null Состояние и перспективы внедрения информационных технологий в практику работы архивных учреждений Республики Карелия


В Республике Карелия действует государственная программа «Культура Республики Карелия» на 2014-2020 годы. Одним из основных результатов внедрения госпрограммы предусматривается обеспечение подключения всех учреждений культуры к сети Интернет, создание единого портала учреждений отрасли культуры.
На сегодняшний день на территории муниципальных районов Республики Карелия работает 1 государственный архив и 18 муниципальных архивных учреждений. Компьютерами оснащены все архивные учреждения Республики Карелия, но ряд муниципальных архивов отмечают необходимость замены устаревших и отработавших свой ресурс компьютеров (Медвежьегорский, Костомукшский, Кондопожский, Калевальский, Лоухский, Сегежский). Основная проблема – отсутствие финансирования от муниципальных администраций на приобретение оргтехники для архивов.
Для муниципальных архивов Республики Карелия вопрос самостоятельного ведения общеотраслевой учетной базы данных является проблемным в силу слабого материально-технического обеспечения и отсутствия достаточного количества профессионального кадрового состава.
В настоящее время запущена версия 5.0.4 ПК (программный комплекс) «Архивный фонд», под которую требуется приобретение дорогостоящего комплекта программного и технического обеспечения, на что в муниципальных архивах нет средств. Массивы информации по муниципальным архивам ведутся в ПК «Архивный фонд» 3-ей версии.
Два муниципальных архива (Петрозаводский и Сортавальский) данную систему учета ведут самостоятельно. За остальные муниципальные архивы работу осуществляет Национальный архив Республики Карелия. Массивы информации, сформированные в ПК «Архивный фонд» переданы муниципальным архивам, три архива (Медвежьегорский, Лахденпохский и Пудожский) используют в работе массивы информации ПК «Архивный фонд» в просмотровом режиме. Ведение  БД  «Фондовый каталог» должно осуществляться уполномоченными органами исполнительной власти субъектов РФ в области архивного дела. В Республике Карелия данные полномочия переданы Национальному архиву РК, который ведет общеотраслевую базу данных «Фондовый каталог» 2-й версии, в которой аккумулируются сведения по всем архивным учреждениям республики.
Для оптимизации работы рядом муниципальных архивов созданы собственные локальные электронные ресурсы:
1. Архив Костомукшского городского округа ведет базу данных «О запросах граждан», электронный каталог «Распорядительные документы органов власти по землепользованию», электронный каталог «Реестр завещаний» (завещания государственной нотариальной конторы, частных нотариусов за 1981-2010 гг.).
2. Муезерский районный архив ведет электронные таблицы и документы в электронном виде, сопутствующие текущей работе.
3. Муниципальный архив Пряжинского района  имеет электронный журнал регистрации постановлений и распоряжений администрации Пряжинского района за 1974-2000 гг.
4. Архивный отдел Суоярвского района ведет в электронном виде учет переписки.
Свои сайты имеют:
–Национальный архив Республики Карелия  (http://rkna.ru);
- Муниципальный архив города Петрозаводска (http://arhiv.ptz.ru);
- Архив Лоухского муниципального района (http://arhivlouhi.ru);
12 муниципальных архивов имеют страницы в интернете.
Основными достижениями муниципальных архивов в области информатизации в 2019 году и за текущий период стали следующие мероприятия.
Костомукшский архив  на 15 ноября текущего года  внес  около 1000 записей  в электронный каталог   «Распорядительные документы органов власти по землепользованию» (работа  продолжается),   создан и используется в работе  электронный  каталог «Реестр завещаний» (внесено 1205 записей), начата работа над электронным каталогом «Наследственные дела»  фонда нотариальной конторы.
Лахденпохский архив - зарегистрировался на Портале госуслуг, Портале Закупок,   Bus Gov.
Медвежьегорский архив оборудовал одно рабочее место новой оргтехникой (2019 г.), сделана заявка на установку СКЗИ VipNet деловая почта.
Муезерский архив в 2019 г. приобрел оргтехнику (МФУ,  принтер,  ноутбук).
Архив Питкярантского района в 2019 г. начал электронный документооборот с отделениями Пенсионного фонда по РК в г. Сортавала, г. Олонец, планируется подключение с отделением в г.Петрозаводск и др.
Архив Сортавальского района подключился к СКЗИ VipNet.
Архивный отдел Суоярвского района с 2019 г. ведет прием заявлений в электронном виде от граждан, переписку с муниципальными архивами, с пенсионным фондом.
