Систематизация цифровых копий архивных документов. Обеспечение условий их хранения и организации доступа - Архивы Санкт-Петербурга

Процесс развития информационных технологий, который способствует автоматизации практически всех сфер жизни общества, уже не остановить.

Этот процесс коснулся и архивной деятельности, как в целом по стране, так и архивной службы Санкт-Петербурга в частности.

Семь государственных архивов, подведомственных Архивному комитету Санкт-Петербурга, среди первоочередных - ставят задачу по обеспечению сохранности архивных документов. Это целый комплекс, в который сравнительно недавно, но уже прочно вошли и работы по оцифровке – переводу в электронный вид исторических документов и, как следствие создание фонда пользования на цифровых носителях.

Активный процесс формирования данных на долговременное хранение, в том числе сканирование и ввод информации в государственную информационную систему «Государственные архивы Санкт-Петербурга» начался с 2008 года.

Первоначально оцифровка архивных документов проводилась операторами подрядной организации. В первую очередь были оцифрованы каталоги, картотеки и архивные описи.

К 2013 году и в Центральном государственном архиве Санкт-Петербурга были отсканированы и загружены в государственную информационную систему все имеющиеся на тот момент описи - научно-справочный аппарат стал доступен в электронном виде.

Следующим этапом, для возможности осуществления полнотекстового поиска информации в ГИС, началось выполнение работы по вводу заголовков дел с оцифрованных описей.

Но с 2015 года прием архивных документов в ЦГА СПб значительно увеличился и составил более 70 тыс. ед. хр. в год.

В связи с этим выполнение работы по переводу описей в электронный вид необходимо было пересмотреть - набор заголовков дел, в том числе и сотрудниками архива, стал осуществляться с оригиналов описей в специальном Excel-шаблоне с последующей интеграцией электронного файла в информационную систему.

В настоящее время в Центральном государственном архиве Санкт-Петербурга находится на хранении 3 379 329 дел, в ГИС с оригиналов и с оцифрованных ранее описей введено более 1 млн.  заголовков дел, что значительно увеличивает возможность поиска данных. В 2018 г. будет введено с оригиналов описей 250 тыс. заголовков дел – прием документов за три года.

Следует отметить, что, если бы организации, являющиеся источниками комплектования архива, а в ЦГА СПб их свыше 500, представляли, кроме описей на бумажном носителе, описи в форме текстовых файлов, а именно в Excel-шаблоне, созданном для возможности загрузки в ГИС, у сотрудников архива высвободилось бы время для выполнения более актуальной работы по созданию научно-справочного аппарата. Однако, отсутствие в законодательстве конкретной информации, не позволяет предъявлять к организациям определенные требования.

Массив архивных документов в целом требует организации постоянной работы по обеспечению их сохранности, в том числе и в связи с возросшим интересом исследователей к вопросам генеалогии.

За последнее время в Центральный государственный архив Санкт-Петербурга увеличилось количество обращений граждан к документам, содержащим информацию генеалогического характера, например, к фонду Р-1963
описи 180 - Списки налогоплательщиков Ленинграда (1924-1929 гг.).

Для обеспечения сохранности дел данной описи, находящихся в плохом физическом состоянии, было принято решение проводить работу в комплексе: по усовершенствованию описи, редактированию картотеки и сканированию дел с последующей загрузкой в ГИС, были разработаны Памятки по выполнению работы. Результат превзошел ожидание уже на первоначальном этапе. Работа продолжается и в настоящее время, так как в описи 7000 ед.хр.

В ближайшее время планируется приступить и к оцифровке дел фонда Р-7965 – Домовые книги Жилищно-арендных кооперативных товариществ Ленинграда (1910-2011 гг.), массовый прием которых осуществляется в архиве с 2016 года по настоящее время, при этом многие дела поступают в неудовлетворительном физическом состоянии.

В Центральном государственном архиве Санкт-Петербурга работа по оцифровке архивных документов, которую выполняют операторы подрядной организации и сотрудники сектора автоматизированных архивных технологий (техники и архивисты), проводится более десяти лет а, в последнее время стала основополагающей: в архиве создана комиссия, которая принимает решение по оцифровке, в первую очередь, ветхих документов и документов с угасающим текстом; выявляются наиболее востребованные фонды, дела которых также сканируются в первую очередь и выгружаются в ГИС - оригиналы дел из архивохранилища впоследствии не выдаются.

