null Комплектование архивного отдела администрации Волховского муниципального района. Новый опыт – прием на хранение неописанных документов ликвидированных организаций
Архивный отдел администрации Волховского муниципального района является обособленным структурным подразделением администрации Волховского муниципального района, курирует работу отдела заместитель главы администрации по безопасности.
В штате отделе 5 сотрудников: начальник отдела, главный специалист, ведущий специалист и специалист 1-ой категории, ведущий инспектор (не муниципальный служащий). Переданные государственные полномочия, в соответствии с должностными инструкциями, исполняют ведущий специалист и специалист 1-ой категории.
Архивный отдел располагается в двух приспособленных зданиях, общая площадь помещений 780 кв.м, из них архивохранилищ 536,6 кв.м. Протяженность стеллажных полок 1500 пог.м, загруженность - 70%
По состоянию на 01.01.2024 года на учете в нашем архиве числилось 469 фондов документов, из них 148 фондов управленческой документации, 12 фондов документов личного происхождения.
Общее количество единиц хранения составляет 94 402.
В списке источников комплектования числится 54 организации:
- государственных 6,
- муниципальных 41,
- негосударственных 7 (акционерные общества, созданные на базе бывших совхозов).
Работа нашего архива строится в соответствии с положением об отделе на основе утвержденного годового плана работы.
Большая часть рабочего времени сотрудников уходит на исполнение различного рода запросов. Ежегодно архив выдает 2-2,5 тысячи архивных справок, выписок, копий документов. Разделения обязанностей по видам исполняемых запросов у нас нет. Полная взаимозаменяемость - это наш многолетний стиль работы.
Также мы планируем и проводим проверки наличия и состояния документов в фондах, тематические проверки организаций источников комплектования.
Работы по приему на хранение архивных документов, проходят, как правило, по утвержденному графику. Но бывают случаи приема документов в «пожарном» режиме, с целю предотвращения утраты или порчи.
Новым для нас опытом, которым хочу сегодня поделится, стал прием большого количества неописанных и неупорядоченных документов.
Впервые подобное поступление документов произошло в 2020 году. ОАО «Новоладожский судостроительный завод», НЕ являющийся правопреемником, передал, хранившиеся на его территории документы Новоладожского судоремонтного завода за 1945-2010 гг. Архив единовременно разбогател на 11 774 ед.хранения - две ГАЗЕЛи неописанных, частично сшитых документов привезли в архив.
Следует отметить, что документы НСРЗ сразу оказались очень востребованными, в течение 2021 года архив подготовил по ним 177 архивных справок, почти все льготные.
Затем от конкурсного управляющего ЗАО «Светлана» (бывший совхоз «Светлана») мы приняли 555 ед.хр. документов по личному составу за 1950-1993 гг. Документы привезли в архив через 1 час после телефонного разговора (документы были загружены в машину и должны были ехать либо на свалку, либо в архив). А еще через несколько месяцев, силами архивного отдела из старых помещений ЗАО «Светлана» было вывезено и еще 227 ед.хр. Небольшая часть документов была включена в описи, в последующем мы проводили одновременно описание и переработку.
В том же 2020 году в ходе офисного переезда администрации Волховского муниципального района, практически бесхозяйными остались 1309 ед.хранения документов Управления образования Волховского района - приказы, личные дела, личные карточки и лицевые счета учителей сельских школ за 1933-1996 гг. Эти документы также были перевезены в архив.
Несмотря на отсутствие описей, мы приняли принципиальное решение - справки по документам будем выдавать.
Руководствуясь принципом «глаза боятся - руки делают», мы разложили документы по видам и по годам, подписали и начали работать. В основании выдачи справки указывался номер фонда, вид документов (приказы, лицевые счета, личные дела и т.д.).
Во время сортировки обнаруживались документы и других организаций. Состав некоторых документов оказался настолько полным, что образовались новые фонды: «Новоладожская линейная больница Балтийского водного бассейна (документы с 1941 года), «Староладожская школа-интернат» (документы с 1951, а история учреждения с дореволюционных времен), «Пионерский лагерь «Зеленые огни».
В 2021, в силу различных, как правило критических обстоятельств, мы продолжили пополнять архив неописанными документами. Были приняты документы по личному составу Комитета финансов Волховского района (779 ед.хр. за 1940-2005 гг.) и домовые книги г.Новая Ладога (104 ед.хр. за 1940-1974 гг.), документы Муниципальное унитарное предприятие «Волховское пассажирское автотранспортное предприятие» (540 ед.хр.).
Одновременно начали проводить архивную обработку документов, составлять описи, исторические справки. Работа оказалась трудной, кропотливой, тяжелой физически, учитывая объемы документов, грязной, но интересной и увлекательной. Два сотрудника погрузились в эту работу - один полностью, не отвлекаясь на другие задания, второй в нагрузку к должностным обязанностям.
На сегодняшний день работы по описанию документов полностью завершены.
Общий объем выполненных работ:
- сформировано (сшито) 1261 дело,
- пронумеровано 128 979 листов,
- составлены внутренние описи к 319 делам,
- присвоен архивный шифр 15038 делам,
- закартонировано 15038 дел,
- наклеены ярлыки на 692 коробки
Хочется сказать, что мы уже с торицей вознаграждены за спасение документов, о которых говорилось в докладе, их большой востребованностью не только для исполнения социально-правовых запросов, но и для использования в исследовательских, краеведческих целях.
Для всех муниципальных архивов Ленинградской области оказался полезным передовой опыт Лодейнопольского архивного отдела, который ввиду отсутствия площадей более 10 лет не комплектовался документами своих источников, в результате чего образовалась большая задолженность по описанию и сдаче документов. Чтобы стимулировать к оперативным действиям источники комплектования (муниципальные структуры) посредством еженедельного административного совета при главе администрации Лодейнопольского района доводилась информация, график упорядочения и график приема документов. По примеру «Рейтинг 47» в районе утверждены рейтинговые показатели для оценки деятельности администраций поселений. Элемент соревнования и постоянный анализ рейтинга способствовали быстрому устранению задолженности источников по описанию и сдаче на хранение.