при проведении экспертизы ценности являются перечни документов с указанием сроков хранения, иные нормативные акты и законы Российской Федерации, которыми установлены сроки хранения документов. В целях проведения экспертизы ценности создаются экспертные комиссии, центральные экспертные комиссии. Решение о включении документов в состав Архивного фонда Российской Федерации принимают экспертно-проверочные комиссии федеральных архивов, экспертно-проверочные комиссии уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела, а также экспертно-проверочные комиссии научных организаций.
(В соответствии с частью 4, а также 4.1 статьи 6 Закона решение вопросов о включении в состав Архивного фонда Российской Федерации конкретных документов осуществляется экспертно-проверочными комиссиями федеральных государственных архивов и уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела в пределах их компетенции. Решение о включении в состав Архивного фонда Российской Федерации архивных документов осуществляется также экспертными фондово-закупочными комиссиями государственных муниципальных музеев, экспертными комиссиями государственных или муниципальных библиотек, экспертно-проверочными комиссиями научных организаций, в том числе государственных академий наук, включенных в перечень научных организаций, осуществляющих постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденный Правительством Российской Федерации.)
В соответствии с пунктом 2 статьи 4 Закона к полномочиям субъекта Российской Федерации, в том числе, относится проведение государственной политики в сфере архивного дела на территории субъекта Российской Федерации. В соответствии с частью 3 статьи 14 Закона государственное управление архивным делом в субъектах Российской Федерации осуществляют органы государственной власти субъектов Российской Федерации, в том числе уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела.
Специализированные органы управления имеются у трех субъектов Российской Федерации СЗФО – это Архивный комитет Санкт-Петербурга, Архивный комитет Новгородской области, Архивное управление Ленинградской области. У остальных 7 субъектов РФ органы управления архивным делом входят в состав структурных подразделений министерств, комитетов и департаментов. В положениях о структурных подразделениях органов управления архивным делом предусмотрена процедура проведения экспертизы ценности, созданы и функционируют экспертно-проверочные комиссии.
Разработка нормативных документов для проведения экспертизы ценности продолжается.
Как известно в 2020 году вступил в действие Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденный приказом Росархива 20.12.2019 № 236.
Продолжается работа по переработке Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Разделы перечня прошли рецензирование, сейчас анализируются замечания и предложения.
Завершается работа по доработке Перечня документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения. Полагаем, что в ближайшее время указанный перечень в установленном порядке поступит на регистрацию в Минюст России.
В отношении ведомственных Перечней, сообщаем следующее:
В соответствии с поручнем Правительства Российской Федерации от 26.03.2020 № ДЧ-П-44-2409 федеральные органы исполнительной власти проводят работу по разработке (переработке) Перечней документов, образующихся в деятельности федеральных органов исполнительной власти, их территориальных органов и подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения.
На рассмотрение Центральной экспертно-проверочной комиссии при Росархиве (ЦЭПК при Росархиве) поступают на согласование проекты схем построения указанных перечней (структур и схем звенности).
За период IV кв. 2020 г.- август 2021 г. в Росархив на согласование ЦЭПК при Росархиве поступили соответствующие документы от 56 федеральных органов исполнительной власти. За указанный период были согласованы структуры (схемы построения и звенности) перечней документов (1-ый этап подготовки перечней) 34 федеральных органа исполнительной власти, перечни документов – 4-х федеральных органов исполнительной власти (МЧС России, Росгвардия, Росфинмониторинг, ФССП России); 24 федеральных органов исполнительной власти дорабатывают соответствующие документы по замечаниям членов ЦЭПК при Росархиве, после чего будут рассмотрены на заседании указанной комиссии; 8 федеральных органов исполнительной власти представят свои документы на рассмотрение ЦЭПК при Росархиве в определенные ими сроки.
Информация о рассмотрении указанных проектов документов размещена на официальном сайте Росархиве в разделе «Координационные органы» - «ЦЭПК» - «Заседания».
После утверждения указанных Перечней в установленном порядке, Росархив планирует разместить на своем официальном сайте указанные Перечни, либо ссылку на их размещение на других сайтах.
