Публикатор

Назад к целой странице
Назад

3.3. Предисловие

Предисловие − это вступительная статья к описи, предназначенная дать информацию о фондообразователе и общие сведения о составе, содержании, происхождении и состоянии документов, вошедших в опись, особенностях их научного описания, организации документов в пределах описи, составе НСА к описи.

При составлении предисловия используются: научная, справочная и историческая литература, дело фонда и другие учетные документы, документы к биографии фондообразователя и о нем, вошедших в состав как его фонда,  так  других фондов, хранящихся в архивном учреждении.

Предисловие состоит из 2-х частей: исторической и археографической.

В историческую часть входит  историко-биографическая справка о фондообразователе,  сведения об истории фонда (о его поступлении в архив, последующих пополнениях).

Составление предисловия должно быть основано на дифференцированном подходе, заключающемся в степени обобщения или детализации информации к описи каждого конкретного фонда.

Историко-биографическая часть предисловия, составленная к описи фонда известного деятеля литературы и искусства, должна быть компактной по форме и информативной по содержанию, особенно если о жизни и творчестве фондообразователя имеется научная или справочная литература. Историко-биографическая часть предисловия к описи фонда менее известного лица может быть более развернутой, если в процессе работы с фондом выявились факты биографии фондообразователя, представляющие исторический интерес, но отсутствующие в научно-справочной литературе.

При составлении историко-биографической части предисловия следует помнить, что предисловие к архивному справочнику – это часть НСА, поэтому должно содержать прежде всего фактическую информацию без субъективных оценок и комментариев.

Если есть необходимость в оценке творчества фондообразователя в целом или отдельных фактов его творческой биографии необходимо ссылаться на мнение специалистов, биографов, коллег, на его собственные воспоминания, автобиографию, на архивные документы и др.

Все факты личной и творческой биографии фондообразователя, даты рождения,  смерти должны быть достоверны и, по возможности, документально подтверждены.

Биографические сведения о фондообразователе располагаются в хронологической последовательности.

Если фондообразователь работал в учреждениях или организациях, фонды которых находятся на хранении в архивном учреждении, необходимо выявить документы, дополняющие, подтверждающие или опровергающие факты его личной или творческой биографии.

Если в процессе работы с документами фонда, приходилось обращаться за помощью к родственникам, коллегам или друзьям фондообразователя, в результате чего накопилась информация о нем, не всегда подтвержденная документами и печатными изданиями, но представляющая интерес для исследователей, можно включить эту информацию в предисловие с оговоркой «По словам такого-то…». Это может стать темой для дополнительных исследований заинтересованных лиц.

Археографическая часть предисловия состоит из аннотации документов фонда, в которой указываются основные группы документов фонда, их состав и содержание, перечисляются отдельные наиболее ценные и интересные документы, основные признаки систематизации документов в разделах, подразделах, всех особенностях научного описания документов фонда, состав НСА к описи.

В предисловие должна быть включена информация о публикациях документов фонда, об ограничении доступа, условиях использования  документов фонда,  поставленных фондосдатчиками.

При выявлении сведений о наличии документов фондообразователя в других фондах своего архива или других архивных учреждений, эта информация должна быть включена в предисловие.

При составлении нескольких описей документов фонда, историко-биографическая часть предисловия составляется только к первой описи (Приложение 10).

К последующим описям составляются предисловия со сведениями об истории пополнения фонда и археографической частью предисловия.