В марте 1939 года государственные архивы Ленинграда были переданы в ведение НКВД. Директивой Главного архивного управления НКВД СССР в сентябре 1939 года предлагалось «приступить к картотечному учету личного состава», проходящего по секретным материалам.

Создаваемая картотека хранилась в особом изолированном помещении, доступ к которой работников архива был строго ограничен.

Уже в 1940 году сотрудники Архива Октябрьской революции (ныне – ЦГА СПб) составили 14 282 карточки: больше всего выявили бывших офицеров – 2 336 человек, на «зиновьевцев» составили 1 400 карточек, на «анархистов» – всего 150.

В новой инструкции, утвержденной в ноябре 1946 года, отмечалось, что «разработка секретных материалов организуется с целью выявления и учета лиц с компрометирующими сведениями». Были выделены 38 категорий таких лиц, установлены хронологические рамки выявления (в основном с 1890 года).

Карточки, составленные по определенному образцу, систематизировались в соответствии с предложенными категориями и вливались в справочную алфавитно-учетную картотеку архива.

До середины 1950-х годов было составлено свыше 425 тыс. карточек.

Хронологические рамки отраженного в картотеке материала:
1917–1938 годы.

Графа карточки «политическое прошлое» дает представление о том, что считалось компроматом, кого причисляли к потенциальным «врагам народа». Прежде всего, «бывших», то есть помещиков, владельцев предприятий («промышленников»), купцов («торговцев»), «служителей религиозного культа», офицеров (от юнкера до генерала), дворян. При этом речь шла не только о самом персонаже, но и его ближайших родственниках: жене и детях. Компроматом считалось и подача заявления о выходе из подданства РСФСР при процедуре оптации (выборе гражданства), иностранное подданство (германское, итальянское, финское, американское, «персидское»), а также «связь с иностранцами».

Обязательно фиксировалась принадлежность к небольшевистским партиям и уклонам: меньшевик, эсер, социал-интернационалист, троцкист, участник зиновьевской оппозиции. Встречались и оценочные формулировки: «политически вреден советской власти», «политически неблагонадежен».

Картотека составлялась свыше 70 лет назад в основном по документам фондов, которые находились на секретном хранении и имели собственную нумерацию. При рассекречивании фонды получали новые шифры.

Многие фонды были переданы в другие архивы, в том числе в Москву (прежде всего военные материалы), Выборг и архивы других регионов. Кроме того, проводилось объединение фондов, перешифровка материалов.
Встречаются случаи, когда в картотеку включены карточки различных фондов под одним и тем же номером (секретным и несекретным).

Поэтому при работе с картотекой необходимо, прежде всего, установить наименование фонда, а потом уже уточнить его наличие в архиве и современный шифр.

Для удобства работы с картотекой в 2023 году сотрудники архивисты составили указатель - Переводной реестр фондов к картотеке «Лица, лишенные избирательных прав по Ленинграду и области за 1929–1936 годы»

Автор статьи: главный методист ЦГА СПб Н.Ю. Черепенина