null Проблемы комплектования Государственного архива Калининградской области в современных условиях и возможные пути их решения
Работа по комплектованию Архивного фонда Российской Федерации документами является одним из важнейших направлений деятельности архивных учреждений. На сегодняшний день в Государственном архиве Калининградской области собрано и хранится 3100 фондов, 851560 единиц хранения.
Процесс комплектования Архивного фонда Калининградской области, как составной части Архивного фонда Российской Федерации документами, взаимосвязан с процессом развития нашего региона, а именно, отражает все изменения, происходящие в политической, экономической, социальной и других сферах жизни.
К числу проблем, сегодня влияющих на процесс комплектования государственного архива, можно отнести следующие: несовершенство законодательства в области архивного дела, слабая организация делопроизводства и отсутствие контроля за ним в источниках комплектования, нехватка подготовленных работников ведомственных архивов и даже полное отсутствие ответственных за архив.
Понятие комплектование Архивного фонда включает в себя ряд организационных, методических и практических мероприятий по работе с документами, начиная от организации их в делопроизводстве учреждений, до передачи на постоянное хранение в государственный архив. Состав документов Архивного фонда закладывается уже на стадии делопроизводства. Сегодня документооборот в организациях и учреждениях увеличился в несколько раз. Вместе с этим, качественно изменились состав и содержание документов, образующихся в деятельности организаций, учреждений, предприятий. Методическое же обеспечение по отбору документов на постоянное хранение не вполне соответствует темпам этих изменений. Прежде всего, это касается ведомственных, отраслевых перечней документов с указанием сроков хранения.
Сложности возникают уже на этапе проведения экспертизы ценности, когда при отборе на постоянное и долговременное хранение необходимо руководствоваться не только типовым перечнем, но так же и отраслевыми. В типовом Перечне, например, описательная статья с приказами и распоряжениями по основной деятельности включает в себя справки, сводки, информации, доклады. А по статье отраслевого перечня допускается на постоянное хранение к приказам и распоряжением только обосновывающие и пояснительные записки к ним. Также статья отраслевого перечня содержит дополнительный литер, по которому распорядительные документы - приказы и распоряжения названы оперативными и имеют срок хранения 1 год. В организации не всегда правильно составлены распорядительные документы и не всегда правильно зарегистрированы. В случае, когда текст приказа включает в себя несколько задач по основной деятельности и оперативные вопросы одновременно, работнику, составляющему распорядительные документы, но не имеющему специального образования, не видна та грань, по которой приказ перестает быть оперативным и уже является приказом по основной деятельности постоянного срока хранения, вместо срока хранения - 1 год. Однако по мнению руководителей и работников организаций, только их отраслевой перечень может быть использован для работы с документами.
Срок хранения 1 год для приказа или распоряжения крайне мал. По действующим правилам (приказ Федерального архивного агентства от 31.07.2023 №77, пункт 47) архивные документы из структурного подразделения передаются в ведомственный архив не ранее чем через 1 год и не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. Документы с временным сроком хранения, как правило, находятся в структурных подразделениях, а по истечении установленных сроков хранения подлежат там уничтожению. В структурных подразделениях организации распорядительные документы сроком хранения 1 год уничтожаются без полистного просмотра. В итоге мы теряем важные распорядительные документы, которые могли бы дополнить историю организации. Полагаем, что при согласовании отраслевых перечней необходимо рекомендовать в примечании к статье по определению ценности распорядительных документов с временными сроками делать отметку «ЭПК» и срок хранения устанавливать до 5 лет.
Такая же ситуация с распорядительными документами по личному составу, когда отраслевой перечень включает в одной в статье целый список видов приказов, а типовой содержит только общий заголовок.
Вследствие этого, сотрудникам архива приходится уделять много времени вопросам контроля за разработкой, пересмотром, уточнением номенклатур дел; полноты состава документов в описях, представляемых на утверждение ЭПК, проверке сроков хранения отдельных видов и комплексов документов.
В связи с этим, существенную часть бюджета рабочего времени архив отводит на оказание методической и практической помощи работникам ведомственных архивов и делопроизводственных служб, а так же проведению обучающих семинаров.
Важной проблемой комплектования является ликвидация организаций, в том числе в результате банкротства, сокращение числа источников комплектования в связи с приватизацией предприятий. К сожалению, при передаче архивных дел после таких процессов систематически фиксируются утраты документов Архивного фонда. В основном утраты обнаруживаются при ликвидации частных организаций, когда документы оказываются по сути брошенными и привлечение виновных лиц к административной ответственности не представляется возможным. В связи с тем, что не всегда имеются возможности отследить жизнеспособность организации, меры часто принимаются уже по факту.