    В качестве основных на 2020 год муниципальные архивы определяли следующие задачи:
- обновление компьютерной техники и оргтехники;
- приобретение программ с электронно-цифровой подписью;
- подключение стационарного интернета и создание сайтов архивов;
- оцифровка документов, находящихся на хранении в архивах;
- увеличение числа посетителей сайтов и запросов в электронном виде.
Начиная с 1995 года, Национальный архив Республики Карелия уделяет серьезное внимание внедрению автоматизированных архивных технологий, развитию интернет-технологий. В архиве  создана современная технологическая среда, обеспечивающая доступ к архивным документам, создано специализированное программное обеспечение для электронного каталога и разработана структура представления архивных информационных ресурсов на сайте. Приоритетом деятельности Национального архива РК по информатизации является перевод в электронный вид архивных документов, элементов научно-справочного аппарата, создание внутренней инфраструктуры, обеспечивающей быстрый обмен информацией, ведение сайта архива.
С 1999 г. по 2005 г. Национальный архив РК провел работу в области применения информационных технологий в создании современного научно-справочного аппарата -  электронного архивного каталога. В систему электронных каталогов архива объединены три каталога: «Архивная мозаика культуры Карелии», электронный каталог документов о деятельности иностранцев и иностранных переселенцев в Карелии, электронный каталог «Петрозаводск».
Большая часть документов была специально выявлена для формирования данных электронных ресурсов, т. е. многие документы не были ранее закаталогизированы. В процессе создания электронных каталогов специалисты архива придерживались позиции совместимости и взаимодополняемости традиционного и электронного НСА.
Отличием Националь¬ного архива Республики Карелия в подходах к внедрению ААТ (автоматизированных архивных технологий) от большинства отечественных архивов является то, что при создании первой локальной те¬матической базы данных «Архивная мозаика культуры Карелии» было решено разрабатывать программное обеспечение таким образом, чтобы каждая после¬дующая база данных формировалась с точки зрения единых функциональных подходов. Это позволило архиву по ито¬гам создания трех локальных баз данных объединить их в единую систему.
В 2004 г. локальные базы данных архива были объединены в единый электронный каталог и запущены в работу в режиме ЛВС (локальная вычислительная сеть) архива. Созданная электронная система включает в себя: базу данных на документы на бумажной основе, базу данных на картографические документы, базу данных на фотодокументы. В настоящий момент электронная система включает в себя 24 883 объекта. Результатом работы стала апробированная технология ведения тематических баз данных, которые будучи объединенными в единую информационную систему заложили основу создания современного НСА.
В архиве функционируют другие локальные базы данных: «Учет пользователей в читальных залах архива» (создана в 2016 г. с целью внутренней регистрации и учета посетителей  читальных залов) и база данных под рабочим названием «Американские финны в Карелии» для поиска информации о финнах-переселенцах начала 1930-х годов (в перспективе эта база данных предполагается для размещения на сайте архива).
Одним из направлений деятельности Национального архива РК является поддержка Web-сайта архива, который зарегистрирован в сети 24 июля 2002 г., и развивается как единый организм в рамках единой концепции и в едином дизайне. Поддерживают сайт специалисты архива. Среди научных информационных ресурсов Национального архива Республики Карелия, выставленных на сайте «Архивы Карелии», можно выделить:
- cписок фондов, содержащий в виде перечня названия фондов архива с указанием хронологических рамок документов фондов;
- виртуальные выставки документов.
Список фондов архива был конвертирован на сайт из формирующегося в архиве ПК «Архивный фонд». На сегодняшний день оцифровано и размещено на сайте архива 2079 описей 1105 фондов.
Специалистами Национального архива РК в полной мере, путем создания виртуальных выставок документов и тематических статей, реализована возможность применения информационных технологий в использовании архивных документов в сфере архивной научно-публикаторской, образовательной, представительской деятельности.
В 2019 году началась реализация проекта «Создание материально-технической базы ГБУ РК «Национальный архив Республики Карелия» для обеспечения сохранности и эффективного использования документов Архивного фонда РФ, хранящегося на территории Республики Карелия.
С целью повышения качества исполнения запросов, связанных с защитой социальных прав граждан, оцифрованы документы по личному составу. Например, оцифрованы такие востребованные в работе архива документы, как фонд Петрозаводского городского объединения «Продтовары», объединенный архивный фонд Беломорско-Онежского пароходства и другие.
