Комплектование государственных архивов Санкт-Петербурга. Текущее состояние и перспективы - Архивы Санкт-Петербурга

Единственный путь в вечность лежит через госархив.

Уважаемые коллеги! Дорогие друзья!

В программе Совета тема моего выступления  заявлена следующим образом: «Комплектование государственных архивов Санкт-Петербурга. Текущее состояние и перспективы». В рамках регламента попробую немного пофилософствовать на заданную тему. И слегка сгустить краски, чтобы донести свою мысль.

Общеизвестно, что у архивного дела три основы - три кита - (в Петербурге: три кота), и, соответственно, три главных направления деятельности архивистов: хранение, комплектование (!) и использование.

Риторический, но «крамольный» вопрос: что важнее? И правомерна ли такая постановка вопроса?

Проявляется ЧТО ВАЖНЕЕ явным образом только в кризис, в критической ситуации. Когда корабль терпит бедствие - спасаем только самое ценное… Чтобы воздушный шар взлетел, выбрасывают балласт - вначале то, от чего считаем возможным отказаться, самое ценное - тоже в последнюю очередь.

В качестве примера некоторые мои личные наблюдения. Неудавшийся сериал.

Телеканал «Санкт-Петербург» обратился ко мне с предложением снять документальный сериал о возвращении Санкт-Петербургу исторического имени. Проект в задуманном виде осуществить не удалось (сделали лишь серию интервью), потому что в ситуации заброшенности, полного безденежья в начале 90-х архивы едва выживали, почти отказавшись от комплектования.

Наши дни (год 2013й): Полка архивная закончилась в Центральном государственном архиве Санкт-Петербурга – следует отказ от комплектования. Даже органы госвласти и управления не застрахованы от рисков утрат. Пока не построили новое здание ЦГА…

От использования совсем отказаться сложно, если не невозможно - архив рискует превратиться в неэффективный балласт. Нужным его делает способность приносить конкретную пользу. Органам власти и управления, прежде всего, гражданам, соц.фонду…

Андрей Викторович Юрасов, статс-секретарь – заместитель руководителя Федерального архивного агентства сегодня представил масштабные проекты Росархива по использованию архивного фонда, в т.ч. приуроченные к 80-летию Победы советского народа в Великой Отечественной войне.

Вы просили, Андрей Викторович, дать предложения по сетевым проектам? У нас уже есть такой опыт: «Без срока давности». Петербург два проекта реализовал в таком формате: один еще идет и будет развиваться: «Сплоченные войной, Эвакуация из Ленинграда и возвращение домой». Представлен на ВДНХ, есть и виртуальная пополняемая выставка, есть и чисто архивная задача: свести воедино данные региональных и федеральных архивов и составить полный список имен эвакуированных ленинградцев, помочь людям.

В следующем году ко Дню Победы в выставочном зале «Манеж» в Москве откроется выставка, подготовку которой по поручению Президента России В.В.Путина ведет Федеральное архивное агентство совместно с Минкультом. Мы тоже, по просьбе Росархива, предложили для экспонирования на ней самые важные документы о войне и блокаде из региональных архивов. Уверен выставку смогут увидеть тысячи посетителей - москвичей и гостей столицы. Но есть возможность показать её миллионам российских граждан. В январе этого года в памятные дни, когда вся страна отмечала 80-летие полного освобождения Ленинграда от фашистской блокады, мы представили выставку «80 фактов о блокаде» одновременно во всех исторических парках «Россия - моя история». С единым содержанием, дизайном, сопроводив её и методическими материалами, текстом экскурсий для посетителей. Не только петербуржцы, но и вся страна, в т.ч. жители Мелитополя и Луганска, где также открыты такие комплексы, смогли из первых уст, от петербуржцев, услышать историю о битве за Ленинград. Технические возможности исторических парков позволяют быстро развернуть контент на электронных экранах и при помощи проекторов, современные технологии позволяют представить и объёмные, в 3D,  образы исторических артефактов (а это будет одной из «изюминок» предстоящей выставки в манеже). Мне кажется, что этот масштабный проект Росархива важно показать всей стране. Учитывая полностью оправдавший себя опыт, это представляется вполне возможным. Более того, руководителям всех исторических парков очень понравилось сотрудничество с архивистами и они ждут продолжения. Вот такое у нас предложение.

Но тут как в соотношении фундаментальной и прикладной науки (одно не может без другого). Без надлежащего хранения и организации учёта - использование тоже постепенно становится до невозможного трудоёмким.

