Особенности осуществления контроля за соблюдением законодательства об архивном деле в Архангельской области - Архивы Санкт-Петербурга

Презентация

Архивная служба Архангельской области перешла на осуществление контрольно-надзорной деятельности в соответствии с 248 федеральным законом "О государственном контроле (надзоре) и муниципальном контроле" с августа 2021 года. Следует выделить ряд особенностей, связанных с реализацией министерством культуры Архангельской области полномочий в сфере контрольно-надзорной деятельности.

При разработке во взаимодействии с правовым департаментом Администрации Губернатора Архангельской области и Правительства Архангельской области проекта постановления областного Правительства «Об утверждении Положения о региональном государственном контроле за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации» предмет государственного контроля был прописан в четком соответствии со статей 16 Федерального закона 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»: соблюдение обязательных требований, установленных в соответствии с федеральными законами Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, областными законами и иными нормативными правовыми актами Архангельской области, к организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов на территории Архангельской области. Это повлекло за собой изменение количества подконтрольных объектов – ими стали все учреждения и предприятия Архангельской области независимо от форм собственности,
а также индивидуальные предприниматели. Что по нашим подсчетам составляет 185 тыс. подконтрольных объектов. При штатной численности отдела по делам архивов министерства культуры 4 единицы. До вступления в силу упомянутого закона объектами государственного контроля в Архангельской области являлись исключительно органы государственной власти региона и организации и учреждения областного ведения (в 2019 г. было – 427, в 2020 г. – 383).

По нашему мнению, включение в подконтрольные объекты всех организаций на территории региона при взвешенном применении риск-ориентированного подхода позволяет использовать инструмент привлечения к ответственности за нарушение требований в архивной сфере и не быть беззубыми в этом вопросе, отвечая на поступившие жалобы, что у нас нет полномочий по контролю за теми или иными структурами. Избыточною нагрузку на проверяющих лиц стало возможным исключить при распределении объектов по уровням риска, исходящем из оценки  значимости находящихся на хранении у юридических лиц документов при минимальной кадровой численности отдела.

При подготовке постановления нами был изучен опыт ряда регионов, их подходы к разработке критериев отнесения объектов к категориям риска. Взвесив комплекс факторов мы пришли к выводу, что в сложившейся кадровой ситуации прежний подход, исходящий из оценки тяжести потенциальных негативных последствий возможного несоблюдения обязательных требований неприемлем. Сегодня при определении категорий риска мы руководствуемся вопросами значимости хранимых документов и возможностями применения эффективных мер в отношении любых нарушителей законодательства вне зависимости от них статуса.

Архивная служба Архангельской области распределяет объекты государственного контроля к одной из следующих категорий риска причинения вреда (ущерба) охраняемым законом ценностям:

Данное категорирование позволяет осуществлять проверку организаций высокого риска 1 раз в два года, а объекты, отнесенные к умеренному риску не менее 1 раза в 7 лет. При условии расширения кадрового состава архивной службы мы предполагаем включить в категорию умеренного риска предприятия и организации, являющиеся бюджетообразующими для региона, в которых трудится большое количество граждан, права которых необходимо защитить.

Компенсацией потенциальных негативных последствий от достаточно продолжительного перерыва между проверками организаций умеренного риска является проведение профилактических мероприятий, которым мы  уделяем и будем уделять приоритетное внимание. Начиная с 2020 года в постоянную практику отдела по делам архивов вошли ежеквартальные совещания в формате ВКС с исполнительными органами государственной власти, органами местного самоуправления, организациями, подведомственными министерству культуры и иными организациями по вопросам соблюдения законодательства об архивном деле, обобщения правоприменительной практики, использования в работе Руководства по соблюдению обязательных требований. На ежегодных совещаниях – семинарах и коллегиях руководителей и специалистов архивных учреждений Архангельской области рассматриваются вопросы организации архивного дела и делопроизводства государственного и муниципальных архивов,  учреждений, организаций Архангельской области, территориальных органов федеральных органов власти, судебных и надзорных органов. В работе совещания - семинара принимают участие архивные службы Ненецкого автономного округа, что позволяет сохранять единое архивное информационное пространство на территории сложносоставного субъекта Российской Федерации. Специалисты отдела по делам архивов выступают в качестве спикеров в обучающих семинарах для архивных
и делопроизводственных служб исполнительных органов государственной власти и местного самоуправления. В профилактическую деятельность активно вовлечен государственный архив Архангельской области, организующий семинары по архивному делу для учреждений и организаций региона. Организация обучающих и профилактических семинаров включена в Показатели эффективности деятельности директора государственного архива.

