Создание и перспективы внедрения информационных технологий в практику работы архивных учреждений Санкт-Петербурга - Архивы Санкт-Петербурга

Презентация

Архивный комитет Санкт-Петербурга (далее - Комитет) возглавляет систему подведомственных государственных казённых учреждений (далее – подведомственные ГКУ), включающую в себя семь государственных архивов, Лабораторию обеспечения сохранности документов, Техническую дирекцию государственных архивных учреждений Санкт-Петербурга и Централизованную бухгалтерию государственных архивных учреждений Санкт-Петербурга.
В Комитете трудится 36 человек, из них 29 являются государственными гражданскими служащими. Подведомственная сеть насчитывает 588 сотрудников.
На 01.01.2020 на хранении в государственных архивах находится более 11,7 млн. единиц хранения, в том числе 749,7 тыс. единиц хранения аудиовизуальной документации. Из общего количества хранящихся документов 398,5 тыс. особо ценных документов, на 72% которых создан страховой фонд на пленочных носителях. Центральный государственный исторический архив Санкт-Петербурга хранит один уникальный документ.
Всего по состоянию на 01.01.2020 в списки организаций - источников комплектования государственных архивов, подведомственных Комитету, входят 848 организаций Санкт-Петербурга. Среди таких организаций все органы государственной власти города, муниципальные образования, а также учреждения и организации, образованные городом, акционерные компании, представляющие все отрасли экономики.
Определение информационным технологиям дает Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Информационные технологии - процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов.
Согласно этому определению и традиционные методы работы архивных учреждений можно считать информационными технологиями.
Однако в контексте сегодняшнего НМС мы ведем речь прежде всего о технологиях работы с использованием средств вычислительной техники и современных цифровых каналов связи.
Для успешного внедрения цифровых информационных технологий необходимы три составляющие:

1.     наличие современной вычислительной техники,
2.     развёрнутое специализированное программное обеспечение,
3.     обученный персонал.

Активное оснащение архивной службы вычислительной техникой и начало создания специализированной информационной системы ГИС «Архивы Санкт-Петербурга» (далее - ГИС) началось с принятия постановления Правительства Санкт-Петербурга от 16.05.2008 № 567 «Об утверждении Плана мероприятий на 2008-2010 годы по созданию и вводу в действие государственной информационной системы «Государственные архивы Санкт-Петербурга»
Общее количество технических средств информатизации, развернутых в Комитете и подведомственных архивах, представлено на слайде.
Здесь стоит отметить, что основное количество техники было поставлено в период 2008-2013 годы. Сейчас этот парк технических средств уже начинает требовать обновления.
Весь парк техники оснащен необходимым офисным программным обеспечением. Персонал архивной службы ведет работу в 22 информационных системах.
Реестр информационных систем:

Большинство систем создано разными ведомствами. Обязанность вести эти системы закреплена нормативными актами. Большинство систем между собой не взаимодействуют, однако содержат зачастую идентичную информацию. Это увеличивает трудозатраты, приводит к занесению неверных или не актуальных данных.
Персонал на регулярной основе проходит обучение по использованию специализированного ПО. Внедрение и развитие информационных систем сталкивается с рядом сложностей: это и несовершенство нормативной базы, и возрастной состав сотрудников архивов.
В основе внедрения информационных технологий в практику работы архивных учреждений Санкт-Петербурга лежит развитие Государственной информационной системы «Архивы Санкт-Петербурга». Целями ее создания являлись:

1.    Комплексная автоматизация деятельности архивных учреждений
и Комитета, повышение эффективности работы;
2.    Обеспечение оперативного и полноценного доступа к хранящимся и поступающим документам, повышение качества и сокращение сроков оказания государственных услуг по запросам граждан и организаций.
3.    Обеспечение сохранности архивных документов путем создания электронного фонда пользования.
В 2019 году рамках работы по импортозамещению осуществлялся переход на открытое ПО.

Общие статистические данные по использованию ГИС:

Ежегодно появляются дополнительные услуги, позволяющие упростить работу пользователей в информационной системе и на Портале: удаленная запись в читальных залах архивов (данной услугой воспользовалось в 2019 году около 2,5 тыс. пользователей), заказ дел в читальный зал, и изготовление их цифровых копий без необходимости посещения архива. Создан модуль по обеспечению удаленного доступа к наиболее востребованным архивным документам.
Сервисом по регистрации в читальном зале архивов посредством информационно-услугового портала «Архивы Санкт-Петербурга» (далее – Портал) воспользовалось 2 566 исследователя, что составило 50% от общего количества заявок.
С момента запуска электронного сервиса требования на выдачу дел в читальном зале архива подаются только в электронной форме. За 2019 исследователями было подано 19765 электронных требований.
Электронный сервис «Изготовление цифровых копий архивных документов» доступен пользователям архивов Санкт-Петербургское государственное казенное учреждение «Центральный государственный архив Санкт-Петербурга» Санкт-Петербургское государственное казенное учреждение «Центральный государственный архив литературы и искусства Санкт-Петербурга». Услуга предоставляется на возмездной основе.
За увеличением объема электронных ресурсов ГИС последовал рост востребованности информационно-услугового Портала, количество обращений к которому в 2019 году увеличилось относительно 2018 года на 9,84% и составило до 6 844 008 просмотров страниц.
Наиболее востребованный ресурс «Блокада Ленинграда. Эвакуация». Ресурс «Блокада Ленинграда. Эвакуация» посетило 64 тысячи пользователей, просмотрев 646 417 страниц, что на 55,08 % больше чем в 2018 году.
Таким образом, считаю, что архивная отрасль Санкт-Петербурга достигла больших успехов в области внедрения информационных технологий, но их внедрение ставит перед нами и новые вопросы, а именно:
1.    Парк современной вычислительной техники требует регулярного обновления и соответственно соответствующего финансирования;
2.    Для успешного внедрения информационных технологий цифровая трансформация должна происходить и в умах архивистов, поскольку современный технический прогресс зачастую требует нестандартных решений;
3.    Нормативная база зачастую отстает от технического прогресса. Так только в приказе Росархива от 02.03.2020 № 24 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях» появилась формулировка «информационная система архива». Хотя уже многие годы в регионах внедряются информационные системы, но они зачастую дублируют традиционные процедуры. В результате внедрение не приводитк повышению ожидаемой эффективности;
4.    Появление большого количества информационных систем в смежных отраслях, без организации должной синхронизации данных, ведет к отвлечению ресурсов. Но и внутри архивной отрасли, мне кажется, есть потенциал для оптимизации работы информационных систем.
Мы поддерживаем резолюцию Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве по вопросу модернизации ПК «Архивный фонд» и по вводу в ПК «Архивный фонд» заголовков архивных дел, находящихся на открытом хранении, до конца 2023 г. Считаю целесообразным, обратиться к Федеральному архивному агентству учесть тот факт,
что в регионах внедрены свои региональные информационные системы и необходимо предусмотреть возможность синхронизации данных между информационными системами;
5.    Реализация государственной политики в области делопроизводства единой системы электронного документооборота.