null Электронные каталоги и картотеки в Государственном архиве Мурманской области
Слайд 1
Система каталогов и картотек архива
Каталоги и картотеки являются одними из наиболее распространенных и востребованных вспомогательных архивных справочников. Они позволяют осуществлять многоаспектный поиск документной информации независимо от фондовой принадлежности документов.
На сегодняшний день в Государственном архиве Мурманской области сложилась система каталогов и картотек, обеспечивающая осуществление важного направления деятельности учреждения – исполнение тематических, биографических и генеалогических запросов.
Слайд 2
В 1960-е – 1990-е гг. в архиве создавались и активно пополнялись традиционные карточные каталоги и картотеки: систематический каталог, картотека по истории государственных учреждений, каталог НТД, картотека граждан, репрессированных в 1920-е – 30-е годы; картотека лиц, награжденных медалями «За оборону Советского Заполярья» и «За доблестный труд в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг.»; картотека партизан отрядов «Большевик Заполярья» и «Советский Мурман», фотокаталог.
Создание электронных каталогов началось в архиве во второй половине 90-х годов ХХ века в рамках реализации Концепции информатизации архивного дела России, принятой Росархивом в 1995 г., предусматривающей создание автоматизированного научно-справочного аппарата, баз данных, содержащих электронные копии документов в целях обеспечения прав граждан на информацию, предоставления им широкого доступа к информационным ресурсам, находящимся в государственных архивах.
Первой автоматизированной информационно-поисковой системой архива был «Электронный каталог по истории учреждений, организаций и предприятий Мурманской области». Создание его было вызвано увеличением количества тематических запросов о регулировании правовых вопросов возникновения, реорганизации предприятий и организаций в условиях их приватизации и акционирования.
Слайд 3
Электронный каталог не дублировал бумажную картотеку, а стал ее продолжением, при создании которого были использованы документы, не проходившие ранее тематической разработки.
Электронный каталог позволил:
- во-первых, создавать тематические карточки с информацией о содержании документов архива и поисковыми данными в виде описаний документов,
- во-вторых, систематизировать описания документов в соответствии с ЕКДИ,
- в-третьих, учитывать количество поступивших в базу данных описаний по закаталогизированным фондам,
- в-четвертых, производить быстрый поиск информации, который осуществляется по любому реквизиту, сочетанию реквизитов или по ключевым словам.
Главная особенность АИПС заключается в том, что она не просто направляет пользователя к документу, как другие элементы системы научно-справочного аппарата архива, но и со ссылкой на конкретный документ отвечает на поставленный вопрос: когда и каким нормативным актом создано или ликвидировано учреждение, каковы были его функции и структура, какие переименования и реорганизации происходили с учреждением за время его существования.
В электронном каталоге по истории учреждений по любому наименованию организации можно получить подборку и распечатку перечня карточек со сведениями по данной организации. Например, осуществив поиск организации «Мурманскгражданпроект», мы увидим все карточки с упоминанием проектного института. В каждой карточке указан вид документа (постановление, решение, приказ), его автор (Мурманский облисполком, администрация города Мурманска), содержание
Слайд 4
– регистрация института как учреждения с разными формами собственности, регистрация устава и дополнений к нему. Все это может служить основой исторической справки или ответа на тематический запрос.
В связи с увеличением пользователей, интересующихся своей родословной, и количества запросов генеалогического характера были разработаны «Электронная генеалогическая картотека» и база данных «Посемейные списки членов Евангелическо-Лютеранского прихода (финских колонистов) по населенным пунктам и хозяйствам».
Электронная генеалогическая картотека
Слайд 5
создается на основе метрических книг приходов и церквей Александровского уезда Архангельской епархии. На каждое родившееся, вступившее в брак или умершее лицо, упомянутое в записях книг, составляется карточка с указанием фамилии, имени и отчества, возраста, социального положения, даты события, поисковых данных. Все метрические книги отсканированы, в связи с чем при исполнении генеалогических запросов исключается необходимость обращения непосредственно к документам.
База данных «Посемейные списки членов Евангелическо-Лютеранского прихода»
Слайд 6
составлена на основании общего списка членов Евангелически-Лютеранского прихода. В отличие от генеалогической картотеки в этой базе данных карточка заводится на главу семьи и содержит информацию обо всех остальных проживающих с ним домочадцах.
