null Усовершенствование информационного обеспечения граждан через ИС «Архивы Ленинградской области»
XXI век - это век информационных технологий, когда в работе каждый архив в той или иной степени используют для работы Информационные системы.
В соответствии со ст. 12 Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ информационная система – это совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств.
Согласно п.2 ст. 12 этого Федерального закона государственные органы, органы местного самоуправления в соответствии со своими полномочиями создают информационные системы и обеспечивают доступ к содержащейся в них информации на русском языке и государственном языке соответствующей республики в составе Российской Федерации.
Включение в новые Правила 2020 года статей, касающихся информационных систем, было своевременным.
Правила прописывают ключевые требования к ИС. Она должна соответствовать требованиям региона в сфере информационных технологий и информационной безопасности.
В архивной отрасли Ленинградской области используется ИС «Архивы Ленинградской области». Она зарегистрирована 01.07.2011 и актуализирована в апреле 2022 года.
Владелец Информационной системы - ГКУ ЛО «Оператор электронного правительства».
Оператор ИС - ГКУ ЛОГАВ (назначен 15.07.2022).
Функциональный заказчик – Архивное управление Ленинградской области.
ИС «Архивы Ленинградской области» работает на программной платформе КАИСА-Архив. Данные хранятся в Центре оперативных данных Ленинградской области.
Сегодня в ИС работают 212 пользователей из 27 архивов (1 государственный, 18 муниципальных, 8 ведомственных), 557 рабочих мест сотрудников отделений Пенсионного фонда Санкт-Петербурга и Ленинградской области.
Внесена информация, доступная пользователям:
- Описано 9790 фондов (государственного и муниципальных архивов);
- Представлено 1 264 710 единиц хранения и 251 014 документов;
- В читальном зале исследователям доступны 21 265 отсканированных дел и 4482 оцифрованных документов;
- Подготовлены и представлены 71 виртуальная тематическая выставка архивных документов.
Данная ИС является основным инструментом Архивного управления по координации работы архивной службы области.
Для эффективной работы архивным управлением была создана в 2016 году экспертная группа для координации работы по внедрению, развитию и сопровождению ИС «Архивы Ленинградской области».
ИС развивается в соответствии с функциональными требованиями Архивного управления ЛО, с учетом усовершенствования нормативно-правовых актов, а также в контексте развития цифровизации Ленинградской области. После вступления в силу новых правил 2020 года была проведена работа по усовершенствованию ИС для ее полного соответствия пунктам, прописывающим вопрос информационного обеспечения граждан.
Как видно практически все ресурсы, через которые могут поступать запросы в архив, интегрированы в ИС.
Так, в Ленинградской области на основании Соглашения об информационном взаимодействии с Отделением Пенсионного фонда Российской Федерации по Санкт-Петербургу и Ленинградской области осуществляется взаимодействие в рамках оказания государственных услуг с использованием средств криптографической защиты информации в соответствии с законодательством Российской Федерации. Регламенты взаимодействия были разработаны как раз в 2021 году.
В результате в ЛО сейчас налажено полностью автоматизированное взаимодействие региональной архивной системы с ПФР.
В территориальных органах УПФР Санкт-Петербурга и Ленинградской области установлен веб-доступ через защищенные каналы связи к разделу ИС «Архивы ЛО»: 557 рабочих мест сотрудников ПФР.
Обеспечена возможность для сотрудников УПФР напрямую размещать запросы в ИС «Архивы ЛО».
Запросы поступают в соответствующую информационную подсистему муниципального архива в структурированном виде с присоединёнными сопровождающими документами, заверенные электронными подписями сотрудников УПФР.
Архивист получает запрос в единой информационной системе «Архивы ЛО», готовит ответ, прикрепляет ответ к запросу и подписывает его электронной подписью.
Сотрудникам УПФР через личные кабинеты доступна информация о статусе находящегося в производстве запроса.
Результат исполнения запроса с присоединёнными документами, заверенный электронной подписью уполномоченного должностного лица, поступает из ИС «Архивы ЛО» в веб-интерфейс и доступен сотрудникам УПФР для скачивания и загрузки в информационную систему Пенсионного фонда России.
В целом в 2021 году Архивным управлением Ленинградской области совместно с Комитетом экономического развития и инвестиционной деятельности ленинградской области проведен реинжиниринг по переводу в цифровой вид государственной услуги «Выдача архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающих их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации и международными обязательствами Российской Федерации» (далее – госуслуга) в рамках государственного контракта на выполнение работ по развитию государственной информационной системы ЛО «Цифровая платформа «Госуслуги», а также информационной системы Ленинградской области «Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Ленинградской области», автоматизированной информационной системы «Межведомственное электронное взаимодействие в Ленинградской области», автоматизированной информационной системы обеспечения деятельности МФЦ Ленинградской области.