Из особенностей профилактической работы в 2022 году ввиду введенного моратория на проверки: наша прокуратура дала устные пояснения, что профилактические визиты, вместо плановых проверок-2022, можно проводить только без взаимодействия. Нас мероприятия без взаимодействия, для галочки не интересуют, поэтому мы не вносили изменений в программу профилактики на 2022 год, хотя минэкономразвития направлял разъяснения с рекомендациями заменить отмененные плановые проверки профилактическими визитами, а в случае с чрезвычайно высоким и высоким риском – сделать это в обязательном порядке. 

Следует отметить, что до 2022 года мы не осуществляли контрольно-надзорных полномочий за муниципальными архивами, что затрудняло формирование единой политики в сфере архивного дела на территории региона, лишало рычагов влияния на глав муниципальных образований. Включение муниципальных архивов в перечень подконтрольных объектов позволяет повысить эффективность реализации данной стратегической задачи. Актуальность этой задачи обусловлена значительным архивным собранием, насчитывающем более 1,1 млн. документов и сосредоточенном в 23 муниципальных архивах Архангельской области.  

Необходимо усилить контроль за муниципальными архивами и использовать результаты контроля, прежде всего, как инструмент помощи архивам по их оборудованию и обеспечению безопасности архивных документов в соответствии с Правилами работы.

Процесс информатизации контрольно-надзорной деятельности потребовал ведения таких информационных систем как: Типовое облачное решение, Единый реестр видов контроля, Единый реестр контрольно-надзорных мероприятий, monitoring.ar.gov.ru, ГАС «Управление» и других. Как все новое, данные программные комплексы требует значительных временных затрат на их изучение и внедрение, что усугубляется их недостаточной отработанностью и межведомственной несогласованностью.

Так, при формирование в ЕРКНМ Плана проверок на 2022 год некорректно перенеслись сведения о виде контроля из ЕРВК, вследствие этого не выбиралась категория риска и не сохранялся План. Исправить данную ошибку мы смогли только в ручном режиме с техподдержкой ЕРКНМ и с помощью группы «КНД регионы» в Телеграме.

В то же время, внедрение данных комплексов позволило активизировать техническое переоснащение архивной службы новой компьютерной и периферийной техникой. В 2021-2022 годах полностью обновлен компьютерный парк отдела, на 2023 год запланировано приобретение мобильных комплектов инспектора КНД.

Из опыта проверок, проведенных в 2021 году, отметим следующее: впервые в нашей практике осуществлена проверка Архангельского областного Собрания депутатов. Подготовка проверки осуществлялась сотрудниками Облсобрания во взаимодействии с курирующим специалистом из государственного архива. Сотрудники канцелярии организационного управления аппарата Архангельского областного Собрания депутатов провели подготовительную работу на основании проверочного листа, разработанного отделом по дела архивов. Организационные мероприятия позволили исправить недочеты в работе архива Облсобрания, исключить выдачу предписания. Подготовка и осуществление проверки стали примером для организации успешного взаимодействия отдела по делам архивов с органами законодательной и исполнительной власти региона.

Одним из проверяемых юридических лиц в 2021 году было министерство строительства и архитектуры Архангельской области. Не смотря на явное наличие нарушений в организации работы архива министерства, руководство министерства не организовало подготовительной работы, что вызвало при проведении проверочных мероприятий большое количество замечаний, в первую очередь касающихся условий хранения документов, помещения архива, задолженности по передаче документов предшественников в госархив и тд. На основании выданного предписания министерством проведен большой комплекс работ по устранению замечаний: архив министерства отремонтирован, закуплены новые стеллажи, осуществлена передача документов в архив министерства и госархив  и др. что стало зримым результатом проведенных контрольно-надзорных мероприятий.

В рамках сформулированных региональных нормативных актов отдел по делам архивов министерства культуры Архангельской области обеспечивает исполнение полномочий по контролю за соблюдением законодательства об архивном деле. Однако вызовы времени требуют усиления архивной службы региона для реализации задач защиты исторического документального наследия и обеспечения конституционных прав граждан.

Для эффективного исполнения полномочий по реализации единой политики в сфере архивного дела и всеобъемлющего контроля за соблюдением законодательства об архивном деле необходимо формирование следующих условий:

• самостоятельный исполнительный орган государственной власти региона в сфере архивного дела без наделения иными полномочиями;

• создание в указанном органе обособленного подразделения – отдела контрольно-надзорной деятельности.