Комплексная информационная система для учреждений архивной отрасли (далее – Система) создается на основе 10-летнего опыта разработки отдельных программных продуктов для автоматизации основных направлений деятельности архивов, web-приложений для размещения НСА в Интернете, архивных сайтов и региональных Порталов, а также на основе постоянного мониторинга потребностей архивистов, контроля за изменениями в законодательстве, и в соответствии с направлениями, определяемыми Росархивом.
Система может быть настроена для работы в отдельном учреждении, но максимальный эффект в ее применении достигается при использовании на региональном уровне, когда становится возможным построение единого информационного пространства при взаимодействии, как с органом управления, так и с потребителем архивной информации. Следует отметить, что отсутствие отраслевых стандартов, региональных стратегий информатизации приводят к отсутствию единых подходов внутри региона среди архивных учреждений, действия которых напрямую зависят от наличия в штате грамотных ИТ-специалистов.
Единая комплексная система снимает многие вопросы по самым актуальным и спорным вопросам информатизации, в том числе и по оцифровке, хранению и использованию образов документов, так сама является реализацией общей стратегии.
Основные задачи, которые решаются Системой на региональном уровне:
- Создание общего Интернет-ресурса (Портала) для широкого информирования граждан о деятельности архивов, создания единой точки входа для оказания государственных и платных услуг, для популяризации и продвижения работы, проводимой в результате использования документов.
- Объединение информационных ресурсов архивных учреждений и организация быстрого сквозного поиска необходимой информации. В состав Системы обязательно входит конвертер из «Архивного фонда» (любой версии) и обратно, в формате выгрузки для отправки в Росархив. Остальные накопленные массивы тематических баз данных и картотек конвертируются в Систему и в дальнейшем ведутся онлайн, в том числе и различные указатели. Возможно предоставление хостинга для хранения изображений.
- Организация взаимодействия с пользователями архивной информации. В Системе предусмотрена отправка и получение заказов, обращений, оформление требования на выдачу дел в читальный зал, моментальная оплата с помощью биллинговой системы или формирования квитанции, контроль за состоянием исполнения через личный кабинет.
- Автоматизация рабочих процессов. Кроме ведения баз данных, использования оцифрованных документов, через «Панель управления» ведется обработка поступивших заказов, выставляется стоимость сканирования или копирования документов, осуществляется синхронизация с модулем «Учет обращений граждан».
- В направлении комплектования сейчас реализована автоматизация подготовки и проведения заседаний ЭПК, загрузка данных из АСЭД «Directum». Ведется доработка функционала по работе с источниками комплектования.
- Автоматизация работы читального зала и работы хранителей позволяет проводить учет всех пользователей документов, в том числе и сотрудников, их заказы на выдачу. Это позволяет в любой момент времени определить местонахождение дел и их наличие в хранилище, определить интенсивность использования, проконтролировать сроки возврата.
- Сводная планово-отчетная деятельность состоит в обработке, аналитике данных, заведенных архивными учреждениями или автоматически сформированными из модулей. Данная обработка позволяет осуществлять мониторинг в реальном времени за исполнением обращений и заказов, строить диаграммы по объемам оказанных услуг, получать сводные отчеты по необходимым показателям.
В основе Системы находится программная платформа, которая формирует интерфейсы для внешних пользователей (Портал)
и внутренних пользователей (Система управления).
К платформе можно добавить следующие модули:
Данные модули в разной степени реализованы в зависимости от потребностей и индивидуальных особенностей, а также степени готовности архивистов к использованию информационных технологий в своей работе.
Следует заметить, что наши разработки всегда отличались доступными ценами, что позволило более 300 архивным учреждениям внедрить в работу более 650 наших программных продуктов. При разработке Системы мы придерживаемся тех же принципов создания и продвижения:
- использование бесплатного открытого программного обеспечения для разработки;
- собственная система управления;
- простота в установке и использовании;
- доступная стоимость;
- отсутствие необходимости обязательных ежегодных платежей для поддержания работоспособности и конвертации из отраслевой программы.