Состояние и перспективы внедрения информационных технологий в практику работы архивных учреждений Калининградской области - Архивы Санкт-Петербурга

Автоматизация и комплексная автоматизация основных направлений деятельности архивов.
Среди стратегических задач, стоящих сегодня перед Калининградской областью, внедрение информационных технологий входит в число приоритетных.
У нас разработана и успешно реализуется государственная программа «Цифровая трансформация в Калининградской области», утвержденная постановлением Правительства Калининградской области от 28 августа 2019 г. № 555, частью которой является подпрограмма «Развитие информационного общества».
Исходя из того, что информационные технологии – наиболее важная составляющая процесса использования информационных ресурсов общества, в поле зрения руководства области, безусловно, находится и информатизация как государственных, так и муниципальных архивных учреждений.
Состояние материально-технического, кадрового обеспечения государственных и муниципальных архивов региона в свете решения задач по информатизации.
Архивная отрасль региона представлена органом управления в лице Министерства по культуре и туризму Калининградской области, одним государственным и 21 муниципальным архивом.
Численность сотрудников всех архивных учреждений области составляет 99 штатных единиц (52 – в государственном архиве; 47 – в муниципальных образованиях).
Архивный фонд региона насчитывает более 1 миллиона 100 тысяч единиц хранения.
В 2019 году на содержание государственного архива выделены 47,6 млн.рублей, на содержание муниципальных архивов 22,9 млн.рублей.
В архивных учреждениях области регулярно проводится обновление парка компьютерной и оргтехники, закупается необходимое программное обеспечение, практически во всех муниципальных архивах установлено достаточное количество современных компьютеров, имеется доступ в Интернет, электронная почта, организованы локальные вычислительные сети.
Одной из важнейших задач архивных учреждений является своевременный и достоверный учет хранящихся документов.
Для выполнения данной цели в регионе используются программные комплексы «Архивный фонд» и «Фондовый каталог», неразрывно связанные между собой. Сегодня во всех наших архивных учреждениях внедряется версия 5.0.5 программного комплекса.
На 1 января 2020 г. доля архивных фондов и описей, внесенных в программный комплекс «Архивный фонд», составляет 100%, а именно: фондов 6 113, описей – 10 963,  заголовков единиц хранения – более 310 тысяч заголовков, что составляет 28% от общего количества дел, имеющихся в наличии.
В Калининградской области ведется работа по внедрению автоматизированных архивных технологий.
Архивом проводится оцифровка архивных документов с целью наполнения системы хранения данных Электронного архива.
Всего на 01.01.2020 переведено в цифровой формат 5 901 опись (100%), общее количество заголовков единиц хранения, доступных  в электронном виде  –  676 710, из них проиндексировано и доступно посредством БД  - 23 084 единицы хранения фотодокументов,  2 212 единиц хранения на бумажной основе, итого -  25 296 единиц хранения.  Проводится работа по пополнению информацией тематических баз данных и баз данных по истории края.
Охват основных направлений работы архивных учреждений по государственному учету документов, обеспечению сохранности, комплектованию и использованию (используемые программные комплексы, их взаимосвязь).
В государственном архиве реализован проект по созданию программного комплекса «Электронная архивная система».
Модуль «Электронный архив» в рамках этого программного комплекса дает возможность удаленного доступа к научно-справочному аппарату посредством размещения его на веб-сайте государственного архива.
Ключевой функциональностью «Электронного архива» явилась возможность как атрибутивного, так и полнотекстового поиска. При этом атрибутивный поиск обеспечивает высокую точность, а полнотекстовый – необходимый уровень полноты предоставления информации.
Использование архивных документов постепенно становится частью процесса автоматизации всех архивных учреждений региона. Мероприятия по предоставлению информационных услуг на основе архивных документов, начали реализовываться с подписания 14 января 2011 г. совместного письма Росархива и Пенсионного фонда РФ «Об информационном взаимодействии между отделениями Пенсионного фонда РФ и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации».
Организацию обмена информацией и юридически значимыми документами социально-правового характера, которые необходимы гражданам для реализации пенсионных прав рекомендовалось осуществлять с помощью телекоммуникативных технологий и заключать соответствующие соглашения. Архивными учреждениями области данная процедура была успешно реализована. Приобретено и организовано функционирование программного комплекса VIPNETClient. Созданы автоматизированные рабочие места, подготовлены кадры во всех архивных учреждениях региона.
Количество запросов, поступающих от пенсионных органов по системе информационного взаимодействия и исполненных архивами, ежегодно увеличивается. На сегодняшний день их число в среднем по области составляет 55% от общего количества поступивших заявлений, что подтверждает важность и актуальность предоставления государственных и муниципальных услуг в режиме удаленного доступа.
Опыт комплексного подхода к созданию, ведению, использованию, хранению, актуализации массива данных используемых программных комплексов.
В 2019 г. государственный архив совместно Центром социально-гуманитарной информатики БФУ им. И. Канта приступил к созданию и наполнению информацией электронной базы данных первых переселенцев. Нужно отметить, что работа эта во многом уникальна. Подобным в России еще никто не занимался. Исследовались только миграции довоенной поры. Здесь же перед нами пример изучения относительно недавних процессов. И с этим обстоятельством связана серьезная юридическая сложность, так как не истек еще 75-летний срок, после которого можно публиковать персональные данные. Когда база данных будет готова, полная ее версия останется в архиве для внутреннего пользования, а в университет поступит версия с закрытыми персональными данными для научного использования. На основе базы данных в дальнейшем планируется создать научный проект, связывающий Калининградскую область с теми территориями, откуда сюда приезжали переселенцы. А это 23 региона России и 12 областей Белоруссии.