В ходе работ по оптимизации госуслуги были отработаны и учтены следующие основные решения:
- внесены изменения в административный регламент;
- откорректированы административные процедуры оказания госуслуги;
- обновлены формы заявлений.
Разработаны и приняты методические рекомендации по разработке административного регламента предоставления муниципальной услуги: «Выдача архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающих их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации и международными обязательствами Российской Федерации». Рекомендации прошли согласование с Комитетом экономического развития и инвестиционной деятельности Ленинградской области.
ИС позволила существенно расширить аудиторию пользователей, занимающихся поиском информации.
Для исследователей в ИС ведутся несколько указателей и Баз данных: Генеалогия, Лишенные избирательных прав, Ленинградская область в годы Великой Отечественной войны, а также проект «Будни, опаленные войной».
Архив также публикует все выставочные проекты на портале (создание выставок также является частью ИС).
В 2021 году был проведен комплекс работ по обеспечению информационной безопасности данных, особенно персональных данных заявителей, в Информационной системе.
Автоматизированные рабочие места, подключаемые к ИС «Архивы ЛО», были аттестованы в соответствии с требованиями по защите информации по 3 классу защищённости (К3), в соответствии с приказом ФСТЭК России от 11.02.2013 No 17 «Об утверждении Требований о защите информации, не составляющей государственную тайну, содержащейся в государственных информационных системах».
Средства защиты информации (СЗИ), применяемые в ИС «Архивы ЛО», имеют сертификаты соответствия требованиям по безопасности информации, подтверждающим возможность их применения в государственных информационных системах не ниже 3 класса защищенности (К3).
Разработан комплект документов по Информационной безопасности.
Приказы:
О назначении ответственного за обеспечение безопасности персональных данных в информационных системах;
О назначении ответственного за организацию обработки персональных данных;
Об утверждении организационно-распорядительных документов оператора персональных данных:
- Политика ГКУ ЛОГАВ в отношении обработки персональных данных;
- Положение ГКУ ЛОГАВ в отношении обработки персональных данных;
- Порядок доступа работников ГКУ ЛОГАВ в помещения, где ведется обработка персональных данных;
- Правила доступа работников ГКУ ЛОГАВ к персональных данным при их обработке без средств автоматизации;
- Правила доступа к персональным данным, обрабатываемым с использованием информационных систем персональных данных;
- Правила рассмотрения запросов субъектов персональных данных;
- Правила работы с обезличенными персональными данными;
- Правила осуществления внутреннего контроля соответствия обработки персональных данных требованиям к защите персональных данных в Информационных системах ГКУ ЛОГАВ;
Об утверждении перечня должностей с указанием работников, имеющих доступ к персональным данным, и ответственных за проведение мероприятий по обезличиванию персональных данных;
Об утверждении перечня помещений, в которых ведется обработка персональных данных и мест хранения материальных и (или) машинных носителей персональных данных;
Об утверждении Перечня информационных систем и Правил разграничения доступа в информационных системах;
Об утверждении списка работников с разграничением ролей для работы в ИС «Архивы ЛО»;
Об обеспечении работы со средствами криптографической защиты информации в ГКУ ЛОГАВ;
Об утверждении Перечня мер, препятствующих несанкционированному доступу к персональным данным;
Инструкция ответственного за обеспечение безопасности персональных данных информационных систем персональных данных в ГКУ ЛОГАВ;
Инструкция лица, ответственного за организацию обработки персональных данных в ГКУ ЛОГАВ;
Перечень пользователей СЗКИ, имеющих права доступа в спецпомещения, где хранятся СЗКИ или ключевые документы к ним, в рабочее и нерабочее время;
Памятка пользователю СКЗИ;
Журнал учета машинных носителей СКЗИ ГКУ ЛОГАВ;
План внутреннего контроля за выполнением требований к защите персональных данных при их обработке в информационной системе «Архивы Ленинградской области» на 2021 г.;
Основные тенденции предоставления услуг и информационного обеспечения в Ленинградской области:
- сокращение личного приема в архивах, причем органы местного самоуправления в отдельных случаях самостоятельно принимают решения об отказе от личного приема в муниципальных архивах;
- сокращение поступления запросов почтой России;
- большая часть запросов социально-правового характера поступает из управлений ПФР и отрабатывается в рамках соглашений через отраслевую систему ИС «Архивы ЛО»;
- довольно большой объем поступающих тематических запросов по электронной почте;
- ежегодный рост пользователей отраслевого сайта.