      На основе сотрудничества с Национальной библиотекой Республики Карелия и музеем-заповедником «Кижи» проведена оцифровка книг «Коллекция старопечатных книг и славянорусских рукописей» (84 ед.хранения),  9 из которых включены в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации (ГРУД АФ РФ), созданные электронные копии представлены для размещения в базе данных ГРУД АФ РФ на сайте Росархива (http://unikdoc.rusarchives.ru).
В целях реализации Федерального закона от 27.07.2010 года №210-ФЗ «Об организации предоставления государственных услуг» 31 марта 2011 года между Отделением Пенсионного фонда Российской Федерации по Республике Карелия и Министерством культуры Республики Карелия заключено Соглашение об информационном взаимодействии управлений (отделов) Пенсионного фонда Российской Федерации в городах и районах Республики Карелия и Национального архива РК. Целью данного соглашения является организация обмена информацией социально-правового характера в системе электронного документооборота  между Отделением Пенсионного фонда по Республике Карелия, территориальными органами Пенсионного фонда и Национальным архивом РК в целях реализации гражданами своих пенсионных прав (установления и выплаты пенсий и других социальных выплат).
В рамках Соглашения с 1 июня 2011 г. в экспериментальном, а с 1 июля в рабочем режиме внедрен в работу программно-технический комплекс для обмена документами в электронной форме с использованием средств криптографической защиты информации с функциями шифрования и ЭЦП.
Было приобретено необходимое оборудование и программное обеспечение: компьютер с операционной системой Windows 7, программный комплекс ViPNet (Клиент + Координатор), антивирусное программное обеспечение, изданы приказы об утверждении перечня специалистов, допущенных к работе с программным обеспечением, сертификатом ЭЦП, электронными ключами, проведено обучение лиц, ответственных за организацию работы и обеспечение функционирования оборудования.
Модель информационного обмена формировалась в ходе регулярных рабочих совещаний сотрудников архива и Пенсионного фонда. Был  определен порядок взаимодействия по вопросам предоставления архивной информации, установлен режим передачи сведений и уведомления об их получении, разработана форма запроса пенсионных органов в архив. Все персональные данные передаются в архив с согласия субъекта персональных данных, оформленного соглашением с органом Пенсионного фонда.
С момента внедрения информационного обмена гражданам не нужно самостоятельно делать запросы в архив. Достаточно прийти в территориальный орган Пенсионного фонда по месту жительства. Специалисты фонда делают запрос в архив и получают необходимые для назначения пенсии документы в электронном виде подписанные электронной цифровой подписью. Сведения передаются по защищенным каналам связи, обеспечена конфиденциальность и безопасность персональных данных.
Преимущества, эксплуатации системы электронного документооборота:
- значительно сократилось количество личных обращений граждан, следовательно бюджет рабочего времени специалистов переориентирован для выполнения других задач;
- необходимость подачи запроса определяется не гражданином, а органами пенсионного обеспечения, следовательно запрашивается исключительно та информация, которая необходима для назначения пенсии;
- система позволяет вести диалог с исполнителями в органах пенсионного обеспечения, что приводит к более оперативной работе в части уточнений и получения обеими сторонами дополнительной информации;
- система позволяет ранжировать поступающие запросы по дате наступления пенсионного права, следовательно граждане получают архивные справки к моменту его наступления;
- систематизация запросов и архивных справок в системе позволяет оперативно вести статистику, выдавать дубликаты справок.
Вместе с тем, есть и проблемы:
- отношения в системе отлажены с пенсионными органами Республики Карелия, с другими организациями, обращающимися в архив (судебные инстанции, органы социальной защиты, пенсионные органы других территорий и пр.) сохраняется традиционная система;
- необходимо решить вопрос интеграции системы электронного документооборота с другими программными продуктами архива;
- стоит проблема подключения к системе электронного документооборота муниципальных архивов и создания на территории Республики Карелия единого информационного пространства.
Национальный архив Республики Карелия определил для себя три основных направления внедрения информационных технологий в практику работы, а именно:
- развитие предоставления государственных услуг с использованием сайта архива;
- дальнейшее развитие и внедрение систем электронного документооборота, межведомственного электронного документооборота и межведомственного электронного взаимодействия (СЭД, МЭДО, СМЭВ);
- информатизация основной деятельности архива, в том числе создание компьютеризированных читальных залов (разработка программного обеспечения для функционирования единого "Электронного читального зала" с "личными кабинетами исследователей"), что позволит повысить качество и оперативность получения архивных данных и организовать комплексное использование документов архива.