Перевод архивных документов и научно-справочного аппарата к ним в электронную форму. Состояние, проблемы и перспективы.
Перевод архивных документов и научно-справочного аппарата к ним в электронную форму индексирование и включение в электронные базы данных проводится в государственном архиве на протяжении нескольких лет силами сотрудников архива.
Ежегодно в цифровой формат переводятся более полутысячи единиц хранения на традиционных носителях, всего на сегодняшний день электронный вариант имеют 23 084 единицы хранения фотодокументов, 4 029 единиц хранения на бумажной основе.
В ближайшей перспективе планируется перевод порядка 4 000 ед. хранения в цифровой формат силами сторонней организации. Стоимость перевода составит порядка 2,0 млн.рублей.
Повышение качества информационного обслуживания населения и оказания государственных услуг государственными и муниципальными архивами региона в электронной форме, повышение открытости и эффективности работы архивных учреждений региона. Архивы в сети Интернет. Перспективы развития.
В рамках программы «Развитие культуры Калининградской области», Государственным архивом Калининградской области разработан интернет-сайт, одной из целей которого стала возможность формирования единого информационного пространства для архивных учреждений региона и получения инструмента для оперативного представления архивной информации пользователям сети Интернет.
Сайт государственного архива Калининградской области регулярно модернизируется и систематически пополняется новыми материалами. Сегодня архив имеет уже третью версию интернет-сайта, который активно пополняется актуальной информацией и пользуется заслуженным спросом.
Статистика сайта показывает все возрастающий интерес к архивной информации, размещенной на его страницах.
На 01.01.2020 число посещений  сайта архива составило 84107 визитов.
Муниципальные образования так же разрабатывают комплексные подпрограммы развития архивного дела в рамках муниципальных программ, таких как «Эффективное управление», «Развитие культуры» и др.  
Так, например, в этом году заканчивается действие подпрограммы развития архивного дела в муниципальном образовании «Светловский городской округ», а в 2022 году – будут реализованы мероприятия, запланированные в рамках муниципальной программ «Эффективное управление» в муниципальном образовании «Пионерский городской округ».
В ходе реализации этих программ архивы обновят компьютерный парк, приобретут необходимое сканирующее оборудование и программное обеспечение, начнут в тестовом режиме проводить перевод архивных документов в цифровой формат.
При поддержке Министерства цифровых технологий и связи Калининградской области официальный сайт государственного архива перенесен на отечественный программный продукт – платформу Битрикс, и размещен на хостинге Правительства Калининградской области.
Рассматривается вопрос о подключении модуля «Электронный архив» так же на хостинг Правительства. Затем продолжится наполнение модуля информацией и использование всех заложенных в него возможностей.
Страничка государственного архива в социальной сети «ВКонтакте» появилась сравнительно недавно – всего чуть более года назад, однако на сегодняшний день количество участников группы превысило 2 600 человек.
За последние 6 месяцев число просмотров материалов группы составило свыше 57 000. Ежедневное число уникальных посетителей не опускается ниже 250 человек. За время существования группы ГАКО было опубликовано значительное количество документов, связанных с вызывающих споры моментами в истории региона: его заселением, совместным проживанием с немецким населением, обеспечением продовольствием в послевоенные годы советского и немецкого населения, отношением к довоенной архитектуре и т.д.
    Путем репостов новостей из групп других архивов, создавалось у пользователей благоприятное впечатление о работе всей архивной отрасли, а также представление о системе российских архивов и хранимой в них информации.
Для группы архива специально ежедневно готовятся оригинальные публикации, не повторяющие информацию с сайта архива. В среднем – 2-3 публикации.
Это как развернутые статьи по какой-то теме, проблеме, так и подборки оцифрованных фотографий, документов с аннотациями. Имеются постоянные рубрики, например, «Письма с фронта», «Память», «Документ дня», «День в календаре», «Из истории одного здания», «По страницам старых газет», «Вы нас спрашивали», «Новые поступления» и др.
Информация о деятельности муниципальных архивов представлена в интернете на официальных сайтах своих администраций.
Развитие и внедрение систем электронного документооборота, межведомственного электронного документооборота и межведомственного взаимодействия в деятельность организаций региона и архивных учреждений.
Одной из первоочередных задач, стоящей перед органами власти, является выполнение требований законодательства, связанных с созданием электронного Правительства.
В настоящее время в Калининградской области осуществляется выполнение государственных услуг «Организация информационного обеспечения граждан, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов» и «Прием запросов об информационном обеспечении граждан, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Калининградской области и других архивных документов».
Прием и выдача документов производится при личном обращении, посредствам электронных каналов связи, а также через МФЦ.
В 2019 году было обработано 5030 заявлений, в том числе государственным органом исполнительной власти – 59, государственным архивом - 4971.
Кроме того, на протяжении 2019-2020 годов Государственный архив Калининградской области принимает участие в разработке нормативной документации для внедрения единой системы электронного документооборота в Правительстве и органах исполнительной власти Калининградской области (информационная система управления документами и задачами «Тезис»).
В настоящий момент разработка программы находится на завершающем этапе и начнется его апробация в Правительстве области и органах власти. В дальнейшем планируется подключение к данной Системе подведомственных организаций исполнительной власти, а также местного самоуправления.