Из вышеприведённых примеров следует, что от комплектования в определённых обстоятельствах можно (приходится) если не отказаться, то минимизировать его. И это уже случалось…

Внутренняя психологическая готовность архивиста отказаться от комплектования (как метод наименьшего сопротивления в трудной ситуации - объём работы-то тоже «уменьшится», но «по объективным причинам», «вынужденно», «не по нашей же вине») делает его незащищенным. 

В ситуации инстинктивного выбора стратегии защиты, в критической ситуации, есть три возможных варианта действий условно названных: «сражайся», «беги» или «замри». Мы чаще выбираем «бегство» или «паралич».

Как выглядит эта аналогия в переложении на нашу с вами проблематику? «Беги» - это только хранение («Какие запросы? Приходите сами смотрите»). «Замри» - «нам бы то, что до нас принесли сохранить», критерии ценности при проведении экспертизы становятся всё жёстче -
«с игольное ушко»: «Ну, куда?! Полки заканчиваются!».

«Сражайся» (это тоже реакция защиты, да простят мне эту вольную и ненаучную аналогию) - это  проактивное комплектование. 

Итак. Теперь попробуем вырваться из шаблона поведения. Почему комплектованию в непростой для нашей отрасли обстановке следовало бы, как мне представляется, отводить первоочередное место, прежде всего ему уделять внимание?

Главнейшее предназначение архивной службы собрать и сохранить самую важную информацию о дне сегодняшнем, нашем времени столь же успешно, как нашим предшественникам удалось сохранить и приумножить знания о прошлом.

Собрать, сохранить для истории во всей полноте документальные свидетельства о нашем времени. Об эпохальных событиях и людях, определяющих будущее страны и мира. Такую задачу перед нами ставит и Президент.

Владимир Владимирович Путин, обращаясь к Федеральному Собранию отмечал: «Наши воины, создают сегодня абсолютно необходимые условия для будущего страны и для ее развития… На производствах трудятся в три смены – столько, сколько нужно фронту… Люди отправляют на фронт письма и посылки, тёплые вещи, маскировочные сети,перечисляют средства из своих, порой очень скромных, сбережений… Наши герои на передовой, в окопах, там, где труднее всего, знают, что с ними вся страна».

«Новое время - это не какое-то отдаленное будущее, это, по сути дела, наше время, мы в нем сегодня живем. И вот здесь находятся интересы нашей Родины, страны, устремления людей, ради которых мы работаем, учимся, созидаем, за которых боремся и сражаемся. Сейчас значим и важен вклад в общее дело каждого гражданина России, коллективов каждого предприятия, и конечно, молодых, творческих, научных бизнес-команд, всех инициатив, направленных на укрепление и развитие промышленного, интеллектуального, технологического потенциала», - сказал Путин. 

«Россия качественно меняется изнутри, становится более самодостаточной и более суверенной, уверенной в себе», заявил глава государства. «Это время России», - сказал Путин.

«В современное время все важно, мелочей не существует. Цена наших действий в это, безусловно, историческое время для России крайне высока», – заявил президент.

Если мы солидарны с позицией Президента России, в таком случае

НАША ЦЕЛЬ: Все самые важные документальные свидетельства о нашей современности должны оказаться в архиве. Мне представляется, что об этой цели следует заявить и в Стратегии развития архивного дела в Российской Федерации.

ТЕКУЩИЙ СТАТУС СИТУАЦИИ: для достижения цели имеются существенные ограничения - внешние и внутренние (причём внутренние страшнее).

Внешние: «длина полки», нехватка рук, недостаток денег (средства хранения, зарплата сотрудников).

Внутренние: отсутствие достаточной мотивации.

Управлять нельзя тем, что ты не можешь измерить. Требуется изучение конъюнктуры (общественно-политическая жизнь, экономика, производство, управление, культура и т.д.) - уровень охвата ключевых акторов (включая и персоналии - выдающихся земляков!!! - мы помним наставление А.Н.Артизова на этот счёт) и самоанализ (оценка задолженности - по утверждению описей, по передаче дел с истекшими сроками и т.д.).

Рецепт решения: научная основа, изучение уровня охвата организаций во всех сегментах общественной жизни, индивидуальный подход с использованием метода «кнута и пряника».

В семи государственных архивах Санкт-Петербурга на хранении находятся более 12 млн. единиц хранения, более миллиона из которых – аудиовизуальные документы.

