null Государственный архив Вологодской области в информационном пространстве: Опыт работы и перспективы развития
Важнейшими тенденциями последних лет являются проникновение цифровых технологий во все сферы жизни общества и активное развитие медиапространства. В соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 7 мая 2024 г. № 309 «О национальных целях развития Российской Федерации на период до 2030 года и на перспективу до 2036 года» одной из национальных целей развития определена цифровая трансформация государственного и муниципального управления, экономики и социальной сферы. Соответствующие изменения происходят и в организации взаимодействия архивных учреждений с пользователями архивной информации в части обеспечения доступа граждан к архивным документам.
Существенным обстоятельством, повлиявшим на внедрение цифровых технологий в работу архива, явилась реорганизация областных архивных учреждений. С 1 декабря 2022 г. Вологодский областной архив новейшей политической истории и Областной архив по личному составу вошли в структуру Государственного архива Вологодской области как обособленные подразделения. В настоящее время в объединенном архиве протяженность стеллажных полок составляет 38 км; на хранении находится 9486 фондов и более 2,9 млн. ед. хр.; работает 108 сотрудников, разделенных на 9 отделов и территориально находящихся в 3 зданиях. В фондах архива документы досоветского, советского и современного периодов, в том числе управленческая документация, документы по личному составу ликвидированных предприятий, документы личного происхождения.
Работа архива с пользователями в сети Интернет осуществляется через различные ресурсы: Интернет-портал архивной службы Вологодской области, официальный сайт архива, группу в социальной сети «ВКонтакте» и Telegram-канал.
В настоящее время главным каналом коммуникации архива и пользователей служит Интернет-портал архивной службы Вологодской области, созданный как часть «Единой информационной системы для автоматизации деятельности архивов Вологодской области» (далее – АИС). Основными формами взаимодействия посредством портала являются: организация исполнения запросов, предоставление доступа к информационно-поисковым средствам, в том числе к такому ресурсу, как указатель церквей, и предоставление удаленного доступа к архивным документам.
Так, для пользователей, прошедших авторизацию через «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)» (Госуслуги), доступен функционал направления запросов, в том числе заказов на копирование интересующих дел. При этом пользователи могут отслеживать статус исполнения своих запросов. В настоящее время доля запросов, подаваемых через Интернет-портал архивной службы Вологодской области, достигла 30 % от общего числа запросов и продолжает возрастать.
Цифровые технологии позволяют создавать различные указатели, имеющие удобный интерфейс и инструменты для поиска. Их использование способствует формированию доступной информационной среды. Для реализации данной задачи архив активно развивает свой модуль в АИС. Последним достижением стало появление в его составе уникального ресурса для архивов Северо-Западного региона: указателя церквей. Особенностью его является локализация церковного прихода по наименованию населенного пункта, что в разы упрощает начальную стадию работы по составлению родословной. Кроме этого, непосредственно в каждой карточке автоматически определившейся церкви можно увидеть краткую информацию о ней, подборку документов, наличие оцифрованных образов, фотографии из фондов с указанием архивных шифров. Помимо этого, в АИС как сотрудники, так и пользователи имеют возможность осуществлять поиск по названию фондов, дел и документов в них. Ориентируясь на востребованность информации из источников, архив проводит составление электронных внутренних описей к ревизским сказкам, метрическим книгам, исповедным и клировым ведомостям непосредственно в АИС.
Среди всех функций Интернет-портала архивной службы Вологодской области, наиболее востребованной является удаленный доступ к архивным документам. Все оцифрованные документы в конце каждого квартала выгружаются в АИС. Воспользоваться просмотром можно бесплатно, требуется лишь авторизация через Госуслуги. С каждым годом архив старается наращивать темпы оцифровки документов: в 2022 г. – 3,2 тыс. ед. хр., по итогам 2023 г. – 3,7 тыс. ед. хр. В ежегодно разрабатываемый план оцифровки входят источники, наиболее востребованные среди пользователей: ревизские сказки, метрические книги, исповедные и клировые ведомости, книги записей актов гражданского состояния. Реализации данного плана способствует приобретение нового сканирующего оборудования: в 2024 году закуплены 2 книжных сканера формата А3, а на 2025 год планируется приобретение книжного сканера формата А2.
Для расширения возможностей по предоставлению удаленного доступа к документам архива, 28 февраля 2024 г. между архивом и обществом с ограниченной ответственностью «Яндекс» было заключено соглашение о сотрудничестве в рамках сервиса «Яндекс. Поиск по архивам». В 1 полугодии 2024 г. для размещения на данном сервисе были переданы электронные образы ревизских сказок, метрических книг и книг записей актов гражданского состояния в количестве почти 2300 ед. хр. и более 620 тыс. листов. На следующих этапах планируется передача исповедных ведомостей, клировых ведомостей и других видов документов по истории семьи, рода.
Еще одним каналом коммуникации в настоящее время служит официальный сайт архива. С точки зрения наполнения информацией, сайт является, прежде всего, информационно-презентационным ресурсом, предназначенным для публикации новостей и размещения официальных документов о деятельности учреждения. Вместе с тем, именно через сайт осуществляется доступ пользователей к документальным проектам «Великая Отечественная война 1941 – 1945 гг. в архивных документах» и «Российские студенческие отряды. Связь поколений», а также к электронным выставкам архивных документов. Проект «Великая Отечественная война 1941 – 1945 гг. в архивных документах» является частью федерального ресурса «Вторая мировая война в архивных документах», тогда как «Российские студенческие отряды. Связь поколений» – самостоятельный проект, в рамках которого ведется формирование комплекса документов по истории движения. Проект предполагает электронную публикацию, как документов студенческих строительных отрядов советского периода, так и современных студенческих отрядов. Помимо цели популяризации истории движения, проект также преследует цель комплектования новыми документами, рассказывающими о современном этапе деятельности трудового студенчества.
