null Состояние и перспективы внедрения информационных технологий в практику работы архивов Ленинградской области
Информатизация (цифровизация) архивной отрасли Ленинградской области осуществляется на базе единой региональной информационной системы «Архивы Ленинградской области» (далее – ИС «Архивы ЛО»), которая разработана на базе комплексной автоматизированной информационной системы КАИСА.
ИС «Архивы ЛО» зарегистрирована в едином реестре информационных ресурсов и информационных систем Ленинградской области: регистрационный номер 1-34-1-01-02.
Система установлена в Архивном управлении Ленинградской области, в государственном и 18 муниципальных архивах Ленинградской области.
Открытая информация, содержащаяся в ИС «Архивы ЛО», доступна через сеть Интернет по адресу https://archiveslo.ru/
Собственником системы и информации выступает Ленинградская область. Полномочия собственника от имени Ленинградской области осуществляет Архивное управление, которое является владельцем системы.
Операторами системы являются государственный и муниципальные архивы.
Система создана на платформе СУБД Oracle.
В 2017 году переведена на отечественную платформу PostgreSQL.
В государственном и муниципальных архивах имеется необходимое современное компьютерное оборудование для ведения региональной и иных систем, которое при необходимости обновляется.
Массив данных ИС «Архивы ЛО» государственного архива хранится в центре обработки данных (ЦОД) Правительства Ленинградской области и на сервере государственного архива.
Данные муниципальных архивов хранятся на серверах администраций, либо на отдельных рабочих местах.
Финансирование информатизации архивной отрасли региона осуществляется в рамках государственной программы "Цифровое развитие Ленинградской области".
Отдельная отраслевая программа информатизации архивов региона не разрабатывалась, так как в Ленинградской области внедрение информационных технологий в различные отрасли экономики практически всегда осуществлялось в рамках единой региональной программы.
Заказчиком на проведение работ по информатизации от имени Ленинградской области уже довольно продолжительное время выступает государственное казенное учреждение Ленинградской области «Оператор «электронного правительства» (ГКУ ЛО «ОЭП»).
Архивное управление Ленинградской области выступает как функциональный заказчик, т.е. участвует в подготовке технического задания, согласовывает его, взаимодействует с Исполнителем в части выполнения работ и подписывает акты выполненных работ в составе приемочной комиссии ГКУ ЛО «ОЭП».
Автоматизация отрасли проводится по следующим направлениям:
1. Автоматизация рабочих процессов и функций государственного и муниципальных архивов.
2. С 2016 года ведется создание в «ИС Архивы ЛО» подсистем ведомственных архивов ОИВ ЛО.
3. С целью организации межведомственного взаимодействия при исполнении запросов (предоставления услуг) ИС «Архивы ЛО» интегрирована с порталом государственных и муниципальных услуг и МФЦ (для государственного архива).
Также подготовлен переход при взаимодействии государственного архива и муниципальных архивов с районными управлениями Пенсионного фонда РФ в Ленинградской области с деловой почты VipNet на прямой обмен данными через ИС «Архивы ЛО».
4. В 2018 году проведена опытная интеграция ИС «Архивы ЛО» с системой электронного документооборота Ленинградской области (СЭД ЛО) с целью обеспечения приема электронных документов из СЭД ЛО.
Если говорить подробнее: по первому направлению:
В ИС «Архивы ЛО» автоматизированы следующие функции архивов и Архивного управления:
1) В части административно-организационной деятельности:
- составление отраслевой статистической отчетности (статформа № 1, 1-к, формы годовых отчетов государственного и муниципальных архивов, форма паспорта архива) на уровне архива и сводной на уровне Архивного управления.
в сфере комплектования
- ведение списков организаций – источников комплектования;
- ведение протоколов ЦЭПМК Архивного управления, ЭПМК государственного архива, ЭПК администраций муниципальных районов, городского округа)
в сфере НСА
- создана электронная система научно-справочного аппарата (путеводитель по фондам, систематический каталог, именные, географические указатели, оцифрованы и включены в систему описи, электронные заголовки дел, создаются тематические базы данных);
- создана единая точка доступа к справочно-поисковым средствам, в дальнейшем документам архивов Ленобласти на сайте Архивы Ленинградской области.
в сфере использования:
- автоматизирована работа читального зала (удаленное оформление пользователей (регистрация), оформление требования на выдачу дел, заказа на копирование.
