null Комплектование государственного и муниципальных архивов Псковской области на современном этапе. Проблемы и пути их решения
Система архивных учреждений в Псковской области состоит из: Комитета юстиции Псковской области - исполнительного органа Псковской области, уполномоченного в сфере архивного дела;
государственного казенного учреждения Псковской области «Государственный архив Псковской области».
Учреждение подведомственно Комитету, имеет 2 отделения: отделение в г. Великие Луки и отделение документов новейшей истории и по личному составу, расположенное в г. Пскове.
Функции муниципальных архивов на территории области выполняют 25 структурных подразделений органов местного самоуправления.
В том числе 23 архивных отдела. В Новоржевском муниципальном округе функции в области архивного дела выполняет управление делами местной администрации муниципального округа, в Опочецком муниципальном округе - отдел документационного обеспечения и кадровой работы местной администрации муниципального округа.
Государственный и муниципальные архивы Псковской области составляют списки источников комплектования в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденными приказом Росархива от 02.03.2020 № 24.
Ведение сводного списка организаций-источников комплектования архивных учреждений области осуществляется отделом контроля за соблюдением законодательства об архивном деле Комитета юстиции Псковской области.
При отнесении организаций к источникам комплектования того или иного архива учитываются форма собственности организации, основные направления её деятельности, состав образующихся документов и её территориальная принадлежность.
Согласование списков осуществляется экспертно-проверочной комиссией Комитета юстиции Псковской области один раз в 5 лет.
Следует констатировать, что в последние годы наметилась тенденция к уменьшению количества организаций, комплектующих архивы области.
Так, в 2018 году в сводном списке числилось 734 организации, в 2019 году - 699 организаций, к 2022 году количество организаций уменьшилось до 638.
Уменьшение количества комплектующих организаций происходило по разным причинам: в связи с банкротством и ликвидацией организаций, в связи с прекращением образования в деятельности организаций документов, которые могут быть отнесены к составу Архивного фонда Российской Федерации.
Кроме того, имели место случаи отказов негосударственных организаций от сотрудничества в области архивного дела и делопроизводства с расторжением договоров.
По состоянию на 25.06.2024 в Сводном списке организаций-источников комплектования архивов области состоит 620 организаций, из них:
- 619 организаций передают управленческую документацию, из которых 4 передают также аудиовизуальную и электронную документацию;
- 1 организация передаёт только аудиовизуальную и электронную документацию.
В Сводном списке состоит 534 организации с полной формой приема документов, 3 организации с повидовой выборочной формой приема, 83 организации с групповой выборочной формой приема документов.
Источниками комплектования государственного архива являются 145 организаций, источниками комплектования муниципальных архивов являются 475 организаций.
Архивы Псковской области комплектуются архивными документами государственных организаций, в том числе федеральных, органов местного самоуправления, негосударственных организаций и документами граждан.
По состоянию на 01.01.2024 в государственном архиве хранится 1 346 879 ед.хр., к особо ценным документам отнесено 30 257 ед. хр.; 2 ед.хр. внесено в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации.
В муниципальных архивах Псковской области хранится 1 046 003 ед.хр., к особо ценным документам отнесено 1867 ед.хр.
Приём, упорядочение документов и согласование номенклатур дел организаций-источников комплектования осуществляется в соответствии с графиками, согласованными экспертно-проверочной комиссией Комитета юстиции Псковской области. К сожалению, имеются случаи несвоевременной передачи документов на постоянное хранение.
Помимо планового приема документов осуществляется и внеплановый прием.
Прежде всего, это связано с реорганизацией источников комплектования, а также с угрозой утраты документов (в прошлом году на хранение в один из муниципальных архивов поступило 53 ед.хр. в связи с угрозой утраты документов).
Кроме документов организаций и граждан, являющихся источниками комплектования, в архивы области также поступают документы ликвидированных организаций.
Так, в 2022 году в государственный архив Псковской области поступили документы 3 ликвидированных организаций в количестве 3006 ед. хр.
В 2022 году в муниципальные архивы от ликвидированных организаций поступило 2623 ед.хр. по личному составу, в 2023 году – 1848 ед.хр.
На сегодняшний день можно выделить несколько проблем, связанных с комплектованием архивов.
Условно их можно разделить на проблемы, существующие в организациях, передающих документы на хранение в архивные учреждения области, и проблемы, существующие в самих архивных учреждениях.
В первой группе можно обозначить такие проблемы, как:
- отсутствие понимания значимости передачи документов на постоянное хранение, необходимости сохранения документов;
- возложение обязанности по ведению архива на сотрудников, не имеющих достаточного количества времени на проведение всех необходимых видов работ в архиве организации;
- отсутствие необходимой квалификации сотрудников, работающих с архивом организации;
- отсутствие надлежащих условий хранения документов.
Ко второй группе можно отнести такие проблемы в работе архивных учреждений:
- нехватка свободных площадей для хранения архивных документов;
- нежелание организаций сотрудничать с архивными учреждениями;
- уменьшение количества источников комплектования;
- невыполнение обязательности передачи документов в архивные учреждения при ликвидации организаций в ходе банкротства.
Некоторые из указанных проблем решаются в процессе взаимодействия Комитета юстиции Псковской области, архивных учреждений области и их источников комплектования.
Вопросы, связанные с экспертизой ценности документов, отбором и включением конкретных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации, определением в его составе особо ценных, в том числе уникальных документов, с организацией контроля за сохранностью документов, рассматриваются на заседаниях экспертно-проверочной комиссии Комитета юстиции Псковской области.
В состав комиссии входят представители Комитета юстиции Псковской области, а также государственного и муниципальных архивов.
Сотрудники Комитета юстиции Псковской области постоянно взаимодействуют с муниципальными архивами и оказывают необходимую методическую помощь по внедрению новых правил и перечней документов, проводят семинары и профилактические визиты.
С начала 2024 года проведено 5 профилактических визитов. Для сотрудников муниципальных архивов и их источников комплектования проведено 4 выездных семинара и 2 семинара в режиме ВКС.
Конечно, проведение выездных семинаров более предпочтительно, так как происходит «живое» общение. В ходе таких семинаров участники практикуются в составлении описей дел и актов о выделении документов к уничтожению.
Главы муниципальных образований Псковской области оказывают содействие в проведении таких мероприятий, предоставляя помещения для проведения семинаров.
В 3 квартале госархивом области запланировано проведение на площадке, предоставляемой отделением Социального фонда России по Псковской области, семинара для сотрудников муниципальных архивов по практике работы в ГИС ЕЦП. Семинар будет проводиться совместно с сотрудниками социального фонда.
Сотрудники государственного и муниципальных архивов оказывают организациям необходимую методическую помощь по подготовке архивных документов к приему на хранение.
Ведется постоянная работа по включению новых организаций в списки источников комплектования, а также работа с держателями личных фондов.
Правительство Псковской области оказывает помощь в проведении исполнительными органами Псковской области работы с подведомственными организациями по вопросу их включения в список источников комплектования государственного архива.
Благодаря оказанному содействию, государственный архив готовит к внесению в список источников комплектования государственные учреждения Псковской области, которые до настоящего времени документы в госархив не передавали.
Отдельно необходимо отразить что, в 2024 году подписано соглашение о сотрудничестве с филиалом Фонда «Защитники Отечества» по Псковской области. Филиал Фонда планирует передать в госархив области документы участников СВО и членов их семей, поскольку одной из задач организации является сохранение исторической памяти участников спецоперации.