К особенностям комплектования наших архивов относится то, что их источниками являются организации всех форм собственности, включая федеральную и муниципальную, а также негосударственные организации, учреждения,предприятия и физические лица.  

В списках № 1 источников комплектования на начало 2023 года числилось 806 организаций. За предыдущий год удалось увеличить их количество до 824, из которых большую часть составляют негосударственные организации (358), четвертую часть (188) составляют организации федеральной формы собственности, немного меньше (167) – региональной собственности, меньше всего муниципальных организаций, включенных в список Центрального государственного архива Санкт-Петербурга в полном объеме (111 муниципальных образований).

За год в организациях-источниках комплектования образуется в среднем порядка 100 тысяч дел. 

Документов личного происхождения периода Великой Отечественной войны, блокады Ленинграда, а также общественных деятелей, деятелей культуры и искусства - мы получаем около 1 тыс. единиц хранения в год. За прошлый год госархивы Петербурга пополнились даже в большем объеме - на 150 тыс. единиц хранения.

В 2023 году по сравнению с  пятью предыдущими годами произошел значительный рост числа источников. Впервые количество введенных организаций превысило количество выведенных, прежде всего в результате существенного увеличения списка № 1 ЦГАИПД СПб: в течение года были введены 20 организаций.

Абсолютный рекорд у архива историко-политических документов: показатель за год удвоен (было 21 - стало 41 ИК). Причем им было труднее, чем всем остальным. Они работают в поле, где административные рычаги не действуют. Общественно-политическая жизнь в нашем городе активна, но достучаться до руководителей политических партий, общественных организаций очень трудно. А если и удается, то и далее им нужно помогать – и в организации делопроизводства, привитии культуры оформления документа, составлении номенклатуры дел, организации их передачи на архивное хранение. Только изменение мировоззрения сотрудников отдела комплектования, как метко выразился директор архива В.В.Тарадин (он участвует в нашей работе), сделал поставленную мною годом ранее задачу выполнимой. Проактивная позиция архивиста только и может помочь Истории.

Сейчас мы готовим соглашение с Минюстом - регистрирующим органом, принимающим ежегодно отчеты от общественных объединений, некоммерческих организаций.

Для органов управления абсолютно уместно и оправдано применение метода административного давления. Наши коллеги в Нижегородской области несколько лет используют «принцип светофора»: на стол губернатору ложатся цветные листочки со списком подчиненных: кто в «красной», проблемной  «зоне», кто в «жёлтой», середнячок, а кто
в «зелёной» ближе к идеалу.

Мы пошли дальше. Знаковым для архивного дела достижением стало издание Правительством Санкт-Петербурга 21 сентября 2023 г. постановления № 986, дополнившего Порядок оценки деятельности исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга двумя «архивными» показателями, от достижения которых зависят личные КПР, т.е. ключевые показатели результативности, и соответственно, размер премиальных руководителей исполнительных органов государственной власти. Речь идет о соблюдении сроков утверждения описей дел, а также передачи документов в госархив.

И вы знаете, эффект моментальный, сразу же чрезвычайно активизировался процесс ликвидации задолженности по этим важнейшим показателям. 28 Комитетов сократили задолженность по передаче дел на государственное хранение, 21 орган власти сократили задолженность по упорядочению документов с постоянными сроками хранения. Ряд ИОГВ ликвидировали задолженность полностью. Раньше архивисты «бегали» за органами власти, теперь органы власти сами заинтересованы в тесном сотрудничестве с архивистами.

Даже в Центральный государственный исторический архив Санкт-Петербурга, хранящий документы периода до 1917 г. и являющийся вроде бы  не комплектующимся, на постоянное государственное хранение каждый год поступают метрические книги из районных отделений ЗАГС и других учреждений города. 

Существенно помогает комплектованию разъяснительная работа, методическая поддержка ИК. Семинары для ответственных за архивы организаций-источников комплектования становятся хорошей традицией.

На прошлой неделе 20 июня совместно с Санкт-Петербургским  отделением РАН мы провели семинар для сотрудников ведомственных архивов академических институтов, научных организаций и вузов (117 участника из 62 организаций), в деятельности которых образуется научно-техническая документация. Решение о проведении семинара было принято на заседании регионального отделения.

