null Комплектование архивных учреждений Архангельской области на современном этапе. Проблемы и пути их решения
Уважаемые коллеги!
В Архангельской области с 2020 года идет переход муниципальных районов в муниципальные округа. Органы МСУ в соответствии со 131-ФЗ по-разному формируют структуры (где-то администрации поселений становятся территориальными подразделениями администраций муниципальных округов, где-то по-другому), всё это меняет сложившуюся систему комплектования и фондирования документов ОМСУ.
На фоне этих процессов идет снижение количества источников комплектования архивных учреждений региона (так на 01.01.2021 г. их было 627, а на 01.01.2024 – 583). Также идут процессы укрупнения государственных учреждений на всех уровнях. Из последних примеров: Мезенская ЦРБ присоединена в Архангельской областной больнице, Красноборская ЦРБ
в процессе присоединения в Котласской городской больнице. Центры занятости, осуществлявшие свою деятельность на территории районов были ликвидированы, создан единый областной центр со структурными подразделениями в районах. Если говорить о федеральных организациях – это присоединение в 2024 г. качестве структурного подразделения Прокуратуры Ненецкого автономного округа к Прокуратуре Архангельской области.
Что касается комплектования документами федеральных структур, расположенных на территории региона: архивные учреждения области не исключали их из списка источников, не прекращали взаимодействия, так как документы этих структур являются неотъемлемой частью документального наследия Архангельской области.
По поводу негосударственных организаций – остается проблемой нежелание негосударственных предприятий и организаций передавать документы на хранение в архивные учреждения. Они не хотят самостоятельно упорядочивать документы и выделять финансовые средства для упорядочения на платной основе. Отдельные штатные единицы архивистов имеются только наиболее крупных организациях. В Архангельской области, это АО «АГД Даймондс», «Севералмаз», Северное морское пароходство и др.
Несмотря на это, архивисты прикладывают все усилия для включения в состав источников комплектования значимых негосударственных предприятий, заключении договоров и организации работы с ними.
Отдельная проблема – комплектование архивных учреждений документами общественных организаций и движений. Часто у них отсутствует собственное помещение, документы хранятся в неупорядоченном состоянии по месту жительства председателя или секретаря. При перевыборах чаще всего не передаются, при смерти вышеназванных лиц уничтожаются наследниками. На территории региона достаточное количество общественных организаций, ведущих большую значимую социальную, политическую, правозащитную и др. работу, поэтому задача архивистов не потерять этот пласт документов, сохранить их для потомков. Архивисты региона становятся главными помощниками общественным организациям в этом деле: проводят постоянные консультации, оказывают практическую помощь, убеждают в значимости их документов. Только совместные усилия архивистов и общественников позволяют сохранить эти документы.
На сегодня в ГААО заключен ряд соглашений с организациями, в рамках которых идет не только реализация совместных проектов, но и работа по сохранению документального наследия. Например, совместно с ГБУАО «Патриот» архивисты участвуют в реализации проекта «Морская Россия», и одновременно решают вопросы передачи материалов о школах соловецких юнг, собранных в результате исследовательской работы, на хранение в ГААО.
Считаем актуальной в этом блоке вопросов проблему комплектования архивов аудиовизуальными документами, которые являются ценными источниками, дают возможность экспонировать архивные документы на другом качественном уровне, расширяя визуальное восприятие, что важно для современного человека, особенно молодого поколения, являющегося преимущественного визуалами.
Требуется закрепление на законодательном уровне права архивов на получение обязательного экземпляра аудиовизуального документа о значимых событиях, происходящих на территории региона.
Хотим поделится своими наработками в вопросе передачи на хранение аудиовизуальных документов департамента пресс-службы правительства Архангельской области на хранение в ГААО: ГААО вышел с инициативой в департамент пресс-службы по передаче на хранение в ГААО электронных фотодокументов и других аудиовизуальных документов, сохранившихся
в департаменте. Достигнуто соглашение о совместной работе по экспертизе ценности данных документов, составлении описей с подробной аннотацией и дальнейшей передачи данных документов на госхранение. Параллельно решаются вопросы постановки на учет данных документов и их дальнейшего хранения в ГААО (сервера, бумага и т.д).
Вместе с этим проводится анализ источников комплектования на предмет наличия аудиовизуальных документов, ведется работа с потенциальными фондообразователями, усиливается роль комплектования фотодокументами в фондах личного происхождения. (так, в 2023 году принят большой объем фотодокументов в составе личного фонда бывшего Губернатора Архангельской области Ефремова А.А.).
Сегодня в ГААО практикуется инициативное документирование. Сотрудники архива, посещая значимые мероприятия регионального характера, фотографируют происходящие события и передают на хранение фотографии. Кроме того, идет постоянное пополнение и собственного фонда ГААО, путем отбора на хранение фото мероприятий, проводимых учреждением.
Комплектование аудиовизуальными документами требует пристального внимания на постоянной основе, увеличения кадровых и материальных ресурсов. В связи с чем в планах архивной службы региона стоит вопрос создания на базе госархива Центра аудиовизуальной документации.
Активизировать этот вопрос на муниципальном уровне необходимо через постоянный обмен опытом между архивами.
Что касается задач, поставленных Федеральным архивным агентством по поводу формирования коллекций участников СВО, в нашем регионе начата следующая работа: в 2024 году проведен ряд встреч с руководством Отделения по Архангельской области фонда «Защитники Отечества», координаторам и членам семей участников СВО проведены экскурсии в архив, проведена адаптация памяток по комплектованию данными документами. Отмечаем, что эта работа идет непросто: только несколько человек из тех, кто был на экскурсии, заинтересовались вопросом передачи документов на постоянное хранение.
Вопросы комплектования государственного и муниципальных архивов в системе рассматриваются на заседаниях ЭПК министерства культуры Архангельской области. Оказывается практическая помощь – разрабатываются:
типовые номенклатуры, с учетом новых перечней и изменением сроков хранения документов (на слайде последние разработанные номенклатуры).
рекомендации по отбору документов на постоянное хранение и формированию дел, анализ существующих источников комплектования и поиск потенциальных (список системообразующих предприятий региона).
Методические разработки активно используются государственным и муниципальными архивами при проведении обучающих семинаров. (семинары проводятся для источников, семинары по отраслям). Живой диалог, возможность задать интересующие вопросы, уточнить спорные моменты делопроизводства способствуют плодотворному сотрудничеству, установлению доброжелательного отношения к работникам архивов, возникновению неподдельного интереса к истории своей организации в общей истории региона.
В вопросах комплектования невозможно без комплектования архивов электронными документами. Здесь пока больше вопросов,чем ответов. На сегодняшний день архивы Архангельской области не комплектуются электронными документами.
Остаются сложными вопросы экспертизы ценности электронных документов в различных системах электронного документооборота и подписания их электронными подписями.
В своем выступлении мы постарались обозначить проблемы и возможные пути решения одного из важнейших направлений архивной работы – комплектования на современном этапе, ряд из них которых носят постоянный характер, какие-то из дискуссионны, что-то требует новых подходов.
Но работа по всестороннему, предельно качественному комплектованию архивных фондов – наша ответственность перед будущими поколениями.