Нежелание негосударственных организаций передавать документы в государственный архив, вызвано в первую очередь тем, что упорядочение дел и содержание архивов влечет за собой дополнительные финансовые вложения. Опыт взаимодействия государственного архива с негосударственными организациями показывает, что большинство из них, на сегодняшний день, не намерены передавать на государственное хранение свою документацию или делают это крайне неохотно.
Даже если такая организация ранее являлась источником комплектования, и хранит у себя документы Архивного фонда, архивистам требуется приложить немало усилий, чтобы завершить работу по передаче от нее дел на государственное хранение. Но в каждом конкретном случае нам приходится применять индивидуальный подход. К сожалению только требования закона об архивном деле не всегда бывает достаточно. Нередко основным аргументом бывает желание освободить площади.
Кроме того, появляются крупные негосударственные бизнес-архивы, например, Сбербанк, Газпром, МТС, Билайн и др., возможно появление архивов общественных объединений. С их появлением мы теряем большое количество документальных фондов от градообразующих предприятий и получаем проблему разделения фондов, так как эти организации до появления бизнес-архива формировали и пополняли Архивный фонд Калининградской области.
Наибольшие сложности комплектования возникают и при работе с организациями, которые создают или хранят научно-техническую документацию. На сегодняшний день большинство таких организаций в регионе негосударственные. Предложения о сотрудничестве с государственным архивом отклоняются, как правило, даже без рассмотрения.
Основная проблема в комплектовании НТД – это несвоевременное проведение экспертизы ее ценности и упорядочения. В данном случае не всегда решение проблемы зависит и от материальных возможностей организаций. НТД – это объект интеллектуальной собственности, это основной продукт, который создают эти организации, а соответственно, этот продукт имеет стоимость. Архивные документы постоянно востребованы в их практической деятельности, поэтому организации не передают НТД в государственный архив, не исполняют и даже не собираются в ряде случаев исполнять законодательство об архивном деле, и рычагов воздействия на них у нас практически нет.
Проблемы существуют и в приватизированных организациях, содержащих у себя государственную часть научно-технической документации на бумажных носителях. С большим усилием и привлечением контролирующих надзорных государственных органов получается вернуть государственную часть документов от приватизированных организаций на хранение в госархив. Работа по возвращению таких дел может длиться годами.
Таким образом, начинает изменяться и состав Архивного фонда Калининградской области. Преобладающее место в списке организаций-источников комплектования занимают органы государственной власти и управления, а так же ух подведомственные структуры.
Примерно такая же ситуация с аудиовизуальными документами. Отдельной проблемой стоит вопрос комплектования государственного архива аудиовизуальной документацией. Основные источники комплектования этими видами документов: газеты и телерадиокомпании - отказываются от сотрудничества. Комплектование архивов аудиовизуальной документацией - одна из важнейших проблем с точки зрения создания современной источниковой базы, требует новых подходов, в частности через законодательное закрепление права архивов на получение обязательного экземпляра аудиовизуального документа. Федеральный закон «Об обязательном экземпляре документов» от 29.12.1994 № 77-ФЗ, к сожалению, не распространяется на архивные документы, в том числе аудиовизуальные в отношении региональных архивов.
Архив решает проблему и выходит из положения путем инициативного документирования, создавая аудиовизуальные документы самостоятельно. В государственном архиве Калининградской области создан отдел по работе с аудиовизуальными документами. Понимая всю значимость этой документации, сотрудники подразделения отслеживают важные события в жизни региона, документируют и фиксируют информацию собственными силами, а так же с участием учреждений культуры. Пополнение Архивного фонда такими документами осуществляется и за счет держателей фондов личного происхождения.
Активное внедрение в работу органов государственной власти и других организаций цифровых и электронных технологий наряду с положительными моментами так же влекут за собой немало проблем. На современном этапе все организации и учреждения, на всех уровнях власти и всех видов собственности переходят или уже перешли на электронный документооборот. В документооборот внедряются передовые программы и технологии по ведению делопроизводства, но архивные блоки в этих программах недостаточно правильно выстроены. В связи с внедрением технологий мы, к сожалению, теряем такие документы как единовременные, но содержательные и информативные отчеты, сведения и информации о деятельности организаций, которые готовятся по запросу вышестоящих органов и направляются в электронном виде с сопроводительными письмами и откладываются в разделе в «переписка». Программные комплексы не позволяют третьим лицам входить в просмотр документов, а значит, при отсутствии в организации архивного работника, владеющего, в том числе и знаниями в области цифровых технологий, провести экспертизу ценности электронных документов не представляется возможным. Разработчики настраивают программы таким образом, что для входа в программу требуется электронный ключ для конкретного должностного лица, не предусмотрена распечатка документов со сроком хранения 5 лет «ЭПК» или документов, не вошедших в номенклатуру дел. Но и эти документы могут содержать информацию, имеющую научный и практический интерес.