У нас не так давно состоялся прямой откровенный разговор с присутствующим здесь Александром Викторовичем Работкевичем, директором архива Российской Академии Наук. Наше видение совпало: для страны, научного сообщества не принципиально в каком из архивов сохранится важный для развития науки документ, научный отчёт: в федеральном ли или региональном. Важны только два фактора.

Обеспечены ли 1) надлежащие условия хранения и 2) беспрепятственный технологичный доступ к хранимым материалам исследователям, учёным.

На полях НМС мы решили с архивом РАН подписать соглашение о сотрудничестве.

Важно, чтобы не было «ничейных». «Вы чьих  будете?» - имея в виду «в какой госархив передаёте документы с истекшими сроками ведомственного хранения?» - сегодня это должен быть самый частый вопрос представителя архивной службы.

Существенное место занимает посещение мероприятий организаций – источников комплектования.

Общее число обследований и визитов, проводимых архивами и Комитетом только в 2023 году, составило порядка 850. Участие в работе экспертных комиссий организаций и работе иных консультационных и совещательных органов позволило значительно повысить качество экспертизы ценности, в том числе относительно единиц хранения по личному составу, сроки ведомственного хранения которых истекли.

Чрезвычайно важны системный подход и планомерность в работе.

Во исполнение  решения  расширенного заседания Коллегии Комитета четыре архива ЦГА СПб, ЦГАНТД СПб, ЦГАЛИ СПб и ЦГАИПД СПб разработали Концепции комплектования на период 2024-2030 гг., направленные, в первую очередь,  на оптимизацию состава организаций – источников комплектования с учётом требований к их репрезентативности, ликвидацию дисбаланса по отраслевому и функциональному признакам, учёта профиля специализации архива, оптимизацию состава документов, отбираемых на постоянное хранение с учетом совершенствования критериев отбора документов и экспертизы их ценности. С опорой на концепцию, охватывающую шестилетний горизонт планирования каждому архиву был согласован перспективный план комплектования на каждый год предстоящего трёхлетия.

Для перестройки работы КФФД - понадобились масштабные проекты - прием полумиллиона магнитофонных бобин Дома радио. Прием архива Ленинградского телевидения, прием «коллекции звука» Ленфильма… 10 км полок потребовалось освободить, заземление к ним подвести… Ради этого проекта 30 ставок получил архив, необходимое оборудование… Да и другие наши нужды город начал слышать и принимать их близко к сердцу.
2 млрд.руб. на строительство нового архивного центра - уже в конце этого года объект вводится в строй - тому свидетельство.

Профилактические мероприятия, проводимые в рамках контрольно-надзорной деятельности, очень результативны, кроме того, на упрощение взаимодействия с юрлицами направлены и разрабатываемые нами технические решения: в ГИС в этому году будет запущен личный кабинет организации, через который, поначалу, мы организуем согласование номенклатур и описей дел. В дальнейшем ИК получат доступ к выделенному сегменту НСА - к своим документам с возможность заказа копий нужных архивных документов.

Поскольку без научного подхода максимального эффекта в работе по комплектованию не достичь, я призываю вас, мои коллеги, включаться в работу ВНИИДАТ. Е.А.Романова пишет важную научную работу, посвященную проблематике комплектования архивов. Поможем эмпирическими данными, нашими наработками, чтобы сообща достичь цели.

В контексте темы мне лично представляется важным вопрос формализации и конкретизации базовых критериев ценности для разных типов документов, чтобы помочь и экспертным комиссиям организаций и нашим отделам комплектования.

Предлагаю эмпирически проверить гипотезу: наша готовность сохранить все (!) важнейшие свидетельства нашего времени (времени Владимира Путина - времени Михаила Ведерникова - времени Александра Беглова, список продолжаем… нашего с вами времени) - даст нам возможности, на которые мы не смели надеяться. Смелость - вот ключ
к успеху.

Рост объема фондов должен привести к созданию напряжения напряженного труда - и нужного нам результата: дополнительные ресурсы, повышающие нашу способность в полной мере исполнять своё предназначение: помогать людям, сохраняя память, приумножая (!) знания.

Ведь с позицией Президента страны должны быть солидарны не только архивисты. Верно ведь?

Мы с вами - ГЕРОИ НАШЕГО (!) ВРЕМЕНИ.

Только так: с опорой на героическое прошлое мы сумеем создать героическое будущее для архивного дела. Излишняя скромность не украшает архивиста. Она делает его слабым и не способным исполнить своё предназначение.

Благодарю за внимание!