null Состояние и перспективы внедрения информационных технологий в практику работы государственных и муниципальных архивов Вологодской области
В архивной службе Вологодской области функционируют две государственные информационные системы: ГИС «Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Вологодской области» и ГИС «Единая информационная система для автоматизации деятельности архивов Вологодской области». Оператором систем является Департамент культуры и туризма области, который обеспечивает ведение, защиту информации и поддержание в актуальном состоянии содержания систем путем организации и координации деятельности государственных и муниципальных архивов области. Администратор систем – Бюджетное учреждение Вологодской области «Центр информационных технологий» обеспечивает эффективное и бесперебойное функционирование ГИС, техническую защиту информации. Виртуальный сервер находится в ЦОД бюджетного учреждения.
ГИС «Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Вологодской области» https://uniqdoc.gov35.ru/ функционирует с декабря 2014 года. Система представляет базу данных уникальных документов, включающую лист учета и описания и электронный образ уникального документа. Субъектами доступа базы являются Департамент культуры и туризма области, государственные и муниципальные архивы области, а также пользователи архивной информацией. По мере роста количества уникальных документов в базе и, следовательно, увеличения объема информации в системе появляются сложности с быстрым поиском документов. Для решения проблемы требуется систематизация информации и обеспечение поиск документов не только по перечню (названию документа), но и в листах учета документов.
ГИС «Единая информационная система для автоматизации деятельности архивов Вологодской области» https://gosarchive.gov35.ru/ функционирует с 2018 года. Точки доступа к системе имеются в Департаменте культуры и туризма области, 3 государственных и 28 муниципальных архивах области. За 2019 год было зафиксировано более миллиона просмотров информации в системе. Следует однако отметить низкий уровень внедрения системы в муниципальных архивах области.
При создании Интернет-Портала имелись определенные сложности, в первую очередь при конвертации данных. Так, были перепутаны фонды Череповецкого центра хранения документации г. Череповца и Архивного отдела Череповецкого муниципального района.
Структура системы состоит из следующих частей:
Сводный каталог фондов всех государственных и муниципальных архивов области
Тематические базы данных
Удаленный доступ к архивным документам
Интенет-приемная
Модуль администрирования портала
Модуль «Учет документов»
Модуль «ЭПК»
Модуль интеграции с АСЭД
Модуль «ГИС ГМП»
Клиентская часть: модули «Комплектование архива», «Учет запросов граждан и организаций», «Конвертер в программу «Архивный фонд»
Проблемы, препятствующие на данном этапе в быстрой работе информационного ресурса, существуют как внутри архивной службы области, так и связанные с разработчиками. Все они решаются постепенно. Так, с муниципальными архивами проводятся постоянные консультации, в том числе с использованием видеосвязи.
С 2015 года проведена работа по созданию нормативно-правовой базы функционирования государственных информационных систем. Разработаны следующие документы:
1.Положения об автоматизированных системах
2. Перечень ГИС, эксплуатируемых в Департаменте культуры и туризма области
3.Положение о создании, развитии, вводе в эксплуатацию, эксплуатации, выводе из эксплуатации и дальнейшем хранении содержащейся в их базах данных информации
4. Положения по организации и порядке проведения работ по обеспечению безопасности информации, обрабатываемой в ГИС
5. Требования к системе защите информации
6. Распорядительные документы о создании комиссии по определению класса защищенности ГИС
7. Распорядительные документы об утверждении инструкции лица, ответственного за защиту информации в государственных информационных системах, инструкции пользователя.
Обе государственные системы отнесены к 3 классу защищенности и уже дважды прошли государственную аттестацию на предмет соответствия требованиям защищенности. Для аттестации Департаментом культуры и туризма области совместно с Центром информационных технологий были разработаны следующие виды документов:
1. Универсальные документы по защите информации
2. Описание технологического процесса
3. Технический паспорт
4. Матрица доступа
5. Модель угроз безопасности информации
6. Распорядительные документы об утверждении инструкции лица, ответственного за защиту информации в государственных информационных системах, инструкции пользователя.
На сегодняшний день определены следующие основные направления развития государственных систем, функционирующих в архивной службе Вологодской области:
1. Совершенствование электронного научно-справочного аппарата систем (внесение информации на уровне архивного дела)
2. Ускорение сканирования архивных документов и размещение электронных образов документов в системах (метрических книг и документов по личному составу, сроки хранения которых
в соответствии с законодательством истекли)
3. Дальнейшее развитие и внедрение модуля «ЭПК» в государственных и муниципальных архивах области, создание личных кабинетов организаций – источников комплектования архивов
4. Развитие и внедрение модуля «Интеграция с АСЭД».