Под электронными документами в архивном деле понимаются не только электронные формы текстовых документов, но и фото-, фоно -, видеодокументы, выполненные в цифровых форматах, а также научно-техническая документация, созданная при помощи современных систем автоматизированного проектирования.
По нашему мнению действующей нормативно-правовой базы недостаточно для проведения качественной экспертизы ценности таких электронных документов в организациях. Отсутствует механизм выявления ценной электронной документации на этапе делопроизводства и другого их оперативного использования. Поэтому многие организации не вносят электронные документы в свои номенклатуры.
Определенные нормативные требования по экспертизе ценности электронных документов и комплектованию ими архивов в РФ существуют уже несколько лет. Вместе с тем, вопросы нормативного регулирования и методического обеспечения экспертизы ценности электронных документов, их архивного хранения являются одними из основных, требующих более детальной проработки и постоянного совершенствования.
Не простым является и вопрос, как архивы будут обеспечивать сохранность электронных документов в будущем? В вопросах хранения на первое место выйдут IT-специалисты. Уже сегодня требуются кадры, обладающие навыками двух специальностей: IT-специалистов и архивистов. Проблема долговременного хранения электронных документов связана так же как с недолговечностью электронных носителей, так и с недолговечностью электронной подписи, которая рассчитана на несколько лет. В связи с этим и возникает необходимость хранить исключительно в бумажном виде документы, имеющие длительный срок хранения и серьезную ответственность сторон. Вместе с тем не всякая организация идет на распечатку документов постоянного хранения в виду отсутствия четко прописанного обязательного требования. Отсутствие на сегодняшний день Перечня документов, подлежащих хранению в бумажном виде, существенно осложняет нашу работу.
Проблематичным представляется сам порядок передачи электронных документов в архив организации или государственный архив, учитывая малый штат (или полное отсутствие) сотрудников, владеющих компетенциями в сфере документационного обеспечения.
В сфере хранения электронных документов органов власти, а именно они у нас сегодня являются основными источниками комплектования, больше вопросов, чем ответов.
Стабилизации ситуации способствовала и способствует большая работа государственного архива, который активно использует все формы взаимодействия с организациями, в первую очередь оказания им не только методической, но и практической помощи в работе с архивными документами, в том числе и упорядочение дел на договорной основе. По данным протоколов ЭПК более 50% архивных документов, включенных в состав Архивного фонда Калининградской области, упорядочены именно на договорной основе. Вместе с тем мы практикуем и безвозмездную помощь, главным образом это касается небольших общественных организаций. Кроме того, в отдельных случаях мы приглашаем представителей организаций в архив и здесь они проводят сами обработку документов под нашим руководством.
Причины неупорядочения дел, как правило, носят субъективный характер, связаны с материальными, организационными и кадровыми проблемами конкретных организаций. Как показывает практика, эти проблемы хоть с трудом, но все же решаются.
Последние годы мы начали активно использовать административный ресурс для решения проблем, связанных с подготовкой архивных документов к постоянному хранению, и решаем эту проблему во взаимодействии с отраслевыми органами федеральных и областных органов исполнительной власти. Ежегодно мы проводим мониторинги обеспечения сохранности документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в организациях определенных отраслевых систем – образования, культуры, медицины, спорта и т.д. По итогам мониторингов принимаются совместные с отраслевым органом исполнительной власти действия. Направляются письма в организации, издаются приказы, проводятся совещания, отраслевые семинары. Такие меры оказываются очень эффективными. За несколько лет ликвидировали задолженность по упорядочению архивных документов областных органов власти и пополнили список источников подведомственными им организациями.
Эффективным рычагом воздействия на организации является работа министерства по контролю Калининградской области, на которое возложена функция контроля так же за исполнением законодательства в области архивного дела. Сотрудники архива входят в группу экспертов, вносят предложения по формированию списка контролируемых организаций, участвуют в проверках.
Государственный архив Калининградской области ежегодно пополняется различными видами документов, как на бумажных, так и на нетрадиционных носителях. Приступили к приему документы, в том числе, и в электронном виде. Ежегодно на государственное хранение поступает более 6000 дел, документов, отражающих материальную и духовную жизнь нашей области.
Спасибо за внимание.