Руководителям
государственного и муниципальных архивов Ленинградской области,
государственных архивов Санкт–Петербурга

Начальникам Управлений (государственных учреждений)
Пенсионного фонда РФ по Санкт–Петербургу и Ленинградской области

В связи с принятием Федерального закона от 24 июля 2009 года № 213-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации и признании утратившими силу отдельных законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонда обязательного медицинского страхования» (далее -Федеральный закон) Архивный комитет Ленинградской области, Архивный комитет Санкт–Петербурга и Отделение Пенсионного фонда Российской Федерации по Санкт–Петербургу и Ленинградской области считают необходимым осуществлять эффективное взаимодействие государственного и муниципальных архивов Ленинградской области, государственных архивов Санкт–Петербурга и районных Управлений Пенсионного фонда Российской Федерации по Санкт–Петербургу и Ленинградской области в целях реализации конституционных прав граждан, связанных с их пенсионным обеспечением, обращая внимание на следующее.

Государственному и муниципальным архивам Ленинградской области, государственным архивам Санкт–Петербурга при оформлении архивных справок, архивных выписок, архивных копий руководствоваться рекомендациями Росархива по подготовке архивных справок и ответов на типовые запросы социально-правового характера, выдаваемых архивными учреждениями Российской Федерации, а также пунктами 5.9-5.9.3 Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук, утверждённых приказом Минкультуры России от 18 января 2007 года № 19 (далее - Правила).

Управлениям Пенсионного фонда Российской Федерации по Санкт–Петербургу и Ленинградской области при анализе выданных архивными учреждениями справок следует иметь в виду следующее. В соответствии с пунктами 5.9-5.9.3 Правил при подтверждении периода работы, в том числе с особыми условиями труда, архивные учреждения не должны ссылаться на нормативные документы, регламентирующие порядок назначения пенсий. Поэтому требования районных Управлений произвести ссылку на законы «О государственных пенсиях в РФ», «О трудовых пенсиях в РФ», на «Список производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение» и другие нормативные документы являются необоснованными. В обязанность специалистов архивных учреждений не входит правовая оценка документов, влияющих на право и на размер пенсии. Архивные учреждения предоставляют сведения по документам, находящимся у них на хранении. Кроме того, для анализа права на пенсию территориальными органами ПФР должны приниматься выданные архивными учреждениями копии имеющихся в распоряжении документов, в том числе копии лицевых счетов, личных карточек формы Т-2 и др.

В случае, если выданная архивным учреждением справка не содержит достаточных сведений для подтверждения специального стажа, специалистам районных Управлений Пенсионного фонда необходимо связаться со специалистами архива, выдавшего справку, с целью уточнения объёма информации, имеющейся в документах, или провести документальную проверку имеющихся в распоряжении архива данных с выходом в архивное учреждение.

Производить дополнительные уточнения для подтверждения периодов работы, внесённых в трудовые книжки, необходимо только в том случае, если указанный период нельзя учесть, оговорив решением Комиссии районного Управления. При направлении запроса необходимо обосновать требование о предоставлении дополнительных уточняющих документов.

Для исчисления размера пенсии архивными учреждениями могут выдаваться справки о заработной плате или копии лицевых счетов. При выдаче справок о заработной плате архивные учреждения указывают в них данные, имеющиеся в их распоряжении, поэтому требовать в обязательном порядке ссылку в справке на проведённые отчисления страховых взносов в Пенсионный фонд нельзя.

В целях наиболее эффективной работы районных Управлений и архивных учреждений необходимо проводить совещания по вопросам применения пенсионного законодательства, анализа запросов на предоставление уточняющих справок и выданных архивными учреждениями справок.

При обращении гражданина в Управление Пенсионного фонда для уточнения размера увеличения расчётного пенсионного капитала в соответствии с Федеральным законодательством оформлять справки-запросы по форме, рекомендованной совместным письмом Федерального архивного агентства и Пенсионного фонда Российской Федерации (Приложение 1).

Председатель
Архивного комитета
Ленинградской области     __________      В.В. Малинко
от 11.12.2009 № 02-16-485/09

Председатель
Архивного комитета Санкт–Петербурга    ___________     А.Д. Яшков
от 11.12.2009 № 1-18-1378/09

Заместитель Управляющего Отделением Пенсионного
фонда Российской Федерации
по Санкт–Петербургу и Ленинградской области    ________________   T.A. Бойцова

Приложение 1 - Форма справки-запроса