Для более быстрого и качественного исполнения социально-правовых запросов в целях создания полноценного научно-справочного аппарата к документам по личному составу созданы базы данных «Электронная картотека награжденных лиц», «Внутренние описи дел» и «Картотека о местонахождении документов по личному составу».
В «Электронной картотеке награжденных лиц»
Слайд 7
содержатся именные карточки на работников, удостоенных правительственных и ведомственных наград – звания «Ветеран труда», медали «За доблестный труд в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг.», знака «Ударник пятилетки» и др.
БД «Внутренние описи дел»
Слайд 8
создается на основании лицевых счетов по начислению заработной платы рабочих и служащих различных предприятий Мурманской области советского и постсоветского периодов.
«Электронная картотека о местонахождении документов по личному составу»
Слайд 9
создается на основании сведений, выявленных сотрудниками архива в ходе исполнения непрофильных запросов.
В картотеку включены сведения о наименовании юридического лица, осуществляющего хранение документов на текущий момент, и его адрес с почтовым индексом. На сегодняшний день в картотеку внесены сведения о местонахождении документов по личному составу 903 организаций, документы которых хранятся как на территории Мурманской области, так и за ее пределами – в городах Москве, Санкт-Петербурге, Петрозаводске, Архангельске, Норильске и др. Обращение к картотеке помогает гражданину установить место хранения документов интересующей его организации, предприятия, минуя этап письменного обращения в госархив, а работникам архива - повысить оперативность исполнения непрофильных запросов.
Для автоматизированного учета печатных изданий и методических пособий, поступающих в архив, разработан «Электронный каталог научно-справочной библиотеки и справочно-информационного фонда».
Создание АИС ДАФ МО и интеграция электронных картотек и каталогов, существующих самостоятельно, в состав АИС
С 2011 г. в госархиве внедряется Автоматизированная информационная система по документам Архивного фонда Мурманской области,
Слайд 10
находящимся на хранении в государственных архивах Мурманской области, целью которой является повышение эффективности предоставления государственной услуги по информационному обеспечению организаций и граждан на основе архивных документов.
АИС позволяет обеспечить юридическим и физическим лицам удаленный доступ к информации о составе и содержании документов, находящихся на хранении в ГОКУ ГАМО, заказать дела для работы в читальном зале архива, ознакомиться с электронными образами документов, направить запросы для подтверждения своих законных прав и интересов, а также получить информацию о ходе исполнения запросов.
АИС объединила имеющиеся в архиве электронные информационные ресурсы: описи, каталоги и картотеки. Во вкладке «Путеводитель по фондам», где архивные документы организованы в виде иерархической структуры, опускаясь по этой структуре от списка фондов к описям дел, и далее к электронным копиям (при наличии) документов, находящихся в деле, можно познакомиться с составом и содержанием документов фондов. Во вкладке «Тематические базы данных» в АИС объединены электронные каталоги и картотеки.
Слайд 11
Благодаря интеграции электронных ресурсов в АИС информацию о каком-либо событии, лице, с помощью автоматизированного сквозного поиска можно найти за кратчайший срок и сразу по всем справочникам. Например,
Слайд 12
проведя поиск по поисковому запросу «Журин Лев», АИС ДАФ МО делает подборку сведений на трех уровнях:
- фонд – и мы видим, что в архиве имеется фонд личного происхождения «Журин Лев Васильевич – краевед, поисковик, участник Великой Отечественной войны, Почетный гражданин города-героя Мурманска»,
- делá – и появляется список ед.хр., в заголовках которых упоминается Л.В. Журин – персональные дела в фонде Мурманского городского комитета КПСС, его личные дела с предприятий, где он работал, фотографии с его изображением с возможностью просмотра образов фотодокументов и т.д.,
- тематические карточки – и появляются все именные карточки, созданные на Л.В. Журина в БД «Внутренние описи дел» на основании документов по личному составу.
Все электронные каталоги и картотеки ведутся непосредственно в АИС ДАФ МО, что позволяет поддерживать справочники в актуальном состоянии и экономить время на конвертации информационных массивов.
