Современное состояние и перспективы развития системы научно-справочного аппарата в ГУ РК «Национальный архив РК» - Архивы Санкт-Петербурга

Презентация

Слайд № 1.  Наличие в архиве качественного научно-справочного аппарата является важнейшим и необходимым условием для обеспечения оперативного поиска и полноценного использования  имеющейся в архиве документной информации.

Слайд № 2. Общеизвестно, что основной и базовый справочник системы НСА архива это опись, качество которой является определяющим фактором для создания полноценной системы научно-справочного аппарата. Именно поэтому в ГУ РК «Национальный архив РК» значительное внимание уделяется работе по повышению информативности описей путем их усовершенствования и переработки.

В целях установления очередности работ по усовершенствованию и  переработке описей, выбора состава и наполнения справочного аппарата к ним с 2010 по 2017 годы был проведен анализ состояния 2402 описей и НСА к ним 2080 фондов советского периода.

         Анализ показал, что 1071 опись (44,5 %) нуждается в усовершенствовании, 320 описей (13 %) – в переработке. К 170 фондам (кроме тех, описи которых нуждаются в усовершенствовании и переработке) требуется составление исторических справок или дополнений к ним. К описям 40 фондов из 170, поступивших из Печорского архивохранилища[1], НСА отсутствовал полностью.

Слайд № 3.  На основании проведенного анализа и с учетом степени востребованности описей определенных фондов у исследователей в 2015-2020 была проведена переработка 8 описей  (2784 ед. хр.), усовершенствование 21 описи (4708 ед. хр.) фондов местных органов власти различного уровня (окружного,  районных, городских, сельских Советов депутатов трудящихся). В настоящее время проводится усовершенствование и переработка описей дел фондов волостных исполнительных комитетов.

Частью работ по переработке и усовершенствованию описей является создание указателей как в качестве элемента НСА к описи, так и в качестве межфондового справочного аппарата.

Слайды № 4, 5.  В качестве примера можно назвать указатели населенных пунктов, входивших в церковные приходы, составленные к описям фондов Усть-Сысольского и  Яренского духовных правлений,  а так же межфондовый географический указатель к описям дел фондов отдельных церквей Усть-Сысольского, Яренского и Печорского уездов. После завершения работы по усовершенствованию и переработке описей 52 фондов волостных правлений, длившейся на протяжении нескольких лет,   к фондам волостных правлений Усть-Сысольского, Яренского уездов Вологодской губернии, Мезенского, Печорского уездов Архангельской губернии был составлен межфондовый научно-справочный аппарат, включающий в себя предметный и географический межфондовые указатели и сводный список устаревших терминов и понятий.

Описание документов – еще одно важнейшее направление работы архива.

Слайд № 6.  С 2005 года по 2015 год отделом ИПС была проведена экспертиза ценности 6098 условных ед. хр. и описание 4089 ед. хр. документов бывших партийных органов КПСС. Данные документы, находившиеся в состоянии россыпи, поступили в Национальный архив Республики Коми после  присоединения к нему в 2004 году Коми республиканского государственного архива общественно-политических движений и формирований.

В настоящее время в ГУ РК «Национальный архив РК»  проводится ежегодное описание документов личного происхождения по мере их поступления. Других комплексов неописанных документов в архиве не имеется.

Все описи дел, созданные в электронном виде, так же как и другие архивные справочники, хранятся на сервере архива и доступны сотрудникам архивохранилища № 1 по сети.

Вторым обязательным элементом системы научно-справочного аппарата любого государственного архива являются путеводители.

Слайд № 7.  В ГУ РК «Национальный архив РК» их два:  Путеводитель по фондам архива Центрального государственного архива РК, изданный в  1992 году и Путеводитель по фондам Коми республиканского государственного архива общественно-политических движений и формирований, изданный в  2000 году.

Несмотря на то, что по Правилам организации хранения, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях (2020) наличие в архиве путеводителя не является обязательным требованием, переиздание путеводителей присутствует в перспективных  планах ГУ РК «Национальный архив РК».

Слайд № 8.  Но основные усилия отдела ИПС в последние годы были направлены на создание более востребованных у сотрудников архива и исследователей кратких справочников по фондам. В 2014 году был создан Краткий справочник по фондам досоветского периода. В 2020 году завершилась работа по созданию Краткого справочника по фондам советского и постсоветского периодов архивохранилища № 1, который в настоящее время находится в стадии утверждения.. В ближайшей перспективе создание Краткого справочника по фондам личного происхождения, архивным коллекциям и фотодокументам.

  Еще одним обязательным элементом системы научно-справочного аппарата государственного архива являются каталоги, предназначенные, как и все другие архивные справочники, для максимально быстрого и эффективного поиска информации по фондам архива.

Слайд № 9. Система каталогов ГУ РК «Национальный архив РК» состоит из двух систематических каталогов (архивохранилища № 1, № 2), трех тематических каталогов (по истории госучреждений, отводу земель  и первичных партийных организаций), двух именных каталогов (архивохранилища № 1, № 2), двух каталогов фотодокументов (архивохранилища № 1и № 2), каталога научно-технической документации.

