null 3.3. Предисловие
Предисловие − это вступительная статья к описи, предназначенная дать информацию о фондообразователе и общие сведения о составе, содержании, происхождении и состоянии документов, вошедших в опись, особенностях их научного описания, организации документов в пределах описи, составе НСА к описи.
При составлении предисловия используются: научная, справочная и историческая литература, дело фонда и другие учетные документы, документы к биографии фондообразователя и о нем, вошедших в состав как его фонда, так других фондов, хранящихся в архивном учреждении.
Предисловие состоит из 2-х частей: исторической и археографической.
В историческую часть входит историко-биографическая справка о фондообразователе, сведения об истории фонда (о его поступлении в архив, последующих пополнениях).
Составление предисловия должно быть основано на дифференцированном подходе, заключающемся в степени обобщения или детализации информации к описи каждого конкретного фонда.
Историко-биографическая часть предисловия, составленная к описи фонда известного деятеля литературы и искусства, должна быть компактной по форме и информативной по содержанию, особенно если о жизни и творчестве фондообразователя имеется научная или справочная литература. Историко-биографическая часть предисловия к описи фонда менее известного лица может быть более развернутой, если в процессе работы с фондом выявились факты биографии фондообразователя, представляющие исторический интерес, но отсутствующие в научно-справочной литературе.
При составлении историко-биографической части предисловия следует помнить, что предисловие к архивному справочнику – это часть НСА, поэтому должно содержать прежде всего фактическую информацию без субъективных оценок и комментариев.
Если есть необходимость в оценке творчества фондообразователя в целом или отдельных фактов его творческой биографии необходимо ссылаться на мнение специалистов, биографов, коллег, на его собственные воспоминания, автобиографию, на архивные документы и др.
Все факты личной и творческой биографии фондообразователя, даты рождения, смерти должны быть достоверны и, по возможности, документально подтверждены.
Биографические сведения о фондообразователе располагаются в хронологической последовательности.
Если фондообразователь работал в учреждениях или организациях, фонды которых находятся на хранении в архивном учреждении, необходимо выявить документы, дополняющие, подтверждающие или опровергающие факты его личной или творческой биографии.
Если в процессе работы с документами фонда, приходилось обращаться за помощью к родственникам, коллегам или друзьям фондообразователя, в результате чего накопилась информация о нем, не всегда подтвержденная документами и печатными изданиями, но представляющая интерес для исследователей, можно включить эту информацию в предисловие с оговоркой «По словам такого-то…». Это может стать темой для дополнительных исследований заинтересованных лиц.
Археографическая часть предисловия состоит из аннотации документов фонда, в которой указываются основные группы документов фонда, их состав и содержание, перечисляются отдельные наиболее ценные и интересные документы, основные признаки систематизации документов в разделах, подразделах, всех особенностях научного описания документов фонда, состав НСА к описи.
В предисловие должна быть включена информация о публикациях документов фонда, об ограничении доступа, условиях использования документов фонда, поставленных фондосдатчиками.
При выявлении сведений о наличии документов фондообразователя в других фондах своего архива или других архивных учреждений, эта информация должна быть включена в предисловие.
При составлении нескольких описей документов фонда, историко-биографическая часть предисловия составляется только к первой описи (Приложение 10).
К последующим описям составляются предисловия со сведениями об истории пополнения фонда и археографической частью предисловия.