- осуществляется электронная регистрация запросов, поступающих в государственный и муниципальный архивы, в том числе через портал государственных и муниципальных услуг и для государственного архива из МФЦ;
- подготовка электронных выставок на основе конструктора выставок.
Мы, наверное, как и все начали автоматизацию архивов с перевода научно-справочного аппарата в электронный вид, как наиболее востребованной сферы.
В этом направлении за более чем десять лет сделано очень много, но при использовании созданного электронного НСА выявляется также много ошибок, отсутствие единообразия в заполнении (сокращения, названия организаций и т.д.).
Как уже неоднократно говорилось, большое значение при автоматизации НСА имеют отраслевые документы, направленные на стандартизацию требований по заполнению полей, классификации документной информации, что не всегда особенно на начальном этапе соблюдалось.
Хочется отметить роль таких документов как «Единый порядок заполнения полей единой автоматизированной информационной системы, состоящей из программных комплексов «Архивный фонд», «Фондовый каталог», «Центральный фондовый каталог», разработанный ООО «Адапт» под руководством Росархива, который целесообразно использовать для заполнения региональных систем при создании электронного НСА архива.
Автоматизация обеспечения сохранности и ведения государственного учета архивных документов, в том числе составления форм централизованного государственного учета в региональной системе нами не форсировалась ввиду существования отраслевой системы «Архивный фонд», предназначенной для этих целей.
В настоящее время, мы ставим задачу интегрировать ИС «Архивы ЛО» и ГИС «Архивный фонд», так как в соответствии с Приказом Росархива от 02.03.2020 N 24 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях" ведение учета архивных документов предусмотрено в автоматизированном режиме в ГИС Архивный фонд.
Также надо отметить, что, несмотря на то, что электронный фонд пользования государственного архива фактически существует с 2013 года, а в муниципальных архивах начал создаваться с 2017 года к регламентации оцифровки архивных документов, создания, хранения и учета фонда пользования на архивные документы мы приступили только в прошлом году.
В 2019 году государственным архивом разработан регламент оцифровки архивных документов и создания ЭФП в государственном и муниципальных архивах. В текущем году издано распоряжение Архивного управления «О формировании электронного фонда пользования», которым утвержден указанный технологический регламент.
В настоящее время идет разработка порядка учета ЭФП для государственного и муниципальных архивов, которые также будут утверждены распоряжением Архивного управления.
Конечно, отсутствие выработанных четких требований к архитектуре информационной системы архива, требований к отдельным функциональным подсистемам приводит к реализации на практике разных решений в этой области с одной стороны, а с другой к реализации непроработанных, сырых проектов. Необходимо признать, что при автоматизации зачастую отсутствует системный подход, детальная проработка целей, задач, и способов их решения, технических заданий по развитию.
С нашей точки зрения одной из причин этого является недостаток в отрасли специалистов, обладающих одновременно знаниями в сфере архивного дела и хорошо ориентирующихся в информационных технологиях, а также недостаток штатной численности.
Загруженность работников архива настолько высока в настоящее время, что говорить об исчерпывающей проработке, оперативном внедрении и отладке разрабатываемых функционалов не приходится.
С 2016 года в ИС «Архивы ЛО» формируется подсистемы (ведомственные модули) для ведения учетных документов ведомственного архива и формирования в электронном виде научно-справочного аппарата организаций – источников комплектования государственного архива, в первую очередь ОИВ ЛО.
Эти же модули возможно использовать, как ведомственные архивы или СХЭД (системы хранения) электронных документов до передачи их государственный архив.
Обращаю внимание, что у нас системы ведомственных архивов являются обособленными модулями ИС «Архивы ЛО».
В 2016-2019 гг. в ИС «Архивы ЛО» такие модули созданы для:
• Администрации Губернатора и Правительства Ленинградской области;
• департаменте государственной охраны, сохранения и использования объектов культурного наследия комитета по культуре Ленинградской области (введен научно-поисковый аппарат на документы более 10 тыс. объектов культурного наследия, находящихся на территории Ленинградской области).
• комитета экономического развития и инвестиционной деятельности Ленинградской области;
• Ленинградском областном комитете по управлению государственным имуществом Ленинградской области;
• комитете финансов Ленинградской области;
• Ленинградском областном государственном университете им. Пушкина.
