Типовой перечень вопросов, подлежащих проверке в ходе осуществления Архивным комитетом Санкт-Петербурга контрольно-надзорной функции за соблюдением законодательства об архивном деле
- Наличие документов регламентирующих организацию делопроизводства в учреждении (номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству, положении об архиве, копии приказа о назначении ответственного за архив, положении об экспертной комиссии, копии приказа о составе экспертной комиссии и др.), а также их актуальность на момент проверки;
- Соблюдение порядка ведения делопроизводства в учреждении в соответствии с действующей Инструкцией по делопроизводству и ГОСТ Р6.30-2003. «Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
- Наличие учетных документов, ведущихся в ведомственном архиве учреждения и содержащих сведения об объеме и составе документов (описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, паспорта архива и др.);
- Соблюдение условий хранения документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения: оснащение помещения специальным оборудованием для хранения документов, средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализации; соблюдение нормативных температурно-влажностного, светового режимов; проведение санитарно-гигиенических мероприятий в соответствии с Правилами хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526);
- Соблюдение правил оформления дел постоянного срока хранения, включенных в состав Архивного фонда Санкт-Петербурга, а также документов по личному составу согласно Правилам хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526);
- Соблюдение порядка использования архивных документов организации (выдача справок, копий, выписок физическим и юридическим лицам; выдача дел во временное пользование и др.).