Сроки представления схем построения и проектов Перечней органы исполнительной власти определяли самостоятельно. Основная часть перечней должна быть разработана до 2023 года. При этом мы понимаем, что у ряда крупных министерств разработка Перечней может занять более длительный срок. Учитывая, что для нас крайне важно подготовить качественный документ, Росархив не возражает против увеличения срока подготовки. Хотим обратить внимание на то, что эксперты ЦЭПК при Росархиве также работают крайне напряженно. Им на рецензирование поступает беспрецедентное количество документов. Просмотреть, оценить, дать замечание на только один перечень, состоящий из более 2000 статей, занимает от трех недель до полутора месяца.
В целях нормативного сопровождения работы экспертно-проверочных комиссий Росархивом разработаны, утверждены и зарегистрированы Минюстом России примерные положения:
1. Примерное положение об экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела, утверждено приказом Федерального архивного агентства от 13 июня 2018 г. № 63
2. Примерное положение об экспертно-проверочной комиссии федерального государственного архива, утверждено приказом Федерального архивного агентства от 13 июня 2018 г. № 62
3. Примерное положение об экспертно-проверочной комиссии научной организации, включенной в перечень, утверждаемый Правительством Российской Федерации, утверждено приказом Федерального архивного агентства от 13 июня 2018 г. № 61
В соответствии с указанными примерными положениями разрабатываются положения об ЭПК.
Функции ЭПК установлены указанными примерными положениями:
8.1. Рассматривает и принимает решения об утверждении:
а) описей дел, документов постоянного хранения;
б) перечней проектов/объектов, проблем/тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение;
в) оценочных описей, составленных государственными архивами субъекта Российской Федерации или муниципальными архивами на документы, предложенные гражданами к приобретению архивами;
г) описей копий архивных документов, хранящихся в государственных архивах субъекта Российской Федерации и муниципальных архивах на правах подлинников;
д) описей особо ценных дел, документов;
е) перечней номеров особо ценных дел, документов;
ж) переработанных описей дел, документов;
з) описей дел, документов, созданных государственными архивами субъекта Российской Федерации и муниципальными архивами в результате инициативного документирования событий современности или прошлого;
и) актов о выделении к уничтожению архивных документов, хранящихся в государственных архивах субъекта Российской Федерации и муниципальных архивах, не подлежащих хранению.
8.2. ЭПК рассматривает и принимает решения о согласовании:
а) списков источников комплектования, изменений и дополнений к ним;
б) списков граждан, выступающих источниками комплектования государственных архивов субъекта Российской Федерации и муниципальных архивов, изменений и дополнений к ним;
в) описей дел по личному составу, подготовленных источниками комплектования, а также составленных государственными архивами субъекта Российской Федерации и муниципальными архивами по результатам упорядочения документов по личному составу, поступивших в указанные архивы в исключительных случаях в неупорядоченном состоянии;
г) описей дел по личному составу ликвидированных организаций, не являющихся источниками комплектования;
д) примерных и индивидуальных номенклатур дел источников комплектования;
е) актов об утрате документов в источниках комплектования;
ж) актов о неисправимых повреждениях архивных документов в источниках комплектования, а также в государственных архивах субъекта Российской Федерации и муниципальных архивах;
з) актов описания архивных документов в государственных архивах субъекта Российской Федерации и муниципальных архивах;
и) актов переработки описей в государственных архивах субъекта Российской Федерации и муниципальных архивах;
к) проектов методических пособий и рекомендаций по вопросам экспертизы ценности, подготовленных государственными архивами субъекта Российской Федерации и муниципальными архивами;
л) предложений об установлении (изменении) сроков хранения документов, не предусмотренных (предусмотренных) перечнями типовых архивных документов, а также перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации и подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения, с последующим представлением их на согласование ЦЭПК при Росархиве.
8.3. ЭПК рассматривает:
а) предложения о включении документов в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации с последующим представлением их на рассмотрение ЦЭПК при Росархиве;
б) предложения о включении документов в Государственный реестр уникальных документов субъекта Российской Федерации;
в) сдаточные описи на документы архивного фонда личного происхождения и выносит решение о приеме или отказе в приеме указанных документов;
г) предложения организаций, выступающих источниками комплектования государственных архивов субъекта Российской Федерации и муниципальных архивов о продлении сроков временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации;
д) иные вопросы, возникающие в ходе проведения работы по экспертизе ценности документов.
