null Организация работы архивного отдела Администрации городского округа Мариуполь
Здравствуйте, дорогие коллеги, друзья! Я рада приветствовать вас от имени Администрации городского округа Мариуполь и от имени сотрудников архивного отдела! За минувший год архивный отдел принял на хранение 8 новых фондов, в том числе огромный архив ЧАО «ММК имени Ильича».
На сегодняшний день на хранении и в работе в нашем отделе находится порядка 600 тыс. документов. Поскольку документы принимались в неупорядоченном виде - в коробка., мешках и россыпью, сверка выполняется частями и точное количество дел назвать трудно.
Штат архивного отдела в июне 2022 года составлял 6 человек, сегодня нас уже 19 человек!
В 2022 году поступило от граждан 600 запросов, в 2023 году 3919 запросов. На 1 июня 2024 уже поступило 2300 запросов и количество увеличивается каждый день.
У каждого сотрудника на сегодняшний день в работе 100-105 запросов. Это очень много. Но все мои сотрудники понимают, какое значение для людей имеют архивные документы!
Мы выдаем справки о подтверждении стажа, заработной платы, копии решений Городского совета о выделении жилья, подтверждение льготного стажа (аттестации рабочих мест). Исполнение таких запросов процесс трудозатратный по времени, т.к. архивные документы бывших работников к-та Ильича находятся в здании в другом районе города. Сотрудники отдела сами подбирают необходимые документы, транспортируют непосредственно на свои рабочие места и уже здесь работают над составлением архивных справок, выписок и других архивных документов.
Город-побратим Санкт-Петербург оказывает огромную помощь в работе нашего отдела. Помимо необходимой мебели в новое помещение друзья из Ленинградского Добровольца предоставили ноутбуки, компьютеры и другую необходимую для работы технику, а также различные виды канцелярии. К сожалению, архивный отдел до сих пор находится во временном здании, где условия для хранения документов невозможно обеспечить в полной мере.
Переезд в здание, которое предназначено для архивного отдела планировался в мае -июне 2024 года. Но, к сожалению, работы в апреле были приостановлены и пока не возобновлены. Хотя осталось совсем не много!
Перед собой ставим серьезную задачу - перевести документы в электронный вид, так как документы старые, ветхие, с 1943 года, некоторые с 1937 года. Чтобы спасти, сохранить их необходимо перевести в электронный вид.
Начало нашему общению с коллегами из Санкт-Петербурга положила Ирина Александровна Костенко - начальник Главного государственного управления документационного обеспечения и архивного дела Донецкой Народной Республики, сообщив, что в Мариуполе найден, спасен и сохранен архив трудовой и административной документации! В октябре 2022 года позвонил Петр Евгеньевич Тищенко-Председатель Архивного комитета Санкт-Петербурга и сразу дал нам понять как важно то, что мы делаем не только в масштабах Мариуполя!
В 2023 году во время проведения Научно-методического совета Северо-Западного округа Петр Евгеньевич передал нашему архивному отделу книгу «Спасти и сохранить» и несколько фотодокументов, мы это бережно храним!
Хочу выразить огромную благодарность таким замечательным людям, как Петр Евгеньевич Тищенко, Владимир Яковлевич Ходырев, Герман Владимиров и всем друзьям из Ленинградского добровольца! Благодаря вам мы понимаем, что не одни, наш труд важен и нужен людям! Без вашей дружеской поддержки одни бы мы не справились!
Благодарю за внимание.
С уважением, начальник архивного отдела Администрации городского округа Мариуполь Ирина Левчук