Информационное общество нуждается в сведениях цифрового формата, доступ к которым возможен из любой точки страны. Это касается и выставочной деятельности. Архив продолжает традиционно располагать экспозиции в читальном зале архива и на других площадках. Вместе с тем, практически каждая выставка имеет электронный вариант и размещается на официальном сайте архива. Из последних выставочных проектов можно назвать «Бессмертие и слава Сталинграда» к 80-летию разгрома советскими войсками немецко-фашистских войск в Сталинградской битве, «Вологжане в истории России», «Ленинград – Вологда. Спасительная линия жизни» к 80-летию полного освобождения Ленинграда от фашистской блокады, «Спортивная Вологодчина», посвященная развитию спорта в области. В рамках реализации «Плана мероприятий по популяризации и использованию историко-научного наследия Х.С. Леденцова», сотрудниками на основе документов архива были разработаны информационно-презентационные материалы о вологодском периоде жизни и деятельности Христофора Семеновича и его семьи. Преподавателям истории школ г. Вологды представлен электронный флипбук с копиями архивных документов и направлены материалы для проведения тематических уроков с учащимися.
Архив активно наращивает свое присутствие в социальных сетях. В настоящее время развивается группа в социальной сети «ВКонтакте» и Telegram-канал. При определении целевой аудитории был сделан вывод о необходимости ориентироваться на все группы населения разных возрастов и профессий. В соответствии с этим подобран стиль общения: факты излагаются простым и доступным языком, дополняются фотографиями или электронными копиями документов, видеороликами.
Группа в социальной сети «ВКонтакте», существующая с 24 августа 2022 г., в настоящее время насчитывает более 5500 подписчиков. Темпы роста социальной сети составляют от 30 до 50 новых подписчиков за неделю. Способствует этому несколько составляющих. Во-первых – медиаплан, который составляется раз в две недели кругом ответственных лиц. Во-вторых – информационные поводы, то есть события, привлекающие внимание целевой аудитории и СМИ: исторические факты, праздничные даты, ежедневная работа архивистов и т. д. В-третьих – постоянные рубрики, пользующихся большой популярностью у подписчиков: «Из коллекции фотодокументов архива», «Документы архива», «Было-Стало», «Сокровищница архива», «Источники комплектования» и т. д.
Telegram-канал «Храним Историю» появился относительно недавно: 15 августа 2023 г. Совершенно новый ресурс, который архив старается развивать с учетом особенностей его ведения. На данный момент он насчитывает более 450 подписчиков. При публикации документов в группе в социальной сети «ВКонтакте» и в Telegram-канале указываются их архивные шифры. Важной частью работы архива в социальных сетях является и обратная связь с пользователями по вопросам организации доступа к архивным документам. Сотрудники архива отвечают на соответствующие вопросы в комментариях и сообщениях группы, а директор архива общается с пользователями в тематических чатах.
Значительное внимание при работе в социальных сетях уделяется видеоконтенту, поскольку большому количеству пользователей подобный формат подачи информации наиболее близок. Видеоряд группы «ВКонтакте» и Telegram-канала наполняют постановочные клипы, которые в ироничной форме показывают работу архивистов.
Еще одной оригинальной идеей архива стал запуск серии видеороликов под названием «Архивные истории», повествующих об интересных событиях из жизни Вологодского края. Первый выпуск под названием «Метеор над Великим Устюгом» стал информационным поводом для группы Федерального архивного агентства «ВКонтакте». За ним последовал второй выпуск «В Крым за счастьем!», а в настоящее время идет работа над третьей частью. Новым медиапроектом стала запись архивного подкаста «Есть о чем поговорить». Гостями проекта станут известные люди, чья жизнь и деятельность связаны с историей, краеведением, архивами. В первом выпуске, героем которого стал директор архива, рассказывалось об архиве на современном этапе.
Все перечисленные проекты имеют просветительскую цель и призваны, через информационный потенциал социальных сетей, способствовать популяризации документального наследия.
В дальнейших планах по цифровой трансформации Государственного архива Вологодской области:
- совершенствование сайта, с удобным и доступным интерфейсом на всех устройствах;
- увеличение количества записей в базах данных и создание новых электронных указателей по документам архива;
- укрепление материально-технической базы путем закупки нового оборудования для увеличения темпов оцифровки документов;
- внедрение искусственного интеллекта на Интернет-портале архивной службы Вологодской области, прежде всего, в части распознавания образов архивных документов;
- создание единой цифровой экосистемы архива, в которую должны входить Интернет-портал архивной службы Вологодской области и официальный сайт архива, а также к ней должны быть подключены группа архива «ВКонтакте» и Telegram-канал «Храним Историю».
Опыт работы Государственного архива Вологодской области в информационном пространстве показал, что использование различных дополняющих друг друга информационных ресурсов, а также систематическая деятельность по их развитию и совершенствованию, обеспечивают эффективную организацию доступа к архивным документам и высокий уровень удовлетворенности пользователей архивной информации.