9. Полномочия по утверждению документов, указанных в подпунктах «д» и «е» пункта 8.1, по согласованию документов, указанных в подпунктах «в», «г», «д», «е», «ж» пункта 8.2, могут быть переданы государственному архиву субъекта Российской Федерации или муниципальному архиву.
Учитывая организационную структуру управления архивным делом Российской Федерации ЭПК также является координирующим центром, позволяющим отслеживать своевременное представление документов организаций-источников комплектования в соответствии со статьей 22 Закона с целью формирования Архивного фонда Российской Федерации, координировать работу муниципальных архивных учреждений и государственных архивов субъектов Российской Федерации.
В соответствии с пунктом 16 статьи 3 Закона экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
В зависимости от вида документов и вида носителей критерии отбора их в состав Архивного фонда Российской Федерации имеют свои особенности.
Критерии ценности документов по личному составу предлагаются в Методических рекомендациях ВНИИДАД:
- Методические рекомендации по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций (2018)
- Методические рекомендации «Экспертиза ценности и отбор в состав
Архивного фонда Российской Федерации документов по личному составу» (2014)
Одним из основных документов при проведении экспертизы ценности управленческой документации является номенклатура дел организации, которой установлены сроки хранения, а также по номенклатуре дел определяется полнота состава дел, подлежащих включению в опись дел постоянного хранения. Номенклатура дел также представляется на рассмотрение ЭПК и подлежит согласованию.
Проведение экспертизы ценности научно-технической документации установлено Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях, утвержденными приказом Росархива от 9 декабря 2020 г. № 155.
Правила устанавливают единый порядок организации комплектования, учета, хранения, обращения и использования НТД, а также отнесения ее к составу Архивного фонда Российской Федерации по результатам проведения экспертизы ценности для органов государственной власти, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций.
107. Экспертиза ценности НТД осуществляется в целях отбора НТД на постоянное хранение, в состав Архивного фонда Российской Федерации, уточнение сроков хранения НТД временного хранения и отбора НТД, подлежащей уничтожению.
108. Экспертиза ценности НТД проводится не ранее, чем через 5 лет после завершения разработки проекта, темы, снятия изделия с производства, вывода из эксплуатации.
Экспертиза ценности научно-технической документации проводится в два этапа.
Результатом первого этапа экспертизы ценности является разработка перечня проектов/объектов, проблем/тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение;
Результатом второго этапа экспертизы ценности является разработка описи дел НТД постоянного хранения.
И перечни и описи дел постоянного хранения подлежат утверждению ЭПК архивного учреждения.
Основными методологическими принципами экспертизы ценности являются историзм и всесторонняя, комплексная оценка.
Одним из общих критериев при проведении экспертизы ценности документов является происхождение документов (роль и место организации в системе учреждений в хозяйстве страны в целом или в конкретной отрасли, значимость выполняемых им функций, время и место образования, авторство документов).
Поэтому особое внимание следует уделять формированию списку организаций-источников комплектования архивов. Указанные списки также рассматриваются и подлежат согласованию ЭПК архивного учреждения.
В настоящее время накоплен колоссальный опыт проведения экспертизы ценности сотрудниками архивных учреждений и членов экспертных комиссий разного уровня, начиная от ЭК организации, ЦЭК ведомства и заканчивая ЭПК архивного учреждения.
Хочется сказать о перспективах развития этого направления в рамках работы с электронными архивными документами. В целях организации приема на хранение в государственные архивы электронных архивных документов разрабатывается Государственная информационная система «Платформа «Центр хранения электронных документов» (ГИС «Платформа ЦХЭД»). Данная информационная система предназначена для развертывания на базе Архивного комплекса Государственного архива Российской Федерации в г. Обнинске Калужской области, введение в эксплуатацию которого запланировано на 2023-2024 гг. Опытная эксплуатация указанной системы запланирована на 2021 год с подключением двух федеральных органов исполнительной власти. При проведении опытной эксплуатации указанной информационной системы будет использован не полный функционал, определенный Концепцией ГИС «Платформа ЦХЭД». В 2022 году планируется подключить к системе все основные модули, в том числе и модуль ЭПК, который позволит проводить экспертизу ценности в автоматическом режиме.