С целью рационального использования времени данного вида работ в 2017 году в архиве был проведен хронометраж работ по сканированию, постграфической обработке образов и выгрузке их в ГИС, разработан «Порядок выполнения работ по оцифровке архивных документов».

Помимо полностью оцифрованных дел, загруженных в информационную систему, в архиве был накоплен электронный массив отдельно оцифрованных листов архивных документов.

В целях предотвращения хаотичного хранения созданных копий, в 2017 году сотрудниками отдела информационно-поисковых систем и автоматизированных архивных технологий создано централизованное сетевое хранилище «shared source» - «коллективный ресурс».

Хранилище имеет несколько директорий, каждое со своим предназначением. В одной из директорий находятся на хранении электронные мастер-копии, как полностью оцифрованных дел, так и единичных листов. Доступ сотрудников к ней строго ограничен.

В отдельной директории хранятся графически обработанные электронные копии только единичных листов. Каждый образ имеет уникальное имя файла, сформированное согласно шифру, автоматически и набором вручную.

Эта директория сетевого хранилища является основной. Только за один год в ней было сформировано 57 тыс. электронных копий - образовался дополнительный поисковый ресурс.

Но сетевое хранилище актуально на определенном этапе, его недостаток в том, что копии недоступны исследователям, поэтому перемещение единичных электронных копий из сетевого хранилища в государственную информационную систему можно осуществить только при наличии технической возможности. В настоящее время этот вопрос рассматривается Архивным комитетом и организацией – разработчиком -
Санкт-Петербургским информационно-аналитическим центром.

В целом информационный ресурс архивного фонда Санкт-Петербурга доступен пользователям в читальных залах архивов, которые оборудованы и компьютерами, и аппаратами для просмотра микропленки. Данная услуга значительно позволяет ограничить использование оригинальных документов.

С 2011 года оперативный и полноценный доступ к информационным ресурсам, в том числе жителям дальнего зарубежья, обеспечивает портал «Архивы Санкт-Петербурга», который позволяет в режиме удаленного доступа осуществить поиск информации, просмотреть оцифрованные документы, направить запрос в подведомственные архивы, а с марта 2018 года заказать копии архивных документов. Зарегистрированным пользователям портала предоставляется услуга «Платный доступ к образам документов».

С августа 2017 года на портале был открыт платный доступ и к образам документов Центрального государственного архива - фонд Р-6143 – Коллекция актов гражданского состояния Ленинграда и Ленинградской губернии за 1918-1924 гг.

За полгода к документам было более 70 тыс. обращений.

В архиве постоянно рассматривается вопрос об увеличении объемов оцифровки архивных документов и оптимизации данного процесса.

Так, например, в 2018 году, при поддержке Архивного комитета планируется оснастить читальный зал архива бесконтактным смарт-сканером - цифровым визуализатором с новыми техническими возможностями, что позволит осуществлять оцифровку архивных документов пользователям читального зала самостоятельно или с помощью сотрудника архива. В результате будет пополняться база электронных копий архивных документов ЦГА СПб.

Увеличить объем оцифрованных документов также возможно, если проводить графическую обработку только образов с затухающим текстом, а читаемые электронные копии архивных документов, как показывает опыт российских архивов, загружать сразу в информационную систему. Этот вопрос будет представлен к рассмотрению с Архивным комитетом в 2018 году.

Все предполагаемые действия необходимо реализовывать последовательно, рационально, пополняя информационно-поисковую базу без потерь.

В последнее время процесс автоматизированных архивных технологий идет ускоренными темпами, при этом обновление нормативно – правовой и методической базы происходит не всегда своевременно, а ведь именно регламентирующие документы являются основополагающими для выполнения работы в целом.

Подводя итог вышесказанному, следует отметить, что обеспечение сохранности наиболее востребованных документов путем предоставления пользователям их электронных копий – это и есть принцип сохранности, а увеличение эффективности предоставления архивной информации пользователям - принцип доступности.