Надо сказать, что отдельные органы исполнительной власти с энтузиазмом отнеслись к идее установки рабочего места ИС «Архивы ЛО». Особенно это относится к тем, у кого есть в штатном расписании подразделение по развитию информационных систем. Некоторые ОИВ ЛО в инициативном порядке создают в данном модуле фонд пользования на организационно-распорядительную документацию. Но одновременно надо сказать, что зачастую процесс наполнения этих систем не регулируется и не контролируется со стороны Архивного управления из-за нехватки специалистов.
Из реализуемых проектов по обеспечению сохранности электронных документов можно привести следующие:
В 2018-2019 году профильное подразделение комитета финансов Ленинградской области реализовало в рамках развития ИС «Архивы ЛО» передачу электронных документов из информационной системы «Управление бюджетным процессом» в ИС «Архивы ЛО» на примере документа временного срока хранения (электронной заявки на расход). На 2020 год запланирована передача документов постоянного хранения.
Планируемый результат: получение алгоритма передачи электронных документов на хранение в государственный архив и разработка соответствующего регламента.
В 2018 году была проведена пилотная передача из СЭД ЛО в ИС «Архивы ЛО» проектов правовых актов Губернатора и Правительства Ленинградской области (согласование проектов правовых актов Ленинградской области, не содержащих персональные данные, осуществляется только в электронном виде в СЭД ЛО с подписанием электронной подписью).
СЭД ЛО создана на основе программного продукта компании «Системы документооборота»: Система электронного документооборота «Практика».
Надо сказать, что Архивное управление наряду с Администрацией Губернатора и Правительства Ленинградской области, которая является функциональным заказчиком развития информационной СЭД ЛО, согласовывает техническое задание по ее развитию.
В целом необходимо отметить
Настораживает, что те системы электронного документооборота, с которыми приходилось сталкиваться в работе не имеют функционала для проведения экспертизы, сохранности и передачи электронных документов постоянного хранения в архив. Разработчики, с одной стороны, резонно ссылаются на отсутствие нормативного правового регулирования, но в тоже время не дают своих предложений, идей для развития в этом направлении.
В вопросе развития СЭДа мы, отчасти, полагались на знания и опыт профессиональных специалистов в сфере IT-технологий и, поэтому в 2017 году запланировали обследование и разработку частного технического задания (ЧТЗ) по развитию архивного функционала. Вместе с тем, нами был определены основополагающие требования: состав метаданных контейнера электронного документа, необходимость проведения экспертизы ценности на основе номенклатуры и другие основные базовые требования.
В итоге мы столкнулись с ситуацией, когда при отсутствии детально прописанного технического задания исполнитель пытается сделать минимум работы, не утруждая себя серьезным анализом системы и правовой базы при подготовке и предложений по развитию функционала.
По итогам работы 2018 года все-таки состоялась передача проектов правовых актов, подписанных электронной подписью через web-сервис в формате XML из СЭД ЛО в ИС «Архивы ЛО».
По результатам опытной работы в новом функционале были выявлены недоработки, как действующей системы СЭД ЛО, так ошибки, которые при заполнении СЭДа допускают пользователи, т.е. работники ОИВ, инициирующие подготовку правового акта. Эти ошибки имеют серьезные последствия для систематизации и передачи документов из одной системы в другую.
Таким образом, очевидно, что передача документов из системы СЭД в архивную это комплексная задача, которую должны решать службы делопроизводства, архива и специалисты в области информационных технологий и подключены все ОИВ ЛО. И начинать необходимо с подготовки правового акта (порядка, регламента) данной передачи.
Еще один реализуемый в текущем году проект - это переход на прямой обмен данными между архивами Ленобласти и УПФР через ИС «Архивы ЛО». С начала 2020 года в 10 муниципальных и государственном архивах проводится тестовый обмен и техническая отладка обмена.
Архивное управление и ОПФР планируют перейти на информационный обмен между архивами и УПФР с деловой почты (программного комплекса VipNet) на обмен посредством ИС «Архивы ЛО» на основе нового трехстороннего соглашения с 2021 года. Предлагаемый способ обмена данными имеет преимущества для муниципальных архивов:
- регистрация запросов, поступающих из УПФР, осуществляется в ИС «Архивы ЛО» автоматически;
- в отчетности о предоставляемых услугах МУ-1 запросы можно учитывать как поступившие по электронным каналам связи через официальный сайт органа предоставляющего услуги, графа № 12;
- для муниципальных архивов данная система является бесплатной, а электронная подпись для обмена предоставляется архивам ГКУ ОЭП на безвозмездной основе.