null Экспертно-проверочная комиссия как инструмент качественного формирования Архивного фонда Калининградской области
Одной из особенностей нашего общества является значительный рост создаваемой им информации. По некоторым оценкам в последнее время объем ее удваивается каждые два года. И в этих условиях серьезно осложняется решение задачи государственных и муниципальных архивов, призванных собрать и сохранить документальный информационный ресурс, отражающей максимально ёмко все значимые сферы современной жизни.
В соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» включение документов в состав Архивного фонда производится на основании их экспертизы.
Экспертиза ценности документов - одна из важнейших функций архивного дела, так как итогом экспертизы является полноценное комплектование архивных учреждений, и, в конечном счете, определяется состав Архивного фонда РФ в целом. Безусловно, что в реализации этого направления архивной деятельности значительная роль отводится экспертно-проверочной комиссии органа управления архивным делом региона.
В Калининградской области экспертно-проверочная комиссия создана приказом Министерства по культуре и туризму Калининградской области от 18 декабря 2018 № 400 – ОД как постоянно действующий совещательный орган. В состав комиссии входит 11 наиболее опытных специалистов государственного и муниципальных архивов. Возглавляет комиссию первый заместитель министра. При комиссии сформирована группа экспертов из 4 человек. Порядок работы комиссии определен Положением. Заседания комиссии проходят ежемесячно, её решения утверждаются министром культуры и туризма области, после чего являются обязательными для исполнения соответствующими архивными и другими организациями.
Основными функциями комиссии являются:
- определение видов и состава источников комплектования архивов и состава документов, относящихся к Архивному фонду, подлежащих хранению в этих архивах;
- рассмотрение и принятие решений по вопросам оптимизации состава документов Архивного фонда;
- предложения по научно-методическим и практическим вопросам, связанным с экспертизой ценности документов в организациях - источниках комплектования государственных и муниципальных архивов и включением их в состав Архивного фонда Калининградской области.
Следует отметить - ежегодно количество документов, поступающих на рассмотрение ЭПК, возрастает. Документы на ЭПК поступают из ОГКУ «Государственный архив Калининградской области», 21 муниципального архива, а также источников комплектования архивных учреждений области. В 2020 году количество дел, отнесенных к составу Архивного фонда Калининградской области, увеличилось по отношению к 2018 году на 28%. Это свидетельствует об усилении контроля и методической помощи со стороны архивных учреждений за своевременным упорядочением документов (составляет 90,5%), качеством комплектования и повышения эффективности в работе с ведомственными архивами, что позволяет исключать утрату документов постоянного хранения, обеспечить полноту фонда, а значит полноценное формирование и пополнение Архивного фонда Российской Федерации. Прирост наблюдается также и за счет появления новых документов. Так, больше стало таких документов с постоянным сроком хранения, например, как протоколы и документы к ним межведомственных комиссий по координации определенных видов деятельности, ранее не отражавшиеся в номенклатурах дел всех органов исполнительной власти.
Центральным направлением работы экспертно-проверочной комиссии Министерства по культуре и туризму Калининградской области является формирование Архивного фонда РФ, включающей комплекс работ по определению источников комплектования государственного и муниципальных архивов, а также определению состава архивных документов, подлежащих приему в архивы.
ЭПК при Министерстве культуры и туризма регулярно рассматривает вопросы о внесении изменений в список организаций - источников комплектования государственного и муниципальных архивов. Происходящие изменения в обществе, включая реформирование системы местного самоуправления (в нашей области завершается объединение сельских поселений в городские округа), влекут за собой ликвидацию старых и создание новых органов государственной власти и местного самоуправления, их структурные изменения, реорганизацию или утрату юридической самостоятельности. На сегодняшний день сводный список источников комплектования государственного и муниципальных архивов Калининградской области включает 413 организаций. Вместе с тем, наблюдается тенденция к его сокращению. Подавляющее большинство организаций выбыло из списка вследствие реформы местного самоуправления (список источников комплектования в муниципальных архивах сократился на 20% по сравнению с 2016 годом), а также ввиду того, что в результате смены собственности, путем акционирования, большинство основных функций организаций отпали, штатная численность уменьшилась, и в процессе деятельности перестали образовываться документы, имеющие историческую и практическую ценность. Часть организаций исключается по причине невыполнения договора, как правило, это негосударственные коммерческие организации. О частых структурных изменениях, последнее время происходящих в организациях, может свидетельствовать и увеличение количества номенклатур дел, представляемых на согласование экспертно-проверочной комиссии при министерстве по культуре и культуре и туризму Калининградской области.
Предложения об исключении из списка источников комплектования ликвидированных организаций выносится на ЭПК только после решения всех вопросов связанных с передачей их документов на постоянное хранение в государственный или муниципальные архивы.
Тем не менее, диапазон организаций-источников комплектования государственного и муниципальных архивов достаточно широк и позволяет развернуто представить экономическую, социальную и культурную картину Калининградской области. Надо сказать, что спектр учреждений и принимаемых от них на хранение видов документов расширяется. Это происходит в связи с развитием региона, появления особых достижений в спортивной жизни области, развитием агропромышленного комплекса, а также, в связи с туристической и культурной привлекательностью Калининградской области. Учитывая значения янтарной отрасли в жизни нашего региона, в состав источников комплектования государственного архива кроме Янтарного комбината был включен единственный в стране такого рода – Музей янтаря. Решение о включении музея в состав источников комплектования государственного архива принималось на заседании экспертно-проверочной комиссии на основании обращения руководства музея, после чего между архивом и музеем был заключен договор. Это позволило пополнять Архивный фонд интересными документами по истории как добычи и обработки янтаря, так и материалами по научной разработке янтарной тематики.
Увеличивается объем представляемой на ЭПК аудиовизуальной документации. Взаимодействие с Министерством цифровых технологий позволяет нам отбирать на хранение современные визуальные и электронные документы по обеспечению безопасности городов Калининградской области, а также отражающие цифровое развития области.
Процентное соотношение полного приема с выборочным у нас составляет 91% к 9%. Основная часть организаций отнесена к полной форме приема. Это, прежде всего правительственные структуры, Областная Дума, органы местного самоуправления, так как именно они осуществляют функции руководства, организации, контроля в установленной сфере деятельности.
Однако надо отметить, что, к сожалению, состав документов в последние годы становится все менее интересным и полным. Редко можно встретить глубокий аналитический отчет о деятельности организации, в основном – это бухгалтерские отчеты, некоторые формы статистических отчетов и краткие годовые сведения о деятельности организации.
Последние годы наблюдается, как уже было сказано, увеличение количества номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, положений о ведомственном архиве и ЭК организации, направляемых организациями на ЭПК для согласования. Вместе с тем, в соответствии с приказом Федерального архивного агентства от 13.06.2018 №63 «Об утверждении Примерного положения об экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти субъекта РФ в области архивного дела» согласование экспертно-проверочной комиссией инструкций по делопроизводству, положений о ведомственном архиве и об экспертных комиссиях источников комплектования не предусмотрено. В то же время, в соответствии с приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 43 «Об утверждении примерного положения об экспертной комиссии организации» и приказом от 11.04.2018 № 42 «Об утверждении примерного положения об архиве организации», предусмотрено согласование положения об ЭК и об архиве организации с ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела. Новыми Правилами работы государственных и муниципальных архивов, вышедшими в 2020 году, также предусматривается, хотя и несколько расплывчато, согласование вышеперечисленных документов (п.38.1). Отсюда возникает противоречие в списке документов, которые подлежат согласованию с ЭПК.
Учитывая данное обстоятельство, вышеуказанные документы у нас рассматриваются на заседании экспертно-методической комиссии государственного архива и согласовываются ею. Однако мы считаем, что включение инструкций по делопроизводству в список согласуемых экспертно-проверочными комиссиями органа управления архивным делом материалов способствовало бы повышению качества их подготовки, а в конечном итоге положительно влияло бы на уровень подготовки и сохранности документов, в последующем подлежащих включению и в состав Архивного фонда.
На сегодняшний день по вопросам экспертизы научно-практической ценности документов имеется довольно много методических разработок. Однако, имеющаяся в распоряжении специалистов, проводящих экспертизу научной и практической ценности документов, нормативно-методическая база не всегда позволяет получить ответы на возникающие в процессе работы вопросы. Прежде всего, это связано с возросшим видовым составом документов и необходимостью определения сроков хранения документов. Надо сказать, что с утверждением нового Перечня типовых управленческих архивных документов с указанием сроков их хранения возросло количество обращений в комиссию, как от источников комплектования архивных учреждений, так и от других организаций, по вопросам, связанным с установлением сроков хранения документов, так как новый Перечень далеко неполно отражает современный состав документов.