Слайды № 10.  В настоящее время систематический каталог архивохранилища № 1 ГУ РК «Национальный архив РК» включает в себя 29736 карточек. В нем содержатся сведения из 224 фондов, наиболее информативными из которых являются фонды Облисполкома, Совета Министров Коми АССР, Президиума Верховного Совета Коми АССР, Сыктывкарского горисполкома. В систематический каталог архивохранилища № 2 внесены сведения из фондов Коми обкомов КПСС и ВЛКСМ, райкомов, горкомов КПСС.

Слайды № 11. Каталоги фотодокументов архивохранилищ № 1 и № 2  содержат сведения о фотодокументах, хранящихся в фондах архива.

 Слайды № 12. С 2012 г. каталогизация всех фотодокументов, поступающих на хранение в ГУ РК «Национальный архив РК», ведется только в электронном виде с помощью четвертой версии ПК «Архивный фонд». В базу данных вносится не только текстовая информация из описи, но и электронный образ фотодокумента, что дает возможность ознакомиться с содержанием дела, не доставая его из хранилища. База данных позволяет осуществлять поиск необходимой информации по любому из реквизитов описательной статьи каталога как внутри одного фонда, так и по всем закаталогизированным фондам.

         Слайды № 13  Одним из трех тематических каталогов, имеющихся в нашем архиве, является каталог по отводу земель под строительство.

Слайды № 14,15 С 2007 года он ведётся в электронном виде и представляет собой две базы данных: «Отвод земель под строительство индивидуальным застройщикам» и « Отвод земель под строительство организациям». Эти базы данных позволяют осуществлять быстрый поиск необходимой информации по любому из заданных параметров, таких как фамилия, имя, отчество застройщика или название организации, название объекта строительства, местонахождение земельного участка, дата выделения земли. Базы данных по отводу земель предназначены исключительно для служебного пользования, т.к. при их создании не были предусмотрены режимы администратора и пользователя. Поэтому в целях исключения несанкционированного изменения внесенной информации, доступ к этим базам  данных осуществляется только через сотрудника, занимающегося их ведением. Кроме того, база данных «Отвод земель под строительство индивидуальным застройщикам» содержит конфиденциальную информацию.

Сегодня базы данных по отводу земель пополняются не только за счет ввода информации из архивных дел, но и за счет перевода в электронный вид карточек традиционного каталога по теме «Отвод земель», составленных  до появления баз данных.

Все перечисленные каталоги, расположенные в архивохранилище № 1, находятся в специально отведенном для них помещении на первом этаже. Каталоги доступны для сотрудников архива и исследователей. Ответственность за сохранность каталогов и порядок в них несет ведущий архивист отдела информационно-поисковых систем. В его же обязанности входит ведение учета обращений к каталогам, оказание необходимой консультативной и практической помощи в работе с каталогами.

В архивохранилище № 2 систематический каталог, каталог фотодокументов и каталог первичных партийных организаций находятся в читальном зале. Журнал учета обращений к каталогам ведет ведущий архивист отдела публикации и использования документов, который также отвечает за сохранность каталогов и аккуратное обращение с ними.

Слайды № 16. Именной каталог архивохранилища № 2 находится вне доступа исследователей в отдельном помещении и  предназначен только для служебного пользования, т.к. содержит конфиденциальную и служебную информацию.

Работа по созданию каталогов кропотливая и требует значительного времени. Но эти затраты оправдывают себя, если каталоги востребованы.

В настоящее время наиболее востребованными у сотрудников архива являются в архивохранилище № 1 – каталог по отводу земель, в архивохранилище № 2 – именной каталог.

 Следует отметить крайне низкий уровень обращаемости к каталогам исследователей всех возрастов. В эпоху Интернета работа с карточным каталогом кажется долгой и утомительной. Поэтому перевод каталогов в электронный вид – первоочередная задача в работе с ними. Основным препятствием на пути к началу этой работы является отсутствие средств на приобретения необходимого программного обеспечения. Надеемся, что к 100-летию архивной отрасли республики, которое состоится в 2022 году, Правительство Республики Коми найдет возможность выделить необходимое финансирование для создания единой информационно-поисковой системы архива, неотъемлемой частью которой будут электронные каталоги.

Создание электронных каталогов - одно из самых перспективных направлений работы архива, потому что каталог – это единственный справочник, который может обеспечить внутриархивный сквозной поиск информации по всем фондам в предметно-аспектном разрезе и в наибольшей степени среди других типов архивных справочников приспособлен для отражения всего многообразия информации архивных фондов с необходимой степенью детализации.

 Таким образом, можно с уверенностью констатировать, что в настоящее время состав системы  НСА в ГУ РК «Национальный архив РК», включающей  в себя как традиционные архивные справочники на бумажной основе, так и автоматизированные поисковые системы,  в полной мере отвечает существующим нормативно-методическим требованиям и имеет ясные перспективы дальнейшего развития по всем направлениям.