Пользователи архивной информации могут получить доступ к информационным ресурсам двумя способам: непосредственно в читальном зале архива, где оборудовано два автоматизированных рабочих места или путем удаленного доступа с помощью АИС ДАФ МО. Достаточно зарегистрироваться в системе, чтобы в дальнейшем бесплатно с домашнего стационарного компьютера, ноутбука, планшета с подключенным Интернетом, осуществлять поиск информации в каталогах, просматривать документы.
Учет использования каталогов
Данные об использовании электронных каталогов и картотек пользователями аккумулируются в служебных статистических отчетах, формируемых АИС ДАФ МО во вкладке «Отчетность».
Отчет об использовании информационных ресурсов состоит из двух частей.
Слайд 13
В первой части фиксируются данные о просмотре электронных образов описей, дел, и обращениях к тематическим базам данных пользователями архива, во второй части – сотрудниками архива.
Статистика обращений к тематическим базам данных за май 2021 г. показала, что пользователи архива (не сотрудники) обращались к БД «Внутренние описи дел» - 19 раз, «Электронной картотеке награжденных лиц» - 8 раз, «Электронному каталогу по истории учреждений, организаций и предприятий Мурманской области» - 3 раза. Безусловным лидером по востребованности является «Электронная генеалогическая картотека», количество обращений к которой - 597 раз.
Особенности развития электронного систематического каталога
В состав АИС ДАФ МО пока не входит систематический каталог, который с 2019 г. ведется в электронном виде в качестве локальной базы данных.
Слайд 14
Следует отметить, что в традиционном виде каталог содержит большое количество карточек, но эффективность их использования была низкая. Одной из причин отсутствия обращения к каталогу является ограничение самостоятельного доступа исследователей к каталожным карточкам. При необходимости карточки систематического каталога по нужной теме исследователю выдавал работник читального зала. Неэффективен был учет обращений пользователей к каталогу. Кроме того, в традиционном каталоге документная информация классифицирована по отраслям в соответствии со схемами единой классификации документной информации 1978 и 1983 годов.
Разработанная архивом база данных «Электронный систематический каталог» является продолжением традиционного каталога и развитием на более высоком качественном уровне. Автоматизированный комплекс позволяет создавать тематические карточки с информацией о содержании документов, систематизировать их в соответствии с ЕКДИ, осуществлять быстрый поиск информации. Большим преимуществом электронных карточек перед традиционными является более многоаспектная характеристика в них архивной документной информации благодаря возможности применения нескольких индексов и определителей ЕКДИ, а также обязательное указание вида документа в графе «Примечание», что расширяет возможности поиска.
Учитывая, что сейчас в архиве активно продолжается создание электронного фонда пользования документов, в результате которого к каждой единице хранения в АИС ДАФ МО прикрепляются электронные образы листов единиц хранения с документами, ее составляющими, может сложиться мнение, что создание ЭФП способно подменить собой подокументную каталогизацию, однако это не так. Электронные образы документов создаются в формате JPEG, без распознавания текста документа, поэтому в поиске - по содержанию документа, по ключевым словам, участвовать не могут. И пополнение «Электронного систематического каталога» еще долго не потеряет своей актуальности.
В ближайшее время в архиве планируется подключение «Электронного систематического каталога» к АИС ДАФ МО, что позволит расширить к нему доступ пользователей и учитывать количество обращений. Анализ тематики обращений (поиска по предметам, содержанию) позволит в дальнейшем корректировать план каталогизации, включая в него наиболее востребованные к использованию фонды.
Также перед архивом сейчас стоит важная задача перевода традиционного систематического каталога в электронный вид. Для этого требуется провести ряд мероприятий (таких как: редактирование старых каталожных индексов в соответствии с ЕКДИ, выверка поисковых данных части закаталогизированных документов), реализация которых в итоге позволит включить массив информации бумажного справочника в электронный.
Слайд 15
Таким образом, на сегодняшний день можно с уверенностью сказать, что благодаря внедрению АИС ДАФ МО электронные каталоги и картотеки ГАМО продолжают свое развитие - уже в рамках интегрированной информационной системы государственного архива.