В действующем Перечне типовых управленческих архивных документов, утвержденном приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 г. № 236, в 1,5 раза по сравнению с предыдущим Перечнем сократилось количество статей, а соответственно и видов документов, что негативно сказывается на качестве проведения их экспертизы ценности, т.к. ко многим из них трудно подобрать соответствующую статью и определить их срок хранения. В решении этих вопросов на помощь приходят члены экспертно-проверочной комиссии. На заседание комиссии приглашаются сотрудники делопроизводственных служб организаций вместе с документами, которые вызвали затруднение с определением сроков хранения. Члены комиссии знакомятся с документами и путем обсуждения определяют срок их хранения.
На сегодня ряд отраслевых Перечней безнадежно устарели. Например, Перечни здравоохранения, рыбного хозяйства, образования.
Активное внедрение в нашу жизнь электронных документов требует и более полной методической базы по работе с ними. Хотелось бы иметь отдельные правила, нормативные акты, определяющие работу с электронными документами в органах государственной власти и организациях–источниках комплектования. Качество электронного документа зависит от программного обеспечения, от квалификации сотрудников и от прочих причин. Возникает необходимость объединить работу c электронными документами в единый свод правил. Нормативно определить, что считать подлинником электронного документа и как заверить копию в отсутствие подлинника. А также нормативно, а не рекомендательно прописать возможность и не возможность замены бумажного носителя на электронный.
Эффективность работы экспертно-проверочной комиссии во многом зависит от уровня подготовки ее заседания. Все материалы, представляемые на заседание ЭПК Государственным архивом Калининградской области, предварительно рассматриваются на экспертно-методической комиссии государственного архива. Заседание комиссии архива, как правило, проводится за 2-3 дня до заседания ЭПК, это позволяет учесть высказанные на комиссии архива замечания и представить на ЭПК хорошо подготовленные документы. Предварительная оценка качества материалов, подготовленных муниципальными архивистами, осуществляется одним из экспертов комиссии.
Нередко в работе ЭПК принимают участие представители организаций-источников комплектования государственного или муниципальных архивов. Последнее время ЭПК тесно контактирует с контрольно-административным управлением Правительства Калининградской области. Его сотрудники принимают участие в заседаниях комиссии. Опыт такого взаимодействия дает хорошие результаты. Контрольно-административное управление в соответствии с возложенными на него полномочиями с большой заинтересованностью изучает вопросы состояния работы с документами в структурах аппарата калининградского Правительства. Сотрудники управления осуществляют контроль за наличием документов постоянных комиссий, созданных распорядительными документами Правительства области. Уведомляют членов ЭПК о создании и ликвидации таких комиссий при министерствах, агентствах и службах, а также сообщают за каким ведомством закреплено хранение таких дел. Проверяют включение этих документов в состав номенклатур за соответствующие годовые разделы. По итогам проверок анализируют результат и информируют архивистов о состоянии делопроизводства в конкретном ведомстве. В результате чего архив имеет возможность оказывать адресную методическую и практическую помощь. Такая работа способствует повышению качества документов и обеспечению полноты состава дел в органах власти.
Взаимодействие с организациями позволяет членам комиссии лучше вникнуть в суть возникающих у них проблем для принятия более взвешенного решения.
Принимаемые на заседании комиссии решения находятся на контроле. Контроль осуществляется членами комиссии как в процессе их повседневной работы с организациями, так и при повторном рассмотрении материалов на заседании ЭПК. Кроме того, члены комиссии входят в состав группы экспертов Министерства регионального контроля (надзора), органа, на который возложены контролирующие функции, в том числе, в области архивного дела, что положительно отражается на формировании Архивного фонда области.
В текущем году Министерством совместно с членами экспертно-проверочной комиссии проведены профилактические обследования всех структурных подразделений Правительства по вопросам состояния сохранности архивных документов и качества их научно-технической обработки. Анализировалось в том числе и качество подготовки описей на ЭПК. Итогом обследования стала сводная информация для доклада Губернатору.
В заключении своего выступления необходимо подчеркнуть, роль экспертно-проверочной комиссии в качественном